Actualizado: 6 abril, 2009 (hace 15 años)
¿Qué conviene hacer con los reportes una vez se hayan entregado? ¿Qué se debe tener presente si la empresa ha cambiado de Representante legal por estos días? Aquí recogemos algunas recomendaciones sobre estos y otros puntos importantes.
Entre el 24 de Marzo y el 23 de Abril de 2009 transcurrirán los plazos para que aquellos reportantes de la Información Exógena Tributaria del año gravable 2008 exigida en la Resolución 3847 de Abril 30 de 2008, y que deben entregar más de uno de los formatos mencionados en esa resolución, cumplan con entregar virtualmente la información que les corresponda.
(Nota: quienes únicamente entregarán el Formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas a terceros durante el año 2008, tendrán plazo para hacerlo entre el 27 de abril y el 23 de junio de 2009)
Por tal motivo, a todos aquellos que durante estos días de Semana Santa y siguientes se encuentren efectuando el proceso de la elaboración y posterior entrega de los aludidos formatos, les será pertinente tomar en cuenta las siguientes recomendaciones las cuales son válidas para cualquier tipo de reportante y para cualquier formato que les corresponda utilizar (Nota: estas recomendaciones están extractadas de nuestra publicación “Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN-Año gravable 2008”):
En relación con el monto de los ingresos brutos por $1.100.000.000 a Diciembre 31 de 2007 y que sirven de referencia para saber si la Persona Natural o Persona Jurídica queda obligada a efectuar la mayoría de los reportes mencionados en la resolución, es importante precisar lo siguiente:
- Los ingresos brutos que se han de examinar son los ingresos brutos fiscales denunciados en la Declaración de renta o de ingresos y patrimonio año 2007, involucrando tanto los denunciados la sección de Rentas Ordinarias (renglón 46 del formulario 110, o renglón 89 en el formulario 210, usados en las declaraciones de ese año) como los que figuren en la sección de Ganancias ocasionales ( renglón 65 del formulario 110, ó el renglón 53 en el formulario 210). Lo anterior, por cuanto así lo dispone el parágrafo del Artículo 1 de la Resolución 3847 de Abril de 2008 (ver también el concepto DIAN 16455 de febrero 26 de 2009).
- Del punto anterior se exceptúa a los Distribuidores Minoristas de Combustibles Líquidos y Derivados del Petróleo, pues para ellos aplica lo dispuesto en el Artículo 10 de la Ley 26 de 1989 que establece que el nivel de sus ingresos brutos se determina mediante multiplicar el respectivo margen de comercialización señalado por el gobierno por el número de galones vendidos y restándole luego el margen de pérdida por evaporación.
- En el caso de las Cooperativas de Trabajado Asociado, esos $1.100.000.000 a Diciembre de 2007 se examinarían involucrando todo el valor que en ese año facturaron dichas CTAS, es decir, incluyendo los dineros que eran para el asociado y los que eran para la CTA (ver Concepto DIAN 55690 de Agosto16 de 2005).
- En cuanto a las direcciones de correo urbano con las que se reportan a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía tal tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones con el mismo. No es obligación por tanto estar averiguando si para la fecha en que se entregaría el reporte ese tercero haya cambiado de dirección (Nota: en estos casos es donde se podría volver inútil para la DIAN el contar con direcciones que ya no servirían; consulta nuestro anterior editorial: “¿Está justificado el desgaste de reportar a la DIAN las direcciones de todos los terceros?”).
- Para quienes tengan que llegar a utilizar los “seudo-nits” que se mencionan en el texto de la resolución 3847 y con los cuales se identificaría a los terceros ubicados en el exterior (“seudo-nits” que empezarían con el numero 444444000 y que pueden avanzar de uno en uno hasta el 44444500), lo conveniente es que cuando se asigne un “seudo-Nit” de esos a algún beneficiario, entonces ese mismo beneficiario del exterior se deberá identificar en todos los distintos reportes (Socio, Costo o Gasto, Retención practicada, Cuenta por cobrar, Cuenta por pagar, patrimonio, etc.) con ese mismo “seudo-nit”.
- Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con la resolución 3847 se reportan EN PESOS, sin decimales, ni comas, ni formulas.
- Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio con mínimo con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento; ver parágrafo del Art.21 resolución 3847). Sólo si se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN y no se pueden trasmitir virtualmente los archivos, entonces deberán ir hasta las sedes físicas de la DIAN llevando los archivos en una USB y también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Si con eso no se puede, entonces simplemente se los reciben sin que haya “transmisión virtual” (quedarían como una simple entrega presencial; ver Artículo 21 de la Resolución 3847).
- Si alguna empresa reportante que debe entregar virtualmente sus reportes ha nombrado recientemente a un nuevo Representante Legal, en ese caso a ese nuevo Representante Legal, si no cuenta con mecanismo de Firma Digital, se le deberá obtener una con mínimo 3 días hábiles antes de que se venza el plazo para presentar la información (ver el artículo 3 del decreto 1791 de Mayo 23 de 2007; consulta también nuestro anterior editorial: “¿Qué hacer si cambia el Representante Legal, Contador o Revisor Fiscal que debe tener Firmas Digitales?”).
- En los casos en que durante el año 2008 se hayan producido Fusión de sociedades, la obligación de reportar recae en la sociedad absorbente o la nueva que surge de la fusión. Ellas reportarían todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fracción de año 2008 la(s) sociedad(s) que desapareció en el proceso de fusión.
- En el caso de escisión de sociedades durante el 2008, la obligación de hacer los reportes del Artículo 631 recae en las nuevas sociedades producto de la escisión pero ellas podrán definir cual de esas sociedades nuevas reporta la información de las operaciones que por la fracción del año 2008 alcanzó a realizar la sociedad escindida.
- Luego de presentada la Información Exógena, es conveniente imprimir el contenido de los formatos presentados y no solo conservar las copias en backup, pues si algún día se pierden hasta los backups y al mismo tiempo se hace necesario presentar alguna corrección posterior a la información presentada, en ese caso se podrá reconstruir la información que se requiera. Además, solo si se imprimen esos datos, entonces en las márgenes de la impresión se podrían hacer los comentarios o salvedades respectivas por parte de la persona que los haya elaborado y que le sirvan para claridad de quienes posteriormente lleguen a consultar esa información (nota: para saber cuanto tiempo tiene la DIAN para auditar la información entregada y exigir una posible corrección, no dejes de consultar el capítulo 7 de nuestro producto educativo multimedia “Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN-Año gravable 2008”).
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