Concepto EE81 de 05-01-2009

Contraloría General de la República
Concepto EE81
05-01-2009

Doctora
MARÍA FERNANDA QUINTANA BELTRÁN
Contralora Auxiliar CERCOFIS Palmira
Contraloría Departamental del Valle del Cauca
Carrera 30 Calle 30 Esquina
Edificio Antigua Alcaldía, Piso 2°
Palmira, Valle del Cauca

ASUNTO: supresión trámites y procedimientos innecesarios en la administración pública. Decreto 2150 de 1995. Prohibición de exigir copias o fotocopias de documentos.

1.- ANTECEDENTES

Recibimos el 12 de noviembre de 2008 el oficio 2008ER83026 fechado el día 10 del mismo mes y año, suscrito por el doctor Fernando Yarpaz, Gerente Departamental del Valle del Cauca -CGR, donde nos remite la comunicación 1057 de 23 de octubre de 2008 donde nos consulta lo siguiente:

“1.- Es necesario para el trámite de los hallazgos fiscales que los documentos soportes de los mismos como lo son copias de los contratos, actas de inicio, terminación, suspensión, liquidación, pagos, informes de interventoría, certificados de disponibilidad presupuestal, etc. Sean anexados al formato de hallazgos debidamente autenticados por el servidor público que los entrega dentro del proceso auditor?

2.- Para el caso específico de las pólizas del contrato objeto del presunto hallazgo fiscal, es necesario anexarlas autenticadas por notaria para tramitar el mencionado hallazgo?

2.- CONSIDERACIONES JURÍDICAS

El Decreto 2150 de 1995 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, dispone en sus artículos 1° y 13 lo que sigue:

Artículo lº.- “Supresión de Autenticaciones y Reconocimientos. A las entidades que integran la Administración Pública les está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente”.

Artículo 13º.- “Prohibición de exigir copias o fotocopias de documentos que se poseen. En todas las actuaciones públicas, quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder”.

Esta norma ha vedado a las entidades que integran la Administración Pública solicitar documentos originales, copias o fotocopias, autenticados o reconocidos notarial o judicialmente, sin perjuicio de los controles o verificaciones que las entidades exijan, sin que éstas sean contrarias al Decreto No. 2150 de 1995.

3.- CONCLUSIÓN

Los documentos producidos por las autoridades administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, no requieren de autenticación o reconocimiento, siendo suficiente con la simple copia o fotocopia del mismo aportada dentro de la actuación en la que se les pretenda.

Cordial saludo,

LUÍS GUILLERMO CANDELA CAMPO
Director Oficina Jurídica