Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de Estados Financieros del 2012

De acuerdo con la Circular 220-000006  de noviembre 14 de 2012, los plazos para la entrega de los informes con las cifras financieras del 2012 se vencerán entre abril 1 y 26 de 2013, y para la entrega del informe de prácticas empresariales entre mayo 6 y junio 4 de 2013. Esta vez no se aceptarán excusas sobre reportes iniciales que se entregaban basados en balances provisionales, pero que luego de realizadas las asambleas se tenían que corregir. Tampoco se aceptarán correcciones posteriores al reporte de prácticas empresariales.

A través de su Circular Externa 200-000006 de Noviembre 14 de 2012, la Superintendencia de Sociedades ha dado a conocer las instrucciones con las cuales se llevará a cabo la entrega de información financiera por el año 2012 y el informe de prácticas empresariales que cada año es exigido por tal entidad.

En comparación con lo que fue la solicitud de este mismo tipo de informaciòn por el año 2011 (mediante la Circular Externa 115-00004 de noviembre 3 de 2011), la Supersociedades no ha introducido mayores cambios en materia de quiénes son los obligados a entregar la información ni en el tipo de reportes a entregar.

En cambio, en lo que sí hizo un ajuste importante es su calendario de vencimientos pues los plazos para la entrega de los reportes del 2012 sí se vencerán en fechas más razonables (a partir de abril 1 de 2013) y no a partir de marzo 12 como sucedió con los reporetes del año 2011.  Es decir, los del 2011 se empezaban a entregar en fechas para las cuales no se habían hecho aun las asambleas de muchas empresas en las que son aprobados sus Estados Financieros y sin que se tuvieran todavía listos los dictámenes de sus Revisores Fiscales.

Los plazos fijados esta vez son los siguentes:

Plazos para entregar el reporte de los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012

Últimos dos dígitos del nit (sin incluir digito de verificación)	El plazo vence	Últimos dos dígitos del nit (sin incluir digito de verificación)	El plazo vence
01-05	lunes 01 de Abril de 2013	51-55	lunes 15 de Abril
06-10	Martes 02 de Abril	56-60	Martes 16 de Abril
11-15	Miércoles 03 de Abril	61-65	Miércoles 17 de Abril
16-20	Jueves 04 de Abril	66-70	Jueves 18 de Abril
21-25	Viernes 05 de Abril	71-75	Viernes 19 de Abril
26-30	Lunes 08 de Abril	76-80	Lunes 22 de Abril
31-35	Martes 09 de Abril	81-85	Martes 23 de Abril
36-40	Miércoles 10 de Abril	86-90	Miércoles 24 de Abril
41-45	Jueves 11 de Abril	91-95	Jueves 25 de Abril
46-50	Viernes 12 de Abril	96-00	Viernes 26 de Abril

Plazos para entregar el informe de Prácticas Empresariales

	Últimos dos dígitos del nit (sin incluir digito de verificación)		El plazo vence	Últimos dos dígitos del nit (sin incluir digito de verificación)			El plazo vence
01-05		Lunes 06 de Mayo			51-55	Martes 21 de Mayo
06-10		Martes 07 de Mayo			56-60	Miércoles 22 de Mayo
11-15		Miércoles 08 de Mayo			61-65	Jueves 23 de Mayo
16-20		Jueves 09 de Mayo			66-70	Viernes 24 de Mayo
21-25		Viernes10 de Mayo			71-75	Lunes 27 de Mayo
26-30		Martes 14 de Mayo			76-80	Martes 28 de Mayo
31-35		Miércoles 15 de Mayo			81-85	Miércoles 29 de Mayo
36-40		Jueves 16 de Mayo			86-90	Jueves 30 de Mayo
41-45		Viernes 17 de Mayo			91-95	Viernes 31 de Mayo
46-50		Lunes 20 de Mayo			96-00	Martes 4 de Junio

Veamos cuáles son las pautas más importantes para le entrega de los reportes del año 2012.

Obligados a entregar los reportes con las cifras fiancieras a diciembre 31 de 2012 (opciones 01, 07, 16 en el software STORM USER)

De acuerdo con el numeral 1 de la Circular 200-000006 de 2012, las sociedades que quedan obligadas a entregar a través de la zona especial del portal de la Supersociedades los reportes del informe empresarial con las cifras de estados financieros a diciembre 31 de 2012 (opcion 01 del Software STORM USER), expresadas en miles de pesos, son:

a. Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras,  y empresas unipersonales que actualmente tengan la condición de vigiladas y/o controladas y sin importar que estén adelantando un concordato, o un acuerdo de reestructuración o un acuerdo de reorganización empresarial (Artículos 83 a 86 de la Ley 222 de 1995, Decreto 4350 de diciembre de 2006 y Decreto 2300 de junio de 2008; consulta nuestro editorial: “¿Cuáles sociedades quedan en condición de vigiladas por supersociedades luego de abril 1 de 2012).

Al respecto, debe recordarse que si una sociedad alcanza solamente en diciembre 31 de 2012 los topes o las condiciones de que trata el Decreto 4350 de diciembre de 2006, y por ello se convertirá en sociedad “vigilada” por la Supersociedades, en ese caso esa condición de vigilada solo iniciaría en abril 1 de 2013 y por tal razón no estaría obligada a entregar los reportes del año 2012. Así mismo, las sociedades que actualmente están en condiciones de vigiladas y/o controladas pero que se hayan en situación de liquidación voluntaria, no entregarían el reporte de cifras a diciembre 31 de 2012 con la opción 01 del Software STORM sino el reporte que se elabora con la opción 16 de dicho software y lo harían con fecha maxima dentro de los primeros cinco días habiles de mayo de 2013 sin importar sus digitos del NIT (ver numeral 5 de la Circular).

b. También quedarán obligadas las sociedades que actualmente están en la condición de simples inspeccionadas  pero solo si llegan a recibir por correo urbano una copia de la Circular 220-000006 de noviembre de 2012 diciendoles que quedan obligadas y siempre y cuando, hasta antes de las fechas para entregar los reportes, no hayan entrado a un estado de liquidación voluntaria (lo cual deberán probar enviando a la Supersociedades un Certificado de Cámara de Comercio que así lo demuestre). Allí se evidencia un ajuste importante en la resolución del 2012 pues la del 2011 solo exoneraba a las que puntualmente en “diciembre 31 de 2011” ya estuvieran en proceso de liquidación voluntaria, pero no a las que entraban a ese proceso entre diciembre y la fecha de entrega de los reportes.

Para todas las sociedades (vigiladas, o controladas o inspecciondas), si durante el 2012 tuvieron más de un cierre, entonces por cada cierre tienen que entregar un archivo distinto del informe empresarial.

Además, el numeral 3 de la Circular vuelve a mencionar que las sociedades (vigiladas, controladas o inspeccionadas) que tengan que entregar el informe empresarial, si al mismo tiempo son las matrices de otras sociedades, en ese caso deben también entregar los Estados Financieros Consolidados a dic. 31 de 2012 (opción 07 en el software STORM) y el plazo de ese reporte se vence el 30 de abril de 2013 para cualquier número de NIT que tenga la entidad matriz.

Lo que terminan entregando todas estas estas sociedades es un archivo de extensión “.STR” generado con el aplicativo STORM  USER.  Pero esta vez el numeral 8 de la Circular les recalca que dicho archivo no se tiene que firmar digitalmente pues tal parece que algunos cometieron en el pasado el error de enviarlo como archivo al que primero firmaban digitalmente y con ello se alteraba la extensión final al nombre del archivo (quedando por ejemplo “XXXX.STR.P7z”), lo cual impedía su lectura en las bases de datos de la Supersociedades).

Además, las sociedades simplemente inspeccionadas que nunca antes hayan hecho reportes, deben inscribirse primero en la zona respectiva del portal de la Supersociedades para que se le asignen las contraseñas respectivas ya que el reporte con las cifras financieras (es decir, el archivo con extensión .str generado con el STORM), lo tienen que entregar al igual que todas las sociedades en forma virtual visitando la zona de “Informes Electrónicos” (ver el numeral 7 de la Circular).

Las sociedades vigiladas, controladas o inspeccionas que ya vienen inscritas en el portal de la Supersociedades y tengan que reportar un cambio de sus datos básicos (direcciones, representantes, contadores, revisores, etc.), en ese caso el representante legal deberá remitir una solicitud escrita dirigida a esta Superintendencia anexando copia del certificado de Cámara de Comercio en donde se evidencie el respectivo cambio o novedad. (ver numeral 9.4).

Así mismo, si esta vez los reportes se tienen que entregar durante abril de 2013, es por eso que esta vez el numeral 9.10 de la Circular dice expresamente que no se aceptará la excusa que las empresas venían usando en años anteriores relativa a que primero entregaban reportes basados en “balances de prueba” o “preliminares” o “en proceso de auditoría” y que por eso, luego de que la asamblea los aprobaba, tenían otra vez que entregar unos nuevos reportes a la Supersociedades. Esta vez se supone que los que entregarán son de una vez los estados financieros definitvos y por tanto se tendrá que tener muy bien justficada la excusa para tener que re-transmitir la entrega de los repores.

Al respecto, debe recordarse que el Artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 indica que las cifras financieras de cualquier mes del año se deben asentarse en los libros dentro del mes siguiente. Es por eso que ya en febrero o marzo se tendrían que tener listos los informes basados en Estados financieros definitivos a diciembre 31 debidamente asentados en libros pues se supone que quedaron asentados en los libros oficiales durante enero. Pero la costumbre de las empresas es que para asentar las cifras del cierre del año se toman más tiempo de lo normal.