Factura electrónica: DIAN reglamentó procesos técnicos para su expedición y aceptación

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  • Publicado: 8 marzo, 2016

Factura electrónica: DIAN reglamentó procesos técnicos para su expedición y aceptación

A través de su Resolución 00019 de febrero 24 del 2016 la entidad definió los diez elementos básicos que compondrán el Sistema Técnico de Control, el cual regirá el proceso de expedición y aceptación de las nuevas facturas electrónicas contempladas en el Decreto 2242 de noviembre 24 del 2015.

El 24 de febrero del 2016 la DIAN expidió su Resolución 0019, a través de la cual empezó a dar cumplimiento a las múltiples tareas que se le habían asignado en el artículo 19 del Decreto 2242 de noviembre 24 del 2015, norma superior a través de la cual se fijaron las nuevas condiciones técnicas que regirán el proceso de expedición y aceptación de las facturas electrónicas y que reemplazarán a las que se habían establecido en el Decreto 1929 de mayo 29 del 2007 y la Resolución DIAN 14465 de noviembre 28 del 2007.

“la DIAN ha definido los diez elementos que compondrán el Sistema Técnico de Control para la Factura Electrónica”

A través de su Resolución 0019, la cual viene acompañada de cinco anexos especiales, la DIAN ha definido los diez elementos que compondrán el Sistema Técnico de Control para la Factura Electrónica. Dicho sistema comprende los elementos técnicos, las condiciones y los procedimientos establecidos en el Decreto 2242 del 2015, los cuales son necesarios para la interoperabilidad, la masificación y el control fiscal de la factura electrónica. Los elementos que componen dicho sistema son (ver artículos 1 y 3 de la Resolución 0019):

  1. Habilitación de los facturadores electrónicos.
  2. Autorización de los proveedores tecnológicos.
  3. Registro en el catálogo de participantes.
  4. Formato estándar XML de la factura electrónica, las notas débito y crédito.
  5. Numeración autorizada y vigente.
  6. Código único de factura electrónica y clave de contenido técnico de control.
  7. Firma de la factura electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad acorde con la política de firma adoptada por la DIAN en la resolución.
  8. Entrega del ejemplar de la factura electrónica, y las notas débito y crédito a la DIAN.
  9. Formatos alternativos de acuse de recibo.
  10. Rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente, cuando sea el caso.

A continuación se destacan algunos de los aspectos más importantes para varios de los elementos que compondrán el Sistema Técnico de Control de la Factura Electrónica, tal como fueron establecidos en la Resolución 0019.

Habilitación de los facturadores electrónicos y registro en el catálogo de participantes

Para reglamentar la norma contenida en el artículo 10 del Decreto 2242 del 2015, relacionada tanto con los contribuyentes que llegarían a quedar obligados a facturar electrónicamente (si la DIAN los señala mediante resolución), como con aquellos contribuyentes que deseen de forma voluntaria facturar de forma electrónica, el artículo 14 de la Resolución 0019 ha definido los pasos que tendrían que dar unos y otros para conseguir su habilitación como facturadores electrónicos.

Así por ejemplo, en el caso de los que lleguen a ser señalados como obligados a facturar electrónicamente, el primer paso será ingresar al nuevo servicio virtual que la DIAN tendrá que diseñar en su portal de internet y que se denominará Servicio informático de factura electrónica. Allí tendrá que escoger la opción de Obligado a facturar electrónicamente y diligenciar la información necesaria con la cual terminará figurando en el Catálogo de participantes de la factura electrónica (ver artículo 15 del Decreto 2242 del 2015 y el artículo 17 de la Resolución 0019 del 2016).

Luego de diligenciar dicha información, tendrá que indicar si facturará electrónicamente en forma directa (utilizando un software propio), o si lo hará a través de la plataforma de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. (Nota: los proveedores tecnológicos tienen que agotar los pasos establecidos en el artículo 15 de la Resolución 0019 para que puedan quedar autorizados como prestadores de los servicios de facturación electrónica para terceros).

Si lo hará en forma directa, tendrá entonces que efectuar las pruebas o simulaciones en el portal de la DIAN sobre lo que sería una transmisión de una factura electrónica utilizando el archivo XML que se menciona en el anexo 001 de la Resolución 0019. Si supera dichas pruebas, la DIAN le dará el visto bueno y podrá entonces facturar en forma directa con su propio software. (Nota: para conocer cómo se entregaría virtualmente en el portal de la DIAN una factura electrónica, debe estudiarse el anexo 005 de la Resolución 0019).

Si decide que utilizará los servicios de un proveedor tecnológico, en ese caso tendrá que escoger alguno de los que figuren en el Catálogo de participantes de la factura electrónica y luego tendrá que actualizar su RUT indicando cuál será el proveedor que escogió. Posteriormente, en el Servicio informático de factura electrónica tendrá que indicar cuál es el software que será utilizado por el proveedor tecnológico.

“Cuando se trate de los contribuyentes que voluntariamente deseen facturar en forma electrónica, los pasos para quedar habilitados como facturadores electrónicos serían básicamente los mismos”

Cuando se trate de los contribuyentes que voluntariamente deseen facturar en forma electrónica, los pasos para quedar habilitados como facturadores electrónicos serían básicamente los mismos que ya se mencionaron para el caso de los contribuyentes que queden obligados a facturar de dicha forma. La única diferencia sería que en el primer paso, cuando ingresen al Servicio informático de factura electrónica, no escogerían la opción de Obligado a facturar electrónicamente, sino la de Interesado en facturar de forma voluntaria.

Es importante comentar que tanto los contribuyentes que lleguen a quedar obligados a facturar electrónicamente, como aquellos que se interesen en hacerlo voluntariamente, tendrán que tomar en cuenta las instrucciones que se mencionan en el anexo 004 de la Resolución 0019, en el cual se resumieron las responsabilidades que se originan cuando la DIAN los habilita como facturadores electrónicos.

Autorización de numeración para facturar y código único de factura electrónica

Para reglamentar la norma contenida en el literal b) del numeral 1 del artículo 3 del Decreto 2242 del 2015, relacionado con el hecho de que la factura electrónica deberá contener una numeración consecutiva autorizada por la DIAN, el artículo 5 indica que una vez se haya obtenido la habilitación como facturador electrónico se deberá entonces efectuar la respectiva autorización de la numeración de las facturas. Esta podrá contener prefijos que le servirán al contribuyente para diferenciar los ingresos provenientes de las ventas de bienes y los de la prestación de servicios, la modalidad de pago, los establecimientos de comercio, la ciudad, etc.

Aunque el artículo 5 de la Resolución 0019 no lo indica expresamente, se puede suponer que la solicitud de autorización de la numeración para las facturas electrónicas se seguirá haciendo a través del formulario 1301. Esa solicitud, según lo indica el artículo 5 de la Resolución 0019, se podrá hacer de forma presencial, por correo certificado, o utilizando lo que será el nuevo Servicio electrónico de autorización de numeración.

En el proceso de expedición de la resolución con la que se autorizará la numeración de la facturación, la DIAN también entregará una Clave de Contenido Técnico de Control, la cual será un archivo especial que se entregará electrónicamente al contribuyente habilitado a facturar electrónicamente o a su respectivo proveedor tecnológico. Será con dicha “clave” con la que luego se podrá estar generando, dentro del cuerpo de cada factura electrónica, lo que se denomina el Código Único de Factura electrónica –CUFE–, el cual es un valor alfanumérico especial que se debe calcular siguiendo las instrucciones del anexo 003 de la Resolución 0019 (ver el artículo 6 de la Resolución 0019).

Además debe destacarse que en el artículo 11 de la Resolución 0019 se menciona que los contribuyentes habilitados como facturadores electrónicos, también podrán hacer una solicitud especial de autorización de numeración para las facturas que utilizarán en papel en aquellos momentos en que lleguen a fallar los sistemas para generación de la factura en forma electrónica. Esa facturación en papel tendrá el prefijo CSFE, el cual significa Contingencia Servicio Factura Electrónica.

Entrega de las facturas electrónicas en el portal de la DIAN

Para reglamentar la norma contenida en el artículo 7 del Decreto 2242 del 2015, relacionado con la tarea que tienen los contribuyentes habilitados como facturadores electrónicos de estar entregando en la DIAN (dentro las 48 horas siguientes a su generación) una copia de cada factura electrónica, al igual que de sus posibles notas débito o crédito, el artículo 8 de la Resolución 0019 ha definido los tipos de verificaciones especiales que la DIAN realizará a cada una de las facturas.

“la DIAN solo hará verificaciones a las facturas que fueron emitidas a clientes nacionales”

En dicha norma se indica que la DIAN solo hará verificaciones a las facturas que fueron emitidas a clientes nacionales. Allí mismo se indica también las revisiones que la DIAN le efectuará a las notas débito y crédito. Entre las verificaciones que hará la DIAN figuran:

  1. Que el obligado a facturar y el adquirente, cuando haya lugar a ello, se encuentren en el RUT en estado activo.
  2. Que el obligado a facturar electrónicamente y su proveedor tecnológico, y los adquirentes que deciden recibir la factura en formato electrónico de generación, se encuentren registrados en el catálogo de participantes en los términos establecidos en el Decreto 2242 del 2015.
  3. Que la numeración de la factura se encuentra dentro del rango autorizado por la DIAN y está vigente. .
  4. Que el número de factura no fue utilizado previamente.
  5. Que la entrega del ejemplar de la factura electrónica se haya realizado dentro de los términos establecidos en la presente resolución.
  6. Que el Código Único de Factura Electrónica sea válido.
  7. Que el software asociado se encuentre registrado y activo (2.1.8). Validez de la firma de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

Por tanto, si la DIAN efectúa todas esas verificaciones, los adquirentes de los bienes y servicios podrán consultar en el portal de la DIAN si las facturas que los facturadores electrónicos les emitieron en forma impresa o digital son facturas válidas que les sirvan para soportar fiscalmente sus costos y/o gastos.

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