Resolución 03757 de 08-05-2003

DIARIO OFICIAL 45.187

RESOLUCIÓN 03757
08/05/2003

por la cual se modifica el procedimiento para la creación, reforma y producción de formas, formularios, instructivos y cartillas, en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el artículo 19 del Decreto 1071 de 1999, y

RESUELVE:

CAPITULO I
Generalidades

Artículo 1°. Aspectos generales. Para los efectos de la presente resolución, se definen los siguientes términos:

Formas. Son impresos y/o archivos magnéticos que se utilizan para consignar información específica de manera repetitiva, en situaciones idénticas de tratamiento de datos. Por lo general, son de carácter interno y en ocasiones son utilizadas por contribuyentes responsables y usuarios para adelantar algún tipo de trámite ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Formularios. Son impresos oficiales y/o archivos magnéticos destinados para que los contribuyentes, responsables y usuarios consignen información sobre aspectos formales o sustanciales, como sujetos pasivos que son de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias. Por lo general, son empleados en la autodeterminación y pago de los tributos.

Especificaciones técnicas. Las formas y los formularios deberán cumplir con los siguientes requisitos, los cuales se registrarán en la ficha técnica que para el efecto elaborará la Subsecretaría de Planeación.

Nombre o identificación. Llevarán un nombre que la diferencie de acuerdo con su objetivo y contenido, que corresponda a un proceso o parte de él, para su fácil identificación.

Logotipo. Todas las formas y formularios impresos y/o de archivos magnéticos contendrán el logotipo de la entidad, el que se ceñirá a los requerimientos del Manual de Identidad Visual expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Prenumeración. Se utiliza como mecanismo de control. Por lo general en los formularios se ubica en la parte inferior y se conforma por catorce (14) dígitos, los siete (7) primeros son fijos y los siete (7) restantes son variables de manera consecutiva.
Los siete (7) primeros dígitos tienen el siguiente significado: Los primeros cuatro (4) hacen referencia al año de impresión; el quinto (5°) a la casa impresora, el sexto (6°) y séptimo (7°) corresponden al número del documento. Los anteriores códigos son asignados por la Subsecretaría de Planeación.
Los siete (7) dígitos siguientes hacen relación al consecutivo de producción, el cual inicia cada año con el 0000001.
La dependencia que controla la utilización de la forma o formulario, indicará a partir de qué número se iniciará dicho consecutivo.
En los formularios para presentación por medio magnético, el sistema asignará automáticamente un número que identificará el respectivo documento.
Todos los campos referentes al año, se manejarán con cuatro (4) dígitos.

Codificación. El código del formulario es asignado por la Subsecretaría de Planeación y se colocará en el extremo inferior izquierdo, se compone de trece (13) caracteres alfanuméricos con el siguiente significado:
Los cuatro (4) primeros son alfabéticos y corresponden a la sigla del nombre de la entidad, los dos (2) siguientes al código asignado a cada dependencia mediante resolución del Director General, los tres (3) siguientes a un consecutivo de formas codificadas por área y los cuatros (4) últimos al año de elaboración o modificación.
El anterior código será igual para el formulario impreso y para el que se utiliza en medios magnéticos.

Distribución o tráfico. Es necesario indicar en la parte inferior centrada, las áreas, dependencias, entidades o personas entre las cuales debe distribuirse el original y las copias de las formas y formularios.

Características especiales. Relacionadas con el control, notas o escritos especiales, por ejemplo, hologramas o especificación de entrega del formulario al usuario en forma gratuita. En el caso de los formularios destinados a la comercialización, llevarán impreso el precio de venta al público, en el lugar que indique la Subsecretaría de Planeación; esta información debe presentarse en una parte visible, sin obstaculizar o impedir la legibilidad del mismo.

Instructivos. Las formas y formularios estarán acompañados de las respectivas instrucciones para su diligenciamiento. En algunos casos, pueden complementarse con cartillas que amplían la información al contribuyente, usuario o responsable, facilitando con ejemplos o mayores explicaciones el diligenciamiento del documento.

Criterios de elaboración. Para la elaboración de una forma o formulario por medio impreso, se deben tener en cuenta los criterios que se señalan a continuación:

Tamaño. Se procurará que la elaboración de los diseños se haga en formas estándar, es decir, en tamaño carta, media carta, oficio, medio oficio, etc.

Calidad. Se refiere a las necesidades de textura, presentación y peso del papel, así como a los aspectos relacionados con el uso y conservación de los documentos.

Seguridad. Cuando la forma o formulario lo amerite, se indicarán los casos en que es necesario la utilización de tintas, tipos de papel e impresiones especiales.

Ahorro. Corresponde a la necesidad de utilizar el mínimo de formas o formularios, instructivos y cartillas y a la simplificación de su contenido y diligenciamiento.

Artículo 2º. Toma de decisiones sobre formularios, instructivos y cartillas. La definición sobre la creación, modificación, contenido y producción de f ormularios, instructivos y cartillas corresponde a los Grupos de Análisis y al Comité de Formularios de que trata la presente resolución.
La Subsecretaría de Planeación será la encargada de efectuar las convocatorias para las reuniones del Comité de Formularios en donde se dará aprobación definitiva a los mismos.

Artículo 3º. Creación, conformación y funciones del comité de formularios. Créase el Comité de Formularios para el área tributaria y aduanera, el cual estará integrado así:

En el area tributaria. Se conforma por los Subdirectores de Fiscalización Tributaria, Cobranzas, Recaudación, Normalización de Pymes; por los Subsecretarios de Recursos Físicos, Recursos Financieros y Comercial; por los Jefes de las Oficinas Jurídica, de Estudios Económicos y de Servicios Informáticos; por un representante de la Dirección General y por un representante de la Dirección de Impuestos. Estos miembros actuarán con voz y voto y por los Subsecretarios de Control Interno y Planeación, quienes actuarán con voz y sin voto. Este último actuará como secretario del Comité.

En el área aduanera. Por los Subdirectores de Comercio Exterior, Fiscalización Aduanera, Control Cambiario, Técnica Aduanera y Recaudación; por los Jefes de las Oficinas Jurídica, de Estudios Económicos, de Servicios Informáticos, Subsecretarios de Recursos Físicos, Recursos Financieros y Comercial, por un representante de la Dirección General y por un representante de la Dirección de Aduanas. Estos miembros actúan con voz y voto y por los Subsecretarios de Control Interno y Planeación, quienes actuarán con voz y sin voto. Este ultimo actuará como Secretario del Comité.
La función básica del Comité será la de aprobar, mediante los parámetros establecidos, el contenido de los formularios para el correspondiente año fiscal.

Parágrafo 1°. La participación de los miembros del Comité de Formularios es indelegable.

Parágrafo 2º. Las decisiones se adoptarán con el voto de seis (6) de los miembros del Comité, quedando establecido que los que no asistan acogerán íntegramente lo decidido o que quienes no puedan asistir cuentan con la opción de hacer llegar su concepto por escrito frente a los temas de la agenda con suficiente antelación a la respectiva reunión. Tal escrito podrá considerarse dentro de la discusión sin que reemplace la asistencia, de modo que la votación será válida únicamente tomando en cuenta a los asistentes.

Parágrafo 3º. Sin perjuicio de todo lo anterior y cuando sea pertinente, podrán asistir otros funcionarios que conozcan del tema a tratar, de acuerdo con la invitación de los respectivos jefes de área.

Artículo 4º. Conformación de los Grupos de Análisis. El análisis de nuevos formularios, instructivos y cartillas o la modificación de los existentes se hará a través de Grupos de Análisis, conformados por los servidores de la contribución que designen los correspondientes jefes de área que integran el Comité de Formularios. Dichos cambios serán apropiados igualmente para las declaraciones que deban presentarse en medio magnético.

Grupo I Tributario. Es el encargado de la definición, creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas tributarias, incluyendo el Recibo Oficial de Pago Impuestos Nacionales.
Estará integrado por servidores de la contribución de la Subdirección de Fiscalización Tributaria, Oficina Jurídica, Oficina de Estudios Económicos, Subdirección de Recaudación, Subdirección de Cobranzas, Subdirección de Fiscalización Tributaria y Subdirección de Normalización de Pymes.
La Subd irección de Fiscalización Tributaria será la responsable de coordinar el Grupo de Análisis Tributario, mantener el archivo de todas las propuestas así como el original de las actas que se generen y de remitir copia de las mismas, a la Subsecretaría de Planeación.
La Subdirección de Fiscalización Tributaria podrá convocar a las sesiones del Grupo de Análisis a funcionarios de la Oficina de Servicios Informáticos, cuando así lo requiera.

Grupo II Aduanero. Es el encargado de la definición, creación, contenido y modificación de todos los formularios aduaneros e instructivos y cartilla de Instrucciones incluyendo el Recibo Oficial de Pago Tributos Aduaneros y Sanciones Cambiarias.
Estará integrado por funcionarios de la Subdirección de Comercio Exterior, Oficina Jurídica, Oficina de Estudios Económicos, Subdirección de Fiscalización Aduanera, Subdirección de Recaudación, Subdirección de Control Cambiario y Subdirección Técnica Aduanera.
La Subdirección de Comercio Exterior será la responsable de coordinar el Grupo de Análisis Aduanero, mantener el archivo de todas las propuestas así como el original de las actas que se generen y de remitir copia de las mismas, a la Subsecretaría de Planeación.
La Subdirección de Comercio Exterior podrá convocar a las sesiones del Grupo de Análisis a funcionarios de la Oficina de Servicios Informáticos cuando así lo requiera.

Parágrafo 1°. Los grupos a que se refiere el presente artículo, deberán elaborar un cronograma de trabajo, controlado por el coordinador respectivo, pudiéndose dividir en subgrupos para la ejecución de las tareas asignadas. De cada sesión deben quedar actas con sus anexos debidamente firmadas por los participantes, copias de las cuales deben ser remitidas a la Subsecretaría de Planeación, con el fin de que esta apropie las modificaciones correspondientes a los formularios y convoque al Comité de Formularios.

Parágrafo 2°. Para garantizar la continuidad del trabajo, la participación de los servidores de la contribución designados para los grupos de análisis de que trata este artículo, será intransferible a otros funcionarios; por tanto, quienes no asistan a las reuniones deberán actualizarse en relación con las labores realizadas y acoger íntegramente lo que en ellas se haya establecido.

Parágrafo 3°. Cuando existan dificultades para asistir a una reunión del grupo, podrá enviarse por escrito la opinión frente al tema a tratar en ella, con la debida anticipación. En todo caso, la inasistencia de más de dos de los integrantes ocasionará su aplazamiento.

Parágrafo 4°. Cada uno de los miembros del Grupo de Análisis, deberá informar a su respectivo jefe de área, sobre las propuestas de modificación aprobadas, para lo cual entregará copia de las actas que se levanten en el proceso con el fin de facilitar las decisiones que se tomen en el Comité de Formularios.

CAPITULO II
Creación, modificación producción y comercialización de formularios, instructivos y cartillas
Artículo 5º. Dependencias responsables

Dirección General. Profiere los actos administrativos relacionados con la adopción, prescripción, supresión, eliminación y utilización de los formularios.

Comité de Formularios. Revisa y aprueba en su totalidad la versión final de los formularios. Eventualmente atiende los aspectos relacionados con la producción de estampillas u otros documentos de seguridad. En todos los casos de sus actuaciones dejará constancia en las actas respectivas, debidamente firmadas por todos los participantes.

Grupos de Análisis. Encargados de proponer la creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas tributarias y aduaneras, y de los recibos oficiales de pago, según el caso, dejando constancia de sus actuaciones en actas firmadas por todos los participantes.

Secretaría General. Fija las tarifas para las publicaciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con destino a la circulación externa; dirige el proceso de contratación, distribución custodia y producción de los formularios.

Subsecretaría de Planeación. Verifica el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los formularios, instructivos y cartillas, elabora la ficha técnica; vela por su archivo y el de los diseños aprobados, asigna códigos a los formularios y a la casa impresora, aprueba los artes finales presentados por la casa impresora e informa a la Subsecretaría de Recursos Físicos, remite a las Subdirecciones de Fiscalización Tributaria y de Comercio Exterior, las versiones vigentes de las cartillas de instrucción, con el fin de que le efectúen los ajustes conforme a las decisiones del comité, envía a la Subsecretaría de Recursos Físicos las especificaciones técnicas de los formularios, cartillas e instrucciones con el fin de que se adelante el proceso de contratación respectivo, elabora los proyectos de resolución por medio de las cuales se oficializan los formularios y se establecen las fechas de vigencia de cada uno de ellos, actúa como coordinador y secretario del Comité de Formularios.
El despacho y la División de Organización y Control de Calidad de la Subsecretaría de Planeación aseguran e impulsan permanentemente el cumplimiento de los procesos de definición, creación, contenido y modificación de diseño, revisión, y producción de los formularios, cartillas e instructivos, al igual que los compromisos señalados en los comités que se celebren.

Subdirección de Fiscalización Tributaria. Define la calidad contenido y consistencia de los instructivos y cartillas tributarias, políticas y objetivos de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y los remite directamente a la Oficina Jurídica para su revisión.
Establece conjuntamente con la Subdirección de Recaudación la Subsecretaría de Recursos Físicos y la Subsecretaría Comercial, la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Esta información será tenida en cuenta para el momento de la contratación.

Oficina Jurídica. Garantiza la consistencia y solidez jurídica de las definiciones sustantivas de los formularios, instructivos y cartillas; remite los textos definitivos en medio magnético, con su respectiva impresión y constancia de aprobación a la Subsecretaría de Planeación para su correspondiente diagramación.

Subdirección de Recaudación. Establece la consistencia del contenido de las secciones de liquidación y pago de los tributos, los procesos de validación y convenios adelantados con las entidades autorizadas para recaudar ; determina conjuntamente con las áreas técnicas y la Subsecretaría de Recursos Físicos y la Subsecretaría Comercial, la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Así mismo, comunica y conviene con las entidades recaudadoras los procedimientos, trámites y exigencias que se deriven de la adopción o modificación de los formularios. La Subdirección de Recaudación, es la directamente responsable de generar el instructivo de diligenciamiento de los Recibos Oficiales de Pago.

Oficina de Estudios Económicos. Colabora en la definición del contenido de los formularios, instructivos y cartillas, en lo relacionado con las necesidades de información estadística.

Oficina de Servicios Informáticos. En el evento de presentarse modificaciones, debe evaluar el impacto que sobre los sistemas de información tendrá la nueva versión de formularios, Recibos Oficiales de Pago, instructivos y cartillas y emite el concepto técnico respectivo; establece los ajustes necesarios en el hardware y software de la entidad; suministra la información sobre número de contribuyentes y declaraciones presentadas en el período anterior, así como la información sobre ubicación de los contribuyentes y medios para distribuir en forma personalizada los formularios y asigna los códigos a los renglones, cuando a ello hubiere lugar.
En coordinación con la Subdirección de Recaudación, elabora las especificaciones técnicas que remitirán a las entidades autorizadas para recaudar y define el plan de pruebas, previo a la entrada en vigencia de los nuevos formularios.

Subdirección de Comercio Exterior. Define la calidad, contenido, consistencia y coherencia de los formularios, instructivos y cartillas aduaneras, con las políticas y objetivos de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y los remite directamente a la Oficina Jurídica para su revisión.
Comunica a las dependencias competentes sobre las modificaciones surtidas en las declaraciones aduaneras, con el fin de que sean debida y oportunamente apropiadas en los sistemas informáticos.
Establece conjuntamente con la Subdirección de Recaudación, la Subsecretaría Recursos Físicos y la Subsecretaría Comercial, la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Esta información se tendrá en cuenta en el momento de la contratación. Adicionalmente, cuando se requiera, define la cantidad de estampillas que deben producirse.

Subsecretaría de Recursos Financieros. Participa en el Comité de Formularios y aprueba las nuevas versiones, teniendo en cuenta la viabilidad presupuestal para su contratación.

Subsecretaría de Recursos Físicos. Es la responsable de los procesos de contratación, administración de existencias, distribución gratuita, almacenamiento y de la reimpresión de los formularios, Recibos Oficiales de Pago y cartillas, conjuntamente con la Subsecretaría Comercial.

Subsecretaría Comercial. Establece conjuntamente con la Secretaría General, las áreas técnicas y la Subsecretaría de Recursos Físicos la cantidad de formularios instructivos y cartillas a producir, la determinación del precio de venta al público y el plan de comercialización, mercadeo y distribución de los mismos, información que se tendrá en cuenta en el momento de la contratación.

Subsecretaría de Control Interno. Garantiza la consistencia del procedimiento y su concordancia con los principios de eficiencia, eficacia y economía, proponiendo nuevos controles y evaluando la efectividad de los existentes. El acatamiento de los procedimientos será responsabilidad de quienes lo apliquen siendo la Subsecretaría de Control Interno, la que e valúe los mecanismos de control utilizados.

Parágrafo 1°. Los jefes de las áreas señaladas en el artículo 4º de esta resolución, son responsables de conformar y coordinar el trabajo de los respectivos grupos de análisis.

Parágrafo 2°. Las demás Subdirecciones, Subsecretarías, Oficinas y Administraciones son responsables del suministro de propuestas para un adecuado diseño de los formularios, instructivos y cartillas.

Artículo 6º. Procedimiento para la definición de la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas. Para la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas debe seguirse el siguiente procedimiento:
En la primera semana del mes de marzo de cada año, la Subsecretaría de Planeación y/o solicitará a las dependencias de los niveles central, regional, especial, local y delegado, la presentación de propuestas de creación o modificación de formularios, instructivos y cartillas, debidamente soportadas.
Dentro de los términos establecidos en la solicitud y conforme a los cronogramas señalados, las dependencias deberán remitir a los Coordinadores de los Grupos de Análisis las propuestas de creación o modificación de diseño y contenido, con el soporte respectivo.
Recibidas las propuestas, los Grupos de Análisis inician la evaluación de todas las propuestas y definen cuáles deben ser aprobadas. De las deliberaciones de cada grupo se dejarán actas elaboradas por el coordinador respectivo, copia de las mismas se remiten a la Subsecretaría de Planeación junto con los prediseños de formularios, contenidos, instructivos, cartillas y soportes respectivos, dentro de los términos señalados en la presente resolución.
La Subsecretaría de Planeación recibe las versiones definitivas de los Coordinadores de los Grupos de Análisis y procede a apropiar las modificaciones en los diseños de los formularios e instructivos. Terminada esta labor, se entrega a la Oficina de Servicios Informáticos los nuevos formularios con el fin de que se asignen los códigos a los renglones, cuando así se requiera.
La Oficina de Servicios Informáticos asigna y remite a la Subsecretaría de Planeación, los códigos de los nuevos campos de los formularios cuando a ello hubiere lugar.
Con base en los datos suministrados por la Oficina de Servicios Informáticos la Subsecretaría de Planeación efectúa los ajustes correspondientes y convoca a Comité de Formularios.
Una vez el Comité de Formularios revisa y aprueba las versiones definitivas de los formularios, la Subsecretaría de Planeación realiza los ajustes correspondientes, si los hubiere.
Las propuestas de modificaciones a los formularios que surjan con posterioridad a la celebración de los respectivos Comités, requieren ser autorizadas directamente por el Director General y por el Director de Impuestos o el Director de Aduanas, según corresponda, previo concepto de la Oficina Jurídica o la dependencia que haga sus veces.
Posteriormente, la Subsecretaría de Planeación remite el diseño final con la respectiva ficha técnica a la Subsecretaría Recursos Físicos, dentro de los términos establecidos en la presente resolución, para que continúe con el proceso de contratación y a la Subsecretaría de Control Interno, para que verifique la aplicación de los controles respectivos.
La Subsecretaría de Planeación entregará los diseños finales de los formularios tributarios, aduaneros, guías y cartillas de instrucciones, a la casa impresora, para la elaboración de l os artes finales y su aprobación dentro de los términos que la misma establezca.
Una vez aprobados los artes finales, la Subsecretaría de Planeación los remite en fotocopia a la Subsecretaría de Recursos Físicos, con el fin de que se verifique el cumplimiento del contrato.
La Subdirección de Recaudación señalará a la Oficina de Servicios Informáticos los criterios para generar los datos que permitan al contratista elaborar las guías que se establezcan en el contrato para la distribución de los documentos por correo.
Una vez la Subdirección de Recaudación valide la información de que trata el numeral anterior, la entrega a la Subsecretaría de Recursos Físicos para que esta, a su vez, remita al contratista el medio magnético (cinta, cartucho o disquete), que contiene la información que aparecerá en la guía.
La Subsecretaría de Planeación, debe velar por el cumplimiento de los términos y compromisos de que tratan los artículos 6º y 7º de la presente resolución, alertando cuando sea del caso a la dependencia correspondiente.

Artículo 7º. Términos dentro del proceso. Cada año la Subsecretaría de Planeación deberá coordinar el proceso, de tal manera que se dé cumplimiento al siguiente cronograma de actividades.

CAPITULO III
Creación, diseño o modificación de formas

Artículo 8º. Presentación de propuestas. Las diferentes dependencias de las áreas y Administraciones pueden presentar propuestas para la creación o modificación de formas, para lo cual deberán cumplir con el procedimiento que se indica a continuación:
Cada dependencia propone a su respectiva jefatura o a los administradores, en el caso del nivel local, la creación o modificación de una forma, de acuerdo con las necesidades detectadas.
La respectiva jefatura debe proceder a validar las propuestas. En caso de ser aprobadas las remite a la jefatura de área en el nivel central para que evalúe y emita concepto de la forma y los soportes de la creación o modificación.
En los casos en los cuales el área del nivel central considere conveniente la creación o modificación, ésta presentará el proyecto a las áreas involucradas del nivel central, para que conceptúen sobre su utilización y diseño. Las áreas involucradas del nivel central emiten concepto y lo remiten a la jefatura del área responsable.
Una vez realizados los ajustes, el área del nivel central responsable de la propuesta presenta la versión definitiva a la Subsecretaría de Planeación, con el correspondiente prediseño, o con la información sobre la modificación que debe introducirse. En cualquiera de los casos debe enviarse el instructivo, señalar la cantidad que debe imprimirse, numeración y los tráficos correspondientes.
La Subsecretaría de Planeación elabora dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo el diseño respectivo y la ficha técnica y los remite al área del nivel central para la verificación de las modificaciones introducidas con las solicitadas. La jefatura del área del nivel central envía dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la Subsecretaría de Planeación para elaboración del arte final, codificación y especificaciones técnicas.
La Subsecretaría de Planeación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, remite el arte final y especificaciones técnicas al área del nivel central, quien a su vez lo envía a la Subsecretaría de Recursos Físicos, con la información sobre cantidad, plan de distribución y numeración requerida, para que proceda ordenar la producción en forma directa o a través de contrato.

CAPITULO IV
Homologación de formas y formularios y otros aspectos afines

Artículo 9º. Formas y formularios homologados. Se consideran homologadas las formas y formularios que han sido presentados a la Subsecretaría de Planeación, han recibido de ésta la codificación respectiva y se han incluido en el archivo técnico que reposa en la División de Organización y Control de Calidad. Es obligatorio para todas las áreas de la entidad utilizar formas debidamente homologadas.
Las Divisiones de Planeación o la dependencia que haga sus veces, cuando así lo establezca la Dirección Regional o la Administración Especial, deben solicitar a la Subsecretaría de Planeación la homologación de formas por intermedio del área responsable en el nivel central, con el fin de lograr su estandarización para todas las administraciones. En todo caso, la Subsecretaría de Planeación llevará el archivo de las formas homologadas.
Para este propósito se debe cumplir con el procedimiento establecido en la presente resolución sobre creación, modificación y diseño de formas, formularios y cartillas.

Artículo 10. Requerimientos de formas homologadas. Cada jefatura de área debe realizar el análisis de necesidades de formas para ser utilizadas durante el año para lo cual elabora el plan de distribución para cada Administración. Esta información se reporta a la Subsecretaría de Recursos Físicos a más tardar en la primera semana del mes de octubre de cada año, para que se proceda a las provisiones respectivas, realice los suministros y mantenga las existencias requeridas.

Parágrafo. A partir de la vigencia de la presente resolución, ninguna dependencia podrá utilizar formas que no se encuentren debidamente homologadas. En consecuencia, si existen formas que no cumplan con este requisito, las respectivas dependencias deberán solicitar su homologación, siguiendo el mismo proceso establecido para las formas nuevas.

Artículo 11. Fecha de solicitud para entregas adicionales de formas. En los casos en los cuales se requieran entregas adicionales a la primera, la jefatura de la dependencia presentará al Almacén General la solicitud respectiva por escrito, con una anticipación no inferior a quince (15) días y las que demanden reimpresiones con dos (2) meses de anticipación. Si la solicitud de reposición incluye modificación u homologación , debe hacerse con una anticipación a la fecha de utilización no inferior a tres (3) meses.

Artículo 12. Producción de las formas y formularios. Corresponde a la Subsecretaría de Recursos Físicos realizar el proceso de contratación o autorización de producción. En relación con la reimpresión de formas y formularios, su control y distribución se hará conjuntamente con la Subsecretaría Comercial.

Artículo 13. Determinación de necesidades de impresión de formularios, instructivos y cartillas. La estimación de consumo para el período de un año debe considerar, además de los requerimientos de las áreas, como mínimo, los siguientes criterios:
¿ Número de contribuyentes.
¿ Número de declaraciones presentadas en el período anterior (en forma impresa o como Declaración Electrónica).
¿ Cantidades consumidas en el período anterior.
¿ Frecuencia de presentación o cantidad de períodos gravables por año.
¿ Formas y canales de distribución.
¿ Cantidades a distribuir por canal.
¿ Porcentaje de desperdicio.
¿ Porcentaje para capacitación y uso interno de las áreas.
¿ Porcentaje para el proceso de Fiscalización.
¿ Porcentaje que debe ser mantenido en stock de seguridad.
Los mismos criterios pueden ser utilizados para la producción de formas.

Artículo 14. Plan de Distribución Gratuita de Formas y Formularios. El plan de distribución de formas y formularios de distribución gratuita debe ser presentado por escrito a la Subsecretaría de Recursos Físicos por el área correspondiente, el cual debe incluir.
¿ Cantidades a ser distribuidas por Administración.
¿ Formas de entrega.
¿ Fecha de iniciación de la distribución.
¿ Frecuencia y período de entrega.

Artículo 15. Circularización de saldos de formas. Físicos debe realizar consultas a las Administraciones sobre las existencias en la fecha, con el fin de ejercer control en el las y hacer redistribuciones entre las administraciones, cuando se requiera.
Sin perjuicio de lo anterior, la administración deberá solicitar oportunamente a la Subsecretaría de Recursos Físicos el suministro de las formas requeridas para garantizar su servicio.

Artículo 16. Recopilación de formularios sin vigencia. La Subsecretaría Comercial recibirá los formularios y cartillas que a 31 de diciembre de cada año, no hayan sido comercializados y los enviará a la Subsecretaría de Recursos Físicos para que allí se proceda a darles de baja.

Artículo 17. Manejo de existencias de formularios. El almacenamiento o bodegaje de las existencias de formularios en la entidad es responsabilidad de la Subsecretaría de Recursos Físicos a través del Almacén General. El stock mínimo de formularios del año fiscal y anteriores para su comercialización y venta, deberá ser establecido por la Subsecretaría de Recursos Físicos y la Subsecretaría Comercial.

Artículo 18. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 0690 del 4 de febrero de 2000.

Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 8 de mayo de 2003.

El Director General,
Mario Alejandro Aranguren Rincón.
(C.F.)