RUT: Incrementar control interno tributario – Gabriel Vásquez

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Como estrategia de control y seguimiento de información para cruces, detección de omisos y de alguna forma reducir al máximo la informalidad tributaria, las autoridades de impuestos para mejorar y consolidar el modelo MUISCA, ha centrado gran parte de la estrategia en la identificación de todos los agentes económicos que tengan obligaciones relacionadas con el recaudo en el nivel central. Es de esperarse que en futuro no lejano, estas bases de datos también podrían ser utilizadas por las entidades territoriales.

El gobierno ha reforzado la estrategia de calidad y oportunidad en los datos que los contribuyentes deben suministrar en el RUT, implementando sanciones pecuniarias de aplicación mensual, diaria y/o de clausura, según la infracción, por evitar la inscripción, cometer errores y por los retrasos en la actualización de información registrada con anterioridad.

Las sanciones incorporadas en la Ley 1111 de 2006 son las siguientes: 1- Por no inscribirse, 2- Por no exhibir en lugar visible al público el RUT de parte de quienes pertenecen al régimen simplificado, 3- Por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que la genera y 4- Por informar datos falsos, incompletos o equivocados.

La sanción por no inscribirse en el RUT antes del inicio de la actividad es de clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.

Dado que la conjunción “o” hace de alguna forma electiva la sanción de parte de quien la impone, o de clausura o pecuniaria, lo cierto es que nadie se puede dar el lujo de iniciar ninguna actividad que genere obligaciones tributarias sin el RUT. Por ejemplo, si un comerciante lleva ejerciendo la actividad 12 meses podría elegir entre: 1- 12 días de clausura “o” 2- $ 7.655.610 de sanción pecuniaria (365 UVT).

Otra sanción de clausura es por no exhibir en lugar visible al público la certificación de inscripción en el RUT, de parte de las personas naturales que están inscritas en el régimen simplificado, por el término de tres (3) días. Cabe destacar que si no hay establecimiento, sede, local, negocio u oficina, no será aplicable. Por ejemplo, un mensajero con moto, inscrito en el régimen simplificado, no tendría que llevar en sus espaldas la inscripción.

No actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario –RUT, se harán acreedores a una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.

Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.

Ocurre a menudo por ejemplo que un cambio de representante legal dure hasta 12 meses sin reportar, bien por olvido, bien porque no es exigido al momento de cumplir con las obligaciones en los casos de presentación de declaraciones por medios litográficos o físicos. En este caso, la sanción diaria equivaldría a 365 UVT, es decir $ 7.655.510. Ahora si fuera un cambio de dirección, y no actualiza el RUT en el año siguiente, que también es un olvido frecuente, equivaldría a 2 UVT por cada día es decir $ 15.311.020.

Por último, no menos peligroso son los datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro Único Tributario- RUT, que los hará acreedores a una multa equivalente a cien (100) UVT, es decir $ 2.097.400

Incrementar el Control interno tributario

Estas sanciones ya no son riesgos tributarios que puedan dejarse sin un control interno adecuado. Por tanto, el primer paso será designar, por escrito, de parte de la gerencia general ó su equivalente, de un responsable directo de todas las actividades de inscripción, actualización y verificación de todos los datos y responsabilidades relacionadas con el RUT.

Se sugiere no delegar dichos trámites, así parezca pérdida de tiempo de parte de algún funcionario con capacidad de atender estas responsabilidades, porque ha ocurrido que mensajeros, o personas que no tienen ninguna formación tributaria al realizar dichas diligencias de actualización del RUT ante las oficinas de impuestos, inscriben responsabilidades tributarias equivocadas o que no corresponden. Por ejemplo, algunos procedimientos internos de la página web exige inscribir la responsabilidad de IVA régimen común, y para un no responsable el solo hecho de marcarla por error inducido la mayor parte de las veces, podría ocasionar trámites adicionales para quitarla, sanciones por declaraciones no presentadas en ceros, entre otras consecuencias onerosas.

En los casos de constitución de sociedades en Colombia, por mala práctica jurídica, se acostumbra dejar lo divino y lo humano en desarrollo del objeto social. Esta relación de potenciales actividades que probablemente nunca se realizarán, dificultan la inscripción correcta y adicionalmente pudiera inducir a registrar algunas responsabilidades que nunca se llevarán a cabo, pero que frente a las obligaciones tributarias si pudieran generar trámites o declaraciones innecesarias.

En el mismo sentido, la informalidad tributaria al iniciar su negocio la mayor parte de las personas naturales, resulta de alto riesgo, por cuanto pueden existir otras evidencias que delaten la fecha de inicio real y por tanto objeto de sanción por no registrarse oportunamente. Ejemplo, las fecha de factura de proveedores, gastos por servicios públicos, pagos de arriendos, son entre otras pruebas que podrían ser referidas por un funcionario de impuestos para fijar la fecha de inicio de la actividad y por tanto de incumplimiento de registro en el RUT.

Existen riesgos adicionales, y es el hecho que en caso que las actuaciones de la administración enviadas por correo, que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en un periódico de circulación nacional o de circulación regional del lugar que corresponda a la última dirección informada en el RUT. Por tanto, los problemas derivados de tener datos equivocados o no actualizados con relación a la dirección física, consiste en la posibilidad de no tramitar oportunamente alguna respuesta o recurso, con ocasión de investigaciones tributarias. Esta clase de incidentes pueden llevar hasta el cierre del establecimiento por las denominadas quiebras tributarias.

Cordialmente,

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia

E-mail: gvasquet@yahoo.es
Bucaramanga, 12 de Febrero de 2007