Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Justo en las vísperas en que se habría de empezar a entregar la información exógena tributaria del año gravable 2009 solicitada por la DIAN en sus Resoluciones 7929 a 7936 de julio de 2009 (información que se deberá entregarse entre el 6 de abril y el 29 de junio de 2010), dicha entidad ha terminado publicado una tercera versión de su Prevalidador Tributario que es la herramienta gratuita en Excel más utilizada para elaborar los distintos formatos en estándar XML exigidos en las resoluciones antes mencionadas (Nota: para ampliar mejor el estudio de estos temas, no dejes de consultar nuestro producto educativo “Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN año gravable 2009”).
En efecto, a finales de Marzo de 2010 la DIAN publicó la versión 1.2 de dicho Prevalidador Tributario la cual está puesta en el home de su portal de Internet sustituyendo de esa forma las anteriores versiones 1.0 (publicada desde septiembre de 2009) y la 1.1 (publicada en Febrero de 2010).
En la segunda versión, y como lo reseñamos en una de nuestras micronoticias de febrero de 2010, la DIAN solo había introducido algunas mejoras de forma (y no de fondo) a la anterior versión 1.0 pues en la 1.1. el contenido de los mensajes de ayuda que se despliegan cuando se están introduciendo datos en las hojas de trabajo eran mensajes más completos.
Sin embargo, en esta tercera versión la DIAN sí está haciendo algunas modificaciones sustanciales a las anteriores versiones pues con esta tercera versión sí se pretenden corregir varias deficiencias de fondo que estaban presentando las anteriores versiones del Prevalidador a la hora de diligenciar algunos formatos. Veamos.
En efecto, cuando se ejecuta el archivo de Excel del Prevalidador Tributario 2010 V.1.2, en la primera pantalla que se despliega aparece una nota abajo en color verde que dice: “Ver NOTAS a la versión en la pantalla de Presentación”. Y Justamente, la siguiente pantalla que aparece después de dar click en el botón “siguiente” es la pantalla de “Presentación”, en la cual, al llegar al final de la misma, se leen las siguientes notas:
“NOTAS:
Formato 1032: se ajustó función que valida la cantidad de Adquirientes y Enajenantes relacionados entre la hoja Principal y las Secundarias.
Formato 1050 y 1055: se ajustó validación que tiene en cuenta el uso del tipo de documento 43.
Formato 1010: se ajustó validación que permite diligenciar cero (0) en las casillas de Valor patrimonial de la acciones o aportes y/o Valor de participaciones o dividendos.”
Por consiguiente, son solo esos cinco formatos (formatos 1032, 1050, 1055 y 1010) los que han sido mejorados en la tercera versión del prevalidador.
El 1032 es el que le corresponde diligenciar solamente a los Notarios tal como lo indica la Resolución 7933 de Julio de 2009. A su turno, los formatos 1050 y 1055, mencionados en los artículos 14 y 15 de la Resolución 7935 de Julio de 2009, son utilizados por el Operador en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos (el primero), o por el mandatario en contratos de mandato (el segundo), para reportar los datos de los IVAS que generaban en las facturas que expedían por cuenta de sus mandantes o representados.
Y finalmente el formato 1010, mencionado en el artículo 3 de la Resolución 7935, es el utilizado por las personas jurídicas con ánimo de lucro para reportar los datos de sus socios o accionistas a diciembre de 2009, informando el valor intrínseco fiscal del aporte del socio o accionista y el valor del dividendo o utilidad que ese socio le distribuyeron durante el año 2009.
Ese último formato es quizás uno de los más usados y estaba entonces teniendo la complejidad de no aceptar valores en ceros al mismo tiempo para las dos columnas (para las del valor intrínseco fiscal del aporte y para la del valor de los dividendos distribuidos) violando con ello lo que la misma Resolución, en el inciso tercero del artículo 3 instruía pues allí se lee:
“El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrínseco fiscal, esto es, patrimonio líquido sobre número de acciones en circulación, o el patrimonio líquido sobre el número de cuotas o partes de interés social. Cuando el valor a reportar resulte negativo, debe informarse con valor cero (0).Tratándose de aportes a cooperativas el monto a reportar será el valor del aporte más su revalorización. Para los comuneros, el valor patrimonial de sus derechos se establece de acuerdo con el porcentaje de participación dentro del patrimonio líquido.”
Por consiguiente, cuando se trate de una persona jurídica con ánimo de lucro que a Diciembre de 2009 tenga su patrimonio líquido negativo, esa persona jurídica ahora sí podrá, con la tercera versión del prevalidador, informar que tiene socios o accionistas que ameritan incluirse en el reporte (pues tienen aportes sociales de más de 5.000.000), pero que como el patrimonio liquido fiscal es negativo en diciembre de 2009 y tampoco hubo reparto de dividendos o utilidades en el 2009 para esos socios o accionistas, entonces las dos columnas de esos valores irán en ceros
En relación con estos cambios en las versiones del Prevalidador Tributario, conviene aclarar que aquellos reportantes que ya habían elaborado sus formatos usando alguna de las versiones anteriores, y no les aplicaba ninguno de los casos especiales que ahora la DIAN ha entrado a solucionar, pueden en ese caso dejar intactos sus trabajos, es decir, no tienen obligación de estar trasladando su trabajo a la más reciente versión (la 1.2 en este caso)
Lo anterior es así pues cuando se entregan a la DIAN los formatos ya diligenciados en el estándar XML (que es la principal exigencia de la DIANI), allí no queda ninguna huella sobre cuál fue la versión del Prevalidador utilizada para construirlos, razón por la cual ningún reportante debe preocuparse al pensar que la DIAN va a detectar que se usó una versión que no era la más reciente.
Recuérdese que incluso la herramienta del Prevalidador diseñada por la DIAN no es la única que existe para construir archivos XML pues algunos software de grandes empresas tienen sus propios aplicativos para construir archivos en estándar XML y en esas empresas el Prevalidador de la DIAN n o lo utilizan entonces para diligenciar los formatos sino solamente para validar si quedaron bien construidos los archivos que habían hecho con sus anteriores aplicativos (consulta más al respecto en el capítulo 5 de nuestro producto educativo multimedia “Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN año gravable 2009”).
Estas modificaciones que ha hecho la DIAN en su tercera versión del Prevaliador no son todas las que en verdad se están necesitando realizar, pues como lo mencionamos en un editorial anterior, el formato 1002 es otro de los que también se debería modificar para poder reportar correctamente los “valores base” en los casos de retenciones en la fuente a título de timbre sobre documentos sin cuantía.
Y es que siendo claro que si en ese tipo de retenciones de timbre (las cuales se practican por parte de las entidades que expiden visas o salvoconductos entre otros) no existe valor base, entonces el Prevalidador no debería exigir que para esas retenciones (concepto 2334) el reportante tenga que verse obligado a colocar un valor base igual al de la retención de timbre pues incluso el Prevalidador tampoco acepta un valor base inferior al valor de la retención.
Esa deficiencia la han tenido todos los Prevalidadores de años anteriores y la sigue teniendo la más reciente versión. Ojalá se pudiera corregir algún día.
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