Oficio 220-059627 de 15-03-2017

Superintendencia de Sociedades
Oficio 220-059627
Marzo 15 de 2017

Asunto: Aclaración de actas.- acta adicional.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2017-01-039466, mediante la cual consulta si de acuerdo con el decreto 2649 de 1993, cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones inadvertidamente omitidas en las actas de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto; si podría la sociedad realizar un acta adicional exclusivamente para hacer constar o aclarar la decisión omitida? O puede en la Asamblea General de accionistas en un punto del orden del día aclarar o hacer constar la decisión del órgano omitida?

Al respecto es del caso manifestar que las modificaciones a las regulaciones contables, efectuadas por virtud de las NIIF no se ocuparon de aspectos relacionados con libros de comercio, por lo cual continúan vigentes las exigencias que el estatuto mercantil y otras regulaciones contemplan, vr.gr, las contenidas en el Decreto 2649 de 1993, como es el artículo 131.

Así lo estableció de manera expresa el Artículo 2.1.1. del Decreto Único 2420 de diciembre 14 del 2015, de acuerdo con el cual “el Decreto 2649 de 1993 deberá seguirse aplicando para los asuntos que no quedaron regulados en los nuevos decretos que establecieron los renovados marcos normativos de información financiera bajo normas internacionales”

A ese propósito el señalado artículo 131 consagra el procedimiento del acta adicional, cuyo propósito es suplir las omisiones en las actas; en tal virtud dispone, “quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto”.

Por consiguiente, a juicio de esta Oficina, para enmendar los errores en el que se haya incurrido en las actas, el procedimiento a seguir es el previsto en el citado artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, sin perjuicio de la posibilidad que tiene el representante legal de la sociedad, de someter nuevamente a la consideración de la Asamblea General de Accionistas el punto, previa su inclusión en el orden del día, con el fin de dejar constancia expresa en el acta, de la votación emitida para el efecto.

En los anteriores términos, su solicitud ha sido atendida, no sin antes advertir que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015.