Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes en el control de calidad

De acuerdo con los lineamientos de la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC 1–, entre los procedimientos de control de calidad está establecer políticas de aceptación y continuidad de las relaciones con clientes, bajo la finalidad de demostrar que estos cumplen las condiciones requeridas. 

Según la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC 1–, los elementos que componen un sistema de control de calidad son:

• Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría.
• Requerimientos de ética aplicables.
• Aceptación de continuidad de las relaciones con clientes y de encargos específicos.
• Recursos humanos.
• Realización de encargos.
• Seguimiento.

El objetivo de este editorial es abordar el tercer ítem mencionado, exponiendo qué debe tener en cuenta una firma de auditoría o un revisor fiscal al momento de evaluar la aceptación de continuidad de las relaciones con sus clientes, ya que la NICC 1 menciona que se requiere revisar que el cliente sea íntegro, que al desarrollar el encargo se pueda cumplir con los requerimientos de ética expuestos en el Código de Ética de la IFAC y en la Ley 43 de 1990, y que los encargados de realizar el encargo cuenten con la capacidad, tiempo y recursos para hacerlo.

Identificar posibles conflictos de interés

Se requerirá que el revisor fiscal o la firma investiguen:

• La reputación de la empresa, a fin de identificar si existen condenas, sanciones o investigaciones sobre estos.
• La naturaleza de las actividades del cliente y sus prácticas empresariales, atendiendo si presentan alguna relación con actividades de enriquecimiento ilícito, lavado de activos o financiación de terrorismo.
• Verificar la actitud y condiciones expuestas por los propietarios de la entidad y del representante legal, con el fin de obtener información sobre qué tan receptivos son ante los procesos de auditoría y de preparación de información contable, si existen limitantes u obstáculos para realizar la auditoría, si tienen un gran empeño en contratar los honorarios del encargo a un bajo costo y, por último, verificar si son personas de ética cuestionable.

Obtención de información:

Para obtener la información expuesta en el anterior apartado se requerirá:

• Revisar bases de datos de antecedentes.
• Consultar la lista Clinton.
• Revisar los estados financieros y el detalle de sus notas.
• Revisar comunicados expuestos por personas o entidades que presten o hayan prestado servicios a dicha entidad, y consultar si se pagaron los honorarios pactados, si hubo diferencias de opinión, cuál es su opinión sobre la entidad y sus actividades; si existieron exigencias poco razonables o hubo una falta de compromiso por parte de los miembros de la entidad.
• Realizar indagaciones con terceros (como bancos, asesores jurídicos, clientes y otras empresas del sector) que puedan dar cuenta del compromiso y responsabilidad de la entidad con sus obligaciones contractuales.

Dependiendo de la información recolectada, la firma o el revisor fiscal identificará si debe crear o continuar una relación con esta empresa, no sin antes identificar la capacidad de la firma o del revisor fiscal para atender la actividad del cliente, ya sea que este sea nuevo o que haya incursionado en una nueva actividad en la que la firma y el revisor fiscal no tienen la competencia, capacitación, ni especialización necesaria.

Competencia, capacidad y recursos de la firma de auditoría

La firma o el revisor fiscal no solo debe evaluar al cliente, sino también definir si están calificados para asumir el encargo. Por tanto, se espera que se estudie en detalle si el personal que asumirá la labor:

• Tiene conocimiento del sector y actividad que desarrolla la empresa.
• Cuenta con la competencia, experiencia y capacidad técnica requerida por las Normas de Aseguramiento de la Información, las Normas Internacionales de Información Financiera, la Ley 43 de 1990 y demás normas concordantes con la actividad del profesional contable.
• Puede cumplir con las fechas límite de entrega acordadas con el cliente.
• Cuenta con expertos disponibles en caso de que el encargo lo requiera.

Políticas y procedimientos para aceptar el encargo

Luego de cumplir con los pasos enunciados en los anteriores párrafos, si la firma o el revisor fiscal no identifican riesgos significativos que impidan aceptar la relación con el cliente o que generen amenazas, se puede proceder realizando una propuesta en la que se especifique el alcance de la auditoría, los procedimientos a realizar, quiénes serán los encargados de la labor a realizar, y el tiempo y honorarios específicos que deberán cumplir las partes interesadas.

Renuncia al encargo y/o a la relación con el cliente

Si se presenta algún riesgo o amenaza, se puede exponer dicha situación ante los responsables de gobierno o a la dirección de la entidad, a fin de que se adopten las medidas correspondientes que permitan disminuir o reducir dichos riesgos. En caso de que la conclusión sea renunciar al encargo o a la relación con el cliente, dado que la amenazas que se presentaron no se pueden disminuir con ninguna salvaguarda o debido a que se asumiría un riesgo demasiado alto al continuar con la relación con el cliente, la firma o el revisor fiscal deben:

• Discutir dicha situación con los responsables de gobierno y la dirección de la entidad, exponiendo las situaciones por las cuales se presenta dicha decisión.
• Documentar las comunicaciones que se hayan hecho a los responsables de gobierno y a la dirección, junto con el proceso descrito en anteriores párrafos (producto de las consultas, inspecciones, indagaciones y conclusiones de la investigación sobre el cliente y de la competencia de la firma o revisor fiscal en el encargo).

Material relacionado:

• [Análisis] Guía de control de calidad para pequeñas y medianas firmas de auditoría
• [Opinión] Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes en las firmas de auditoría – Vladimir Martínez R.
• [Análisis] Responsabilidades de liderazgo en el control de calidad ejercido en encargos de auditoría