Actividades de monitoreo en tiempo real

El monitoreo en tiempo real es una actividad normal y recurrente en la entidad y está diseñado para reaccionar de manera dinámica a las condiciones cambiantes. Por tanto, un buen sistema de control interno debe solidificarse sobre este tipo de procedimientos.

Una de las prioridades de las oficinas de control interno en las organizaciones consiste en el diseño de ambientes propios para el monitoreo en tiempo real, pues a medida que este tipo de control sea más efectivo, tendrán que realizarse menos evaluaciones separadas. Así mismo, crece la posibilidad de identificar con celeridad los posibles inconvenientes gracias a las rutinas de monitoreo permanente, aunque siempre será necesario realizar, al menos de forma anual, una evaluación separada.

Dichas evaluaciones individualizadas se proyectan para que la administración tenga una seguridad razonable respecto de la efectividad del sistema de control interno, y su frecuencia será determinada por esta. Vale señalar que, cuando se determine necesario realizar evaluaciones separadas con mucha frecuencia, la empresa debe aumentar sus actividades de monitoreo en tiempo real a fin de mejorar los controles oportunos.

Importancia del monitoreo organizacional

El monitoreo es un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo y resulta necesario en cualquier entidad que tenga un sistema de control interno. Se realiza mediante acciones de revisión que pueden ejecutarse en tiempo real, con otras que se planean de manera periódica (revisiones separadas) o mediante una combinación de ambas, pues los sistemas de control interno deben cambiar con el tiempo y, en consecuencia, también la manera como se aplican los controles en la organización, pues los procedimientos que inicialmente fueron muy efectivos pueden considerarse inservibles con el tiempo.

Estas variaciones pueden responder a diferentes comportamientos de la realidad organizacional, como el ingreso de personal nuevo, la reducción de tiempo y recursos, la variación de la efectividad del entrenamiento y la supervisión, etc.

Además, no puede obviarse que las metas para las cuales se diseñó el sistema de control interno también están sujetas a cambio, por lo que este puede llegar a perder su capacidad de anticiparse a los riesgos originados por las nuevas condiciones. En tales casos la administración necesita determinar si el sistema continúa siendo el adecuado y si se encuentra en condiciones de manejar los nuevos riesgos.

El monitoreo otorga fiabilidad sobre el funcionamiento efectivo del sistema de control interno. Esto implica llevar a cabo tareas como la valoración del personal apropiado, el diseño y la operación de controles adecuados en el momento justo y recaer sobre todas las actividades de una organización, incluso las destinadas para contratistas externos.

Algunas actividades de monitoreo en tiempo real

Este tipo de actividades permiten monitorear el sistema de control interno y su efectividad en el curso ordinario de las operaciones, por tanto, deben incluir actividades regulares de administración y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias como las siguientes:

• El sistema de indicadores de desempeño es un buen instrumento a la hora de monitorear; cuando se encuentran soportados en un sistema de información en línea, la administración cuenta con una herramienta de monitoreo en tiempo real sobre los resultados que se ejecuten en cualquier parte y momento de la organización.

• Los auditores internos y externos suelen entregar información sobre los controles internos que la compañía debe fortalecer y, en muchos casos, centran su interés en la evaluación del diseño de los controles internos y en aprobar su efectividad y nivel de detección oportuna. Cuando logran identificar las debilidades potenciales del sistema, estos elevan diferentes recomendaciones a la administración que, además, suelen ir acompañadas de información útil para evaluar la relación costo-beneficio.

• Otra estrategia común y muy necesaria de evaluación, son los seminarios de entrenamiento, la sección de planeación y otro tipo de reuniones en las que se genera una retroalimentación importante entre las diferentes esferas de la entidad. Los problemas particulares relacionados con los aspectos de control que se discutan en estas reuniones demuestran la conciencia de los participantes sobre la buena gestión y desarrollo de la organización.

• La gestión de la comunicación es uno de los elementos más importantes, pues los datos obtenidos tanto de fuentes internas como externas pueden señalar problemas de forma oportuna. Además, la información siempre está disponible, aunque no sea solicitada de manera directa, y la administración tiene la responsabilidad de diseñar los canales para centralizarla y Los clientes, por ejemplo, corroboran de forma implícita los datos de facturación cada vez que pagan sus facturas, mientras que el diálogo con el usuario (al momento de recibir algún reclamo) puede indicar deficiencias sistémicas en el proceso de las transacciones de ventas.

• Cuestionamiento periódico al personal para verificar si entiende y cumple con el código de conducta de la entidad. El personal de operación y el asignado al área financiera puede ser requerido en ciertos casos para establecer si algunos procedimientos de controles, tales como conciliar cantidades especificadas, se desempeñan con regularidad.

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