Declaraciones electrónicas:Ley de Murphie – Gabriel Vásquez

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

La Ley de Murphie tiene reglas y la número 1 dice que si algo tiene una posibilidad de salir mal, sale mal. Esta premisa tiene una alta probabilidad cuando se hacen las presentaciones de información en medios electrónicos o cuando se presentan las declaraciones virtuales en el último día del vencimiento. No faltan las llamadas a las 11:30 PM, con el acostumbrado nerviosismo y presión de última hora, “por favor llame a la DIAN que se cayó la página”.

Planeación y asesoría de expertos

La primera regla es la adecuada planeación de los procesos de elaboración y documentación de la información a reportar en medios magnéticos y/o declaraciones virtuales, pero con asesoría de expertos, que han desarrollado los conocimientos informáticos y tributarios necesarios para ejecutar las acciones requeridas para la presentación de la información, sin traumas de última hora.

Ya se tiene conocimiento de las horas de congestión de la página de la DIAN o las restricciones para los NITS que no tienen vencimiento determinado día. Varios trucos hemos aprendido de la Doctora María del Pilar Roa Páez y del Doctor Rodrigo Monsalve Tejada en el libro “Auditoria Información Exógena”, entre otros, el de tramitar los procesos en la página en horas de baja utilización, por ejemplo de las 10 PM a las 12 M , para los vencimientos del día siguiente de las 12M a las 5 AM. No hay que olvidar que el cambio de fecha lo realiza el sistema de manera automática. Varios casos hemos conocido de información reportada al minuto siguiente de las 12M, y sencillamente ya quedó extemporánea.

Situaciones de fuerza mayor: Amplía plazo al día siguiente

En el evento de presentarse situaciones de fuerza mayor que le impidan al contribuyente presentar oportunamente su declaración por el sistema electrónico, no se aplicará la sanción de extemporaneidad establecida en el artículo 641 de este estatuto, siempre y cuando la declaración manual se presente a más tardar al día siguiente del vencimiento del plazo para declarar y se demuestren los hechos constitutivos de fuerza mayor (Artículo 579-2).

En ningún caso los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir el deber formal de declarar o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior al término señalado en el artículo 4º de este decreto, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la declaración (D.R. 408/2001.ART. 6º—Modificado. D.R. 1849/2006, art. 2º).

Excepto por las condiciones anteriores, no habrá lugar a la aplicación de la sanción de extemporaneidad, siempre y cuando la declaración litográfica se presente a más tardar al día siguiente del vencimiento del plazo para declarar y se demuestren los hechos constitutivos de fuerza mayor. Para la demostración de la fuerza mayor se aplicará el procedimiento tributario dentro del cual se allegarán las pruebas pertinentes, las cuales se analizarán con las normas legales correspondientes. En todo caso, cuando así lo considere pertinente la autoridad tributaria podrá autorizar mediante resolución y en forma temporal la presentación de declaraciones en los formularios ordinarios ante las entidades autorizadas para recaudar.

Causas comunes para no obtener acceso a un servidor web

Cantidad de conexiones concurrentes al servidor : Esta situación ocurre cuando el número de conexiones realizadas a un servidor Web en forma concurrente supera el soportado por este. Presentándose un estado de autoexclusión bien sea de las conexiones que superen el número soportado por el servidor o en algunos casos de todas las conexiones al servidor. Muchos Hackers han generado este problema en forma intencional mediante órdenes dadas a equipos infectados con algunos tipos de Spyware para que realicen conexiones al tiempo a algún tipo de servidor que quieren colapsar.

Problemas Técnicos del Host : Pueden ser generados por causas distintas las mas comunes ocurren cuando producto de actualizaciones en el software o modificaciones a las plataformas se detiene la ejecución del programa servidor que brinda el acceso a las paginas Web. Igualmente se puede presentar cuando fruto de modificaciones se cambian o eliminan los permisos de ejecución que necesitan algunas páginas Web dinámicas especialmente aquellas que requieren acceso a bases de datos.

Problemas en el medio de Transmisión: Ocurren cuando se presentan fallas en los medios de transmisión que impiden la comunicación o la limitan la transmisión de bits hasta una cantidad no aceptable para una adecuada comunicación. Las fallas mas frecuentes ocurren en los Backbones “líneas de comunicación de alta velocidad y ancho de banda que unen hosts o redes” o como ocurrió en días anteriores en los cables submarinos que traen la señal del Internet.

Problemas en el Servidor de Bases de Datos: La mayor parte de sitios Web actuales con contenido dinámico es decir que permiten la consulta y/o actualización sobre bases de datos para su ejecución requieren de varios tipos de Software entre los cuales se encuentra en primera instancia un servidor Web el cual brinda soporte a la ejecución de la pagina dinámica y en segunda medida un servidor de base de datos como ORACLE, MYSQL o SQLSERVER entre otros, los cuales son los encargados de la gestión de los datos sobre las bases de datos propias de la aplicación. En un sitio con un alto tráfico de datos y en especial aquellos en los que se realizan altas cantidades de actualizaciones es muy común que el servidor de Base de datos colapse y deniegue la actualización. Este problema puede reducirse en gran medida con una adecuada implementación de integridad referencial en las tablas de las bases de datos del sitio.

Ampliaciones recientes en los plazos

La última se realizó el 7 de Abril de 2007 mediante Resolución 430, por motivos técnicos, al no adelantar un proceso de mantenimiento de los servicios informáticos electrónicos.

Aunque se ampliaron algunos plazos, posiblemente cuando se lea este artículo ya pasaron dichas fechas, resaltamos que no siempre se debe esperar a una Resolución de la DIAN , cuando se tiene certeza de la fuerza mayor, siempre y cuando se efectúe la sustentación tecnológica de parte de los expertos en informática.

Instrucciones presentación litográfica declaraciones tributarias, que no se pudieron presentar el día del vencimiento:

1. •  Hacer listado de problemas presentados
2. •  Copiar pantallazo con la imagen del error presentado o inconsistencia
3. •  Dejar evidencia de la hora y la fecha en el pantallazo
4. •  Enviar correo electrónico, describiendo el error, como de fuerza mayor, adjuntado al correo el pantallazo donde presenta el error, desde el correo inscrito en el RUT o desde el correo del representante legal, a: asistencia@dian.gov.co
5. •  Presentar litograficamente la declaración y pago, en lo posible, el día del vencimiento en horario extendido, o a mas tardar, al día siguiente, sin liquidar sanción ni intereses.
6. •  Imprimir, copia de los correos enviados, junto con los pantallazos de los errores presentados.
7. •  NO SE ADMITE COMO FUERZA MAYOR: En ningún caso los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir el deber formal de declarar o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior al término señalado en el artículo 4º de este decreto, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la declaración.

Posibles situaciones en el día del vencimiento, declaraciones que no se pudieron presentar:

1. •  No haber diligenciado formulario borrador
2. •  No haber autorizado para la firma
3. •  No haber firmado uno de los responsables
4. •  No haber presentado
5. •  No haber diligenciado el recibo de pago
6. •  Haber presentado pero no impreso el recibo de pago

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia

E-mail: gvasquet@yahoo.es
18 de Abril de 2007