El manejo de la información en la empresa – José Arbey Maldonado Lenis

El que tiene la información, tiene el poder, esta máxima, medio filosófica, medio mediática, cae como anillo al dedo a lo que en realidad se viene presentando al interior de la empresas con el manejo de la información, de acuerdo con mi experiencia en la mayoría de las situaciones de dificultades, de cualquier índole (legal, tributario, financiero, de manejo de personal, etc.) en la gerencia de las empresas, estas se presentan por el mal manejo de la información, a continuación relaciono, lo que llamo las principales trampas de la información:

No se tiene a tiempo – para tomar decisiones oportunas, la información debe estar disponible al momento que se requiere, para ello se debe invertir en un buen sistema de información adecuado a las necesidades del negocio, hoy en día es posible conseguir en el mercado este tipo de herramientas de software, los precios son cada vez más bajos e incluso se pueden conseguir en arrendamiento, en modalidad de procesamiento remoto o en pago por demanda, lo cual garantiza el mantenimiento adecuado.

No se analiza – esto en mucho más paradójico, pero frecuentemente lo encuentro, se toman decisiones erradas o se dejan de tomar decisiones (el no decidir, es de alguna manera una decisión) por no analizar la información que se tiene al interior de la empresa, los sistemas de información, contienen hoy en día las bases de datos que nos permiten saber con claridad cualquier información que se requiera para tomar decisiones, es factible saber cualquier cosa, como por ejemplo, cual es el producto más vendido, cuáles son sus especificaciones, cuales son los hábitos de pago de los clientes, cuales son los niveles de inventario, etc. Solo es cuestión de generar el listado o archivo correspondiente de acuerdo a lo requerido para tomar la decisión adecuada.

No se tiene el personal idóneo – las empresas no quieren invertir en profesionales competentes, idóneos con la formación y la actualización adecuada, estos cuestan muchos más que profesionales con menor nivel de formación, al final se obtiene lo que se compra, si se contrata un profesional por prestación de servicios para el manejo de la información y se le paga una baja remuneración, este debe aceptar tres, cuatro o más clientes para poder completar su ingreso y poco tiempo le puede dedicar a cada uno de ellos y poco podrá aportar.

Se trabaja para la urgencia – las empresas deben entregar reportes para muchas entidades de vigilancia y control como la Dian, las superintendencias de sociedades o financiera, las cámaras de comercio, los municipios y en muchas ocasiones por no tener la infraestructura adecuada y el personal requerido e idóneo se debe invertir gran parte del tiempo en el cumplimiento de estas obligaciones o requerimientos de información y se deja de ultimo el manejo de la información para la toma de decisiones.

Todas estas trampas conducen a un único camino, los errores en la toma de decisiones al interior de las empresas que genera dos efectos perversos, la pérdida de rentabilidad del negocio y el aumento de los riesgos del mismo, exactamente lo contrario a lo que debe buscar la gerencia.

Autor:

José Arbey Maldonado Lenis.
Email: jamaldonado@coachingenfinanzas.com