Libros de contabilidad, ¿físicos o electrónicos? – Gabriel Vásquez Tristancho

Con los cambios de la normativa contable en Colombia para la implementación de normas internacionales de contabilidad y de aseguramiento al 100% de la economía privada en el país, algunos temas anteriores sobre regulación contable parecieran tener alguna dificultad como los casos de la prueba contable en libros físicos o electrónicos.

Varios temas se revuelven acá. Lo primero, es la obligatoriedad del registro de libros oficiales ante la Cámara de Comercio (el artículo 175 del Decreto Ley 0019 de 2012 modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, por tanto, “Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios” deben inscribirse en el registro mercantil). 

Igualmente, el decreto en mención adicionó un inciso al artículo 56 del Código de Comercio en el que consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros del comerciante. 

De estas dos normas se puede concluir la posibilidad de tener unos libros electrónicos y no físicos, siempre y cuando no sea obligatorio el registro de estos ante la Cámara de Comercio tales como el libro diario, mayor y balances y el libro de inventarios, es decir, lo que comúnmente denominamos libros de contabilidad oficiales, sin que se exija reglamentación al respecto.

Ahora bien, si mezclamos normativas sobre regulación contable y sobre libros (política contable bajo Estándares Internacionales y teneduría de libros), hasta en el año de transición existió una contabilidad oficial bajo normas locales, es decir, hasta 2015, la cual tenía todo el soporte de prueba, incluyendo los libros electrónicos, y que también fue soporte para determinar bases fiscales. Adicional a esto también se contaba con una contabilidad bajo Estándares Internacionales que tenía el carácter de informativa, pero que no era información oficial ante terceros.

A partir de 2016 cambió la situación: la contabilidad oficial que quedó fue la que estaba bajo Estándares Internacionales e igualmente tenía el soporte de prueba bajo libros electrónicos; sumada a esta, quedó otra (de carácter no oficial) bajo norma local para efectos tributarios y para determinar las bases fiscales que igualmente podrían estar en libros electrónicos.

El artículo 12 de la Ley 527 de 1999 estableció las siguientes condiciones para la conservación de los libros electrónicos:

1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado
3. Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento

De 2017 en adelante existirán libros oficiales de contabilidad con regulación bajo Estándares Internacionales y tendremos otra reglamentación sobre las conciliaciones fiscales exigidas por Ley 1819 de 2016 que eventualmente podría tener incidencia en las sanciones ante alguna irregularidad en la contabilidad de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.