Validación de forma medios magnéticos 2005 (I) – Gabriel Vásquez

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

La DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN, ha realizado la validación de FORMA a los archivos de medios magnéticos presentados de manera virtual y manual , correspondientes al año 2005, de acuerdo con la obligación según Resolución 10147 de octubre de 2005. Debido a posibles implicaciones que se pueden derivar de los errores cometidos, incluso sanciones pecuniarias, presentamos con base en las guías de la autoridad tributaria, los instructivos generales para realizar en el menor tiempo posible las correcciones pertinentes.

Se sugiere documentar todos los pasos de las correcciones, incluso conciliaciones contables y fiscales de la información de medios magnéticos, con el propósito de tener herramientas técnicas que permitan desvirtuar una posible sanción.

Las sanciones posibles están definidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario y reglamentadas mediante Resolución 11774 de Diciembre de 2005.

En los términos de la Sentencia C-160 de 1998, la Corte Constitucional , expediente D- 1841, M .P. Carmenza Isaza de Gómez, son sancionables los medios magnéticos, en el entendido de que el error o la información que no fue suministrada, genere daño, y que la sanción sea proporcional al daño producido. De acuerdo con Resolución 11774, el literal d) del artículo 1) establece lo siguiente:

“ d) Cuando se trate de la información reportada por las personas o entidades obligadas a suministrarla, pero presente errores de contenido se aplicará una sanción del tres por ciento (3%) sobre el monto de los registros errados.”

En la misma Resolución 11774 de 2005 se establece la metodología en el caso que no sea posible establecer la base para imponerla o la información no tuviere cuantía, la cual puede ser en el caso de errores del 0,3% de los ingresos netos o del patrimonio bruto.

Cuando la información presentada cumpla las características técnicas, pero en la verificación posterior se detecten errores de contenido tales como NIT errados, valores que no correspondan a su realidad económica, registros duplicados, cuando no informe un tercero estando obligado, cuando informe terceros con los cuales no realizó ninguna transacción, entre otros, independientemente que la persona o entidad informante presente corrección, se deberá proferir el respectivo pliego de cargos por errores de contenido en la información y la sanción se graduará conforme con el literal d) del artículo 1º de la presente resolución, antes citado.

Presentación de Formatos Medios Magnéticos DIAN

Cuando se colocaron los archivos correspondientes a los formatos (1001 al 1012) firmados digitalmente en la bandeja de entrada dentro de la cuenta de usuario en el portal de la DIAN , se realizó por cada uno de estos formatos, una solicitud de envío.

Para la DIAN , el proceso de presentación de éstos formatos, es aquel mediante el cual se confirma la información registrada en la Solicitud de Envío de Archivos, bien sea por presentación virtual (con certificado digital) o por presentación presencial.

Como resultado de este procedimiento, la DIAN , inició los procesos de validación y carga de los archivos respectivos, de lo cual la autoridad tributaria ha reportado las inconsistencias que ha denominado de FORMA, a través de la Bandeja de Tareas del usuario o interesado.

Por lo anterior se presenta el instructivo para consultar en el portal de la DIAN , el estado de validación de los formatos enviados:

Pasos para Consulta:  

•  Entrar al portal de la DIAN www.dian.gov.co

•  En el Panel Izquierdo de la pagina “DIAN VIRTUAL” se escoge la opción o “presentación de información (exógena) por envío de archivos”. Nuevamente clic en “presentación de información (exógena) por envío de archivos” ó puede darle clic en “Consulta de Asuntos”

•  Inicia Sesión, en la cuenta de Usuario

•  Digite el NIT de la compañía, la cédula de ciudadanía del representante legal y la contraseña de la cuenta, (recordar que la contraseña fue la creada para el envió de los archivos de medios magnéticos)

•  Una vez en la bandeja de entrada, se verifica que la Organización y el Usuario, correspondan al nombre de la compañía y del representante legal.

•  Dentro de esta bandeja de entrada (DIAN-MUISCA), se da clic al link número 7 denominado “ presentación de información por envío de archivos”.

•  Este link despliega 5 opciones de las cuales se escoge la segunda llamada “consultar envíos de solicitudes”.

•  En este link (“consultar envíos de solicitudes”), se despliega la pantalla con titulo “Listado de Solicitudes”, en el cual se puede visualizar 2 botones con el nombre “Buscar”, se debe dar clic en el botón “Buscar” que se encuentra en la parte inferior, al lado del botón llamado “limpiar”.

•  Aparece nuevamente en la pantalla “Listado de Solicitudes”, pero en la parte inferior de éste se despliega un recuadro con las siguientes columnas: 1) No tiene titulo la columna, pero contiene un botón en forma círculo con la opción de señalar, 2) Número Solicitud, 3) Código Formato, 4) Versión del Formato, 5) Fecha Solicitud, 6) Cantidad de Archivos, 7) Estado, 8) Columna sin nombre con la opción para generar archivo Pdf del recibido por parte de la DIAN.

•  Como se observa en este recuadro, por cada formato que se haya firmado y enviado a la DIAN , aparece un ítem, por tanto: 1- Se debe verificar, que aparezcan todos los números de formatos que se hayan enviado a la DIAN , es decir, en la columna número tres (3) se confirma los formatos del 1001 al 1012, que le haya correspondido enviar según resolución 10147, 2- Se verifica en la Columna número siete (7) llamada “Estado”, si la solicitud fue “Exitosa” ó fue con “Error”.

•  Para cada uno de los formatos que presenten en Estado “Solicitud con Error”, se deben corregir. Para saber cuales son los tipos de error que presenta el respectivo Formato, se debe realizar lo siguiente: 1- señalar el botón de la primera columna y clic en el Botón “continuar”; allí despliega un “Detalle de la solicitud” y archivos de la Solicitud ”, recordar que cuando los registros del formato pasaban de 5000, se debía hacer otro archivo por el formato. Se señala nuevamente en el botón circular del archivo que aparece en la columna antes del nombre: (Dmuisca_0110010120060000….xml) y se da clic en “Continuar”.

•  Aparece una ventana llamada “Mensajes de Auditoria Registros de archivos”, donde cita el número de la solicitud y el Nombre del archivo y un recuadro en la parte inferior titulado “Detalles de Error”, donde aparecen 3) columnas: 1) el número de registro (número de celda del validador y/o Excel) del formato que contiene el error, 2) número de documento y 3) observación, en la columna de observación, describe los valores incorrectos.

•  Estos registros con errores, se deben buscar y realizar los respectivos cambios, recordar que estos números de registro que indica la DIAN , están de acuerdo al ultimo archivo trabajado en Excel que se paso al prevalidador, ó en el mismo prevalidador si el archivo fue digitado directamente en él.

•  Antes de validar y firmar electrónicamente, documente los errores, determine las inconsistencias con contabilidad, verifique que las correcciones propuestas estén debidamente soportadas, en lo posible con firma de funcionarios responsables y adjuntar documentos de respaldo en caso de ser necesario. Estos papeles de trabajo serán de vital importancia en las respuestas a requerimientos de la DIAN o para discutir posibles sanciones.

•  Una vez hechos los cambios y correcciones se debe Validar nuevamente el formato, y firmar electrónicamente.

•  Reemplazar la “Solicitud de envío de Archivos”. Este procedimiento se realiza con cada uno de los formatos que hubiesen presentado Errores.

•  Ver instrucciones Cartilla DIAN, el procedimiento de reemplazo de archivos se encuentra en la página 28 de la cartilla, numeral 8. Ésta cartilla puede ser consultada en el portal de la DIAN.

Cordialmente,

GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA

Bucaramanga, 17 de Octubre del 2006
E-mail: gvasquet@yahoo.es