Los notarios y las notarías – Hernando Bermúdez Gómez

Según la Ley 1314 de 2009 el Consejo Técnico de la Contaduría Pública “(…) 4, Tendrá en cuenta las diferencias entre los entes económicos, en razón a su tamaño, forma de organización jurídica, el sector al que pertenecen, su número de empleados y el interés público involucrado en su actividad, para que los requisitos y obligaciones que se establezcan resulten razonables y acordes a tales circunstancias. (…)”. En desarrollo de esta tarea, es notable el esfuerzo que hizo respecto de las propiedades horizontales. Sin embargo quedan muchas otras entidades, que no parece haber estudiado a fondo. Tal es el caso de los Notarios.

Hay que empezar por diferenciar entre el Notario y la Notaría. Esta última no es más que un establecimiento dispuesto para el cumplimiento de las funciones de aquel. No es una persona jurídica, ni una dependencia del Estado. En general los elementos que hay en una notaría son de propiedad del notario, excepto el protocolo. Los empleados lo son del Notario, se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo. El Notario cobra por sus servicios unas sumas determinadas por el respectivo arancel. Así mismo obra como recaudador de ciertos impuestos. Tiene la obligación de hacer contribuciones al Fondo Cuenta Especial del Notariado, administrado por la Superintendencia de Notariado y Registro. El Notario no es un comerciante, pero su deber de rendir cuentas ante la mencionada superintendencia hace necesario que lleve contabilidad. No se encuentran dentro del directorio de entidades públicas que divulga la Contaduría General de la Nación.

Como todos los que ejercen funciones públicas, el Notario tiene una edad máxima de servicios, que hoy es de 70 años (Ley 1821 de 2016).

Como se sabe, la totalidad del patrimonio de las personas naturales garantiza el pago de todas las obligaciones que contraiga. Mal puede mostrarse la situación financiera de un notario si no se incluye la notaría. A la inversa, las solas operaciones de la notaría no son el total de los hechos económicos imputables a la persona natural que tiene la investidura de notario.

Cuando se acerca la edad de retiro forzoso, el Notario tomará decisiones para entregar a su sucesor el protocolo y para liquidar el establecimiento a través del cual ha venido operando. Hasta donde sabemos, no en todos los casos se produce una cesión del establecimiento, operación perfectamente posible.

De manera que cuando la persona natural está próxima por dejar su calidad de notario, su patrimonio no va a ser objeto de liquidación, aunque un segmento de su operación, la notaría, puede llegar a ser descontinuado. Así las cosas, no compartimos el análisis del CTCP (CTCP-10-00315-2017) cuando dijo: “(…) Si es seguro que la notaría no continuará en poder del mismo notario, habría que evaluar el efecto que esa situación tenga en la información financiera para decidir si se aplica o no el marco técnico correspondiente. (…)”. Puede suceder que el Notario deje de estar obligado a llevar contabilidad.

Hernando Bermúdez Gómez
Editor Contrapartida, Novitas, Registro Contable, Vademécum
Tomado de Contrapartida – De Computationis Jure Opiniones
Número 2700, abril 10 de 2017