Convocatoria para Asamblea General, cuidado con estos errores – Félix David Romero Duarte


14 septiembre, 2015
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Asambleas anuales de copropietarios: los conjuntos residenciales aún cometen errores en la convocatoria, desarrollo, culminación y cierre de estas. A pesar que la Ley 675 del 2001 lleva en vigencia más de doce (12) años, a la fecha se siguen cometiendo muchos errores en la realización de las asambleas, que van desde su convocatoria y desarrollo, hasta la culminación y cierre de las mismas.

Por ello, a través de este artículo mencionaré algunos de los errores más frecuentes que se cometen en la realización de asambleas en propiedad horizontal, para que en lo posible no continúen; en algunos casos no son producto del desconocimiento de la ley, sino por la interpretación que se le da a la misma.

A continuación menciono algunos de los muchos y diversos errores que se presentan al aplicar las normas. No obstante, antes de enunciarlos, es importante traer a colación dicha normatividad:

El artículo 41 de la Ley 675 del 2001 establece:

“Si convocada la Asamblea General de Propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 pm), sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento de Propiedad Horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo”. 

Ahora bien, en muchas ocasiones no hay quórum en la primera convocatoria y es ahí donde nacen algunos errores. Sobre esto, el artículo 39 de la Ley 675 del 2001 establece que:

La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el Reglamento de Propiedad Horizontal y en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal (…)”.

Cabe recordar que en la mayoría de estatutos de las propiedades horizontales, en referencia a la fecha y lugar de convocatoria, manifiestan lo mismo que dice la ley, es decir, no estipulan fecha y lugar y es ahí donde empiezan los errores que hay que identificar para evitarlos y actuar en consonancia con la ley.

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“Mala interpretación o desconocimiento de la ley, provoca nulidades e impugnaciones de las decisiones tomadas en asambleas”.

  1. No incluir en la citación a primera asamblea, la posibilidad de una segunda por falta de quórum pasados tres días

No incluyen en la citación de la asamblea de primera convocatoria lo indicado en el artículo 41; la justificación dada por algunos administradores y/o consejeros cuando se les consulta por qué no lo hacen, manifiestan que si lo incluyen están incitando a que no vengan a la asamblea de primera convocatoria, y que por ello no lo incluyen. Lo anterior es un error muy frecuente, razón por la cual se les recomienda incluir el contenido del artículo 41 en la citación a la asamblea de primera convocatoria.

En algunos reglamentos de propiedades horizontales establecen fecha y hora en la cual se realizan las asambleas de segunda convocatoria, diferente de la fecha y hora establecida en la Ley 675 del 2001, pero en el 98% de los reglamentos está igual a lo establecido en dicha ley y es aquí donde se incurre en error.

  1. Esperar una hora para iniciar la asamblea si nadie se presenta

Para evitar acudir a una segunda asamblea, los propietarios optan por esperar una hora a la totalidad de los asistentes. Esto solo se permite cuando está pactado en los estatutos.

  1. Fijar la segunda asamblea para 8 o 15 días después

Los propietarios, a pesar de que el reglamento está igual a lo establecido en el artículo 41 de la Ley 675 del 2001, en referencia a las asambleas de segunda convocatoria, solicitan que se cite para realizarla dentro de ocho (8) o quince (15) días y así lo hacen, cuando no está en concordancia con lo establecido en la ley o los estatutos.

  1. No levantar acta de constancia de los asistentes a la primera asamblea

No levantan acta en la cual dejen constancia de que efectuado el llamado a lista y verificado el quórum, no se presentó un quórum superior al 50% y, por lo tanto, la asamblea se realizará en la fecha señalada en los estatutos o dentro de los tres días siguientes a la primera convocatoria pasadas las 8:00 pm.

  1. Citar en un lugar distinto del domicilio de la copropiedad

Algunas copropiedades fuera de Bogotá citan a las asambleas en Bogotá, lo cual es citar por fuera del domicilio de la copropiedad, tema que está muy claro en el artículo 33 de la Ley 675 del 2001; por ello, es muy importante recordarles que las asambleas se deben realizar en el domicilio de la copropiedad, pues, de lo contrario, se está procediendo por fuera de la ley.

  1. Confundir el período presupuestal con el período contable

En algunas copropiedades el período presupuestal coincide con el período contable, pero hay otras donde estos tienen fechas diferentes; por ejemplo, el caso de un conjunto residencial en el cual el presupuesto fue aprobado del 1 de abril del 2015 al 31 de marzo del 2016. Es aquí donde se configura otro error, por cuanto se piensa que la asamblea necesariamente debe hacerse en los meses de enero a marzo. Si bien es cierto que para el 98% de las copropiedades su período presupuestal coincide con el período contable, cuando esto no se presente la asamblea debe realizarse en los meses de abril a junio y no de enero a marzo, por cuanto su período presupuestal es de abril a marzo. Por lo anterior, hay que tener claridad en la fecha de corte del período presupuestal, por cuanto la ley estipula que la asamblea se realizará en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal, y en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.

  1. Olvidar la autonomía del administrador al decidir la fecha de la asamblea

De igual forma las propiedades horizontales ubicadas fuera de Bogotá, pero de las cuales la gran mayoría de sus propietarios viven en Bogotá, quieren que la administración cite por obligación en el puente del mes de marzo de cada año, sin tener en cuenta que la citación a la asamblea ordinaria es autonomía del administrador de acuerdo con lo establecido en el artículo 39 de la Ley 675 del 2001. No obstante, si el reglamento de la copropiedad estipula fecha y lugar, el administrador deberá dar cumplimiento a lo establecido en dicho reglamento, pero cuando este coincide con la Ley 675 del 2001, no necesariamente debe ser de esa manera. Lo anterior quiere decir que la administración puede evaluar las recomendaciones que la asamblea a bien tenga realizar en cuanto a la fecha de la asamblea general ordinaria, pero es potestad del administrador indicar la fecha, la cual se debe hacer dentro de los tres meses siguientes al corte del período presupuestal. Por lo tanto no hay que someter a aprobación del máximo órgano de la copropiedad (asamblea general de copropietarios), lo que se encuentra establecido por estatutos o ley, por cuanto si lo desean hacer tendrían que realizar una modificación a los estatutos, la cual deberá hacerse con el quórum establecido en el artículo 46 de la Ley 675 del 2001.

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Conclusiones

Son muchos los errores que se comenten en el diario vivir de la propiedad horizontal, por la interpretación de la ley o su desconocimiento; estos errores que he evidenciado durante mi desempeño profesional, los estaré dando a conocer mediante diferentes artículos con el fin que día tras día comprendamos mejor la Ley 675 del 2001 y así podamos efectuar un mejor trabajo de asesoría y acompañamiento a este tipo de empresas denominadas propiedad horizontal. De igual manera, el objetivo es que contribuyamos a evitar nulidades e impugnación de las decisiones tomadas en las asambleas, evitando que la toma de decisiones se realice por fuera del marco legal. Por último y con el ánimo de ver la importancia del cumplimiento de la ley, me permito recordarles una expresión latina originaria del derecho romano: “Dura lex sed lex”, la cual traduce “dura es la ley, pero es la ley”.

CP. Félix David Romero Duarte

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  • 14 septiembre, 2015
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