Validez de soportes contables electrónicos durante la pandemia


2 septiembre, 2020
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

En el Concepto 626 de 2020 el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– se pronunció acerca de la validez de soportar transacciones contables con cuentas por cobrar o facturas enviadas por medios electrónicos durante la pandemia del COVID-19.

Entérate aquí de las conclusiones del CTCP.

En este editorial se aborda el cuestionamiento efectuado al Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– en el Concepto 626 de 2020 referente a la validez de los soportes contables enviados por medios electrónicos para el reconocimiento de transacciones durante el tiempo de la pandemia del COVID-19.

Lo anterior, debido a que las medidas de confinamiento obligatorio decretadas por el Gobierno obligaron a que las entidades recibieran las cuentas de cobro y facturas de sus proveedores escaneadas y sin firmas originales.

Al respecto, el CTCP concluyó que “un documento escaneado puede ser admitido como soporte de la transacción, tal como lo exige la legislación mercantil, por lo que constituye prueba, junto con otros documentos de que la transacción fue realizada”.

La conclusión se basa en el argumento de que las firmas o documentos escaneados recibidos por medios electrónicos, como puede ser el correo electrónico, tiene efectos jurídicos de conformidad con la Ley 527 de 1999, reglamentada con el Decreto 2364 de 2012, que considera que la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos es un mensaje de datos (ver artículo 2 de la citada Ley 527 de 1999).

Así las cosas, para que una cuenta de cobro o factura enviada por medios electrónicos se considere un soporte válido para la contabilidad debe:

  • Ser accesible para su posterior consulta.
  • Conservarse de forma que se pueda demostrar que se reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.
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En cuanto a la firma escaneada en los soportes contables, el artículo 7 de la misma Ley 527 de 1999 señala que esta será válida cuando:

  • Se haya utilizado un método (en el caso en concreto, caligrafía) que permita identificar a quién envía el mensaje y que, a su vez, permita comprobar el consentimiento de quien consignó la firma.
  • Que el método utilizado haya sido confiable y apropiado para el propósito con el que fue generado el mensaje.

En conclusión, los soportes contables recibidos por medios electrónicos durante la pandemia del COVID-19 son válidos para respaldar las transacciones contables, siempre que cumplan con las condiciones antes mencionadas.

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Última actualización:
  • 2 septiembre, 2020
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