Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-12958
08-03-2007
Ref: Correos electrónicos como parte de la documentación social que debe conservarse.
Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2007-01-012031 mediante el cual consulta si “ los correos electrónicos de una compañía hacen parte de los documentos, archivos y correspondencia que deben conservarse por parte de los comerciantes y que por consiguiente éste debe conservarlos por un determinado periodo de tiempo” .
Sobre el particular, le informo que la Ley 527 de 1999 reconoce plenos efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a la información que se encuentre en forma de mensaje de datos, como la contenida en correos electrónicos.
Expone dicha ley:
“ ARTÍCULO 5º. RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.” . …
“ ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original” .
Por lo expuesto, considera esta oficina que los correos electrónicos de una compañía relacionados con el desarrollo del objeto social de la misma, así como con aspectos administrativos suyos, constituyen parte de la documentación que el comerciante debe conservar por el periodo a que alude la Ley 962 de 2005, que derogó los artículos 60 del Código de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993.
Ahora, los presupuestos para que los correos electrónicos conserven los efectos jurídicos aludidos son determinados por la citada Ley 527, la cual preceptúa:
“ ARTICULO 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta” .
En este orden de ideas, siempre que los correos electrónicos de una sociedad cumplan las condiciones aludidas, éstos deberán conservarse por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha de su recepción o envío, según el caso (Ley 962 de 2005).
En los anteriores términos absuelvo su consulta, no sin antes anotarle que los mismos tienen el alcance al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
