Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los saldos de caja, las cuentas bancarias y los cheques girados no cobrados hacen parte de las partidas de efectivo durante la elaboración del cierre contable. A continuación explicamos cada una de estas.
Al elaborar el cierre contable hay que verificar la existencia y cuantía de las partidas de efectivo, entre las cuales se encuentran la caja, las cuentas bancarias y las fiducias de recaudo y pago.
Es preciso evaluar la existencia del dinero a disposición, pues en algunos casos se han encontrado entidades que reportan saldos inexistentes en caja. Dicha situación debe ser corregida antes de la emisión de los estados financieros para que, de esta manera, la cuenta de caja solo represente el dinero en poder de la entidad.
Cualquier faltante de caja debe ser ajustado de inmediato y reconocido como pérdida. Si la entidad mantiene cajas menores debe estimar la legalización de cualquier egreso antes de la fecha de cierre para tener claro el saldo a reportar.El contador público no debe certificar la información financiera que presente saldos de caja inexistentes, pues esta irregularidad afecta a los usuarios de dicha información e implica que los estados financieros no logren su objetivo: presentar la realidad financiera de los negocios.
El tratamiento de las cuentas bancarias puede generar diferencias desde el momento que la entidad ordena una operación hasta que esta se refleja en sus extractos. Estas se consignan en un documento de conciliación bancaria, el cual debe explicar cualquier disparidad entre los saldos reportados por el banco en el extracto y aquellos registrados en el libro de bancos llevado por la entidad.
Estos son una de las partidas conciliatorias más frecuentes en las cuentas de bancos. Al elaborar y entregar el cheque, la entidad ordena a la organización financiera que entregue una cuantía de dinero al beneficiario del título valor.
Si el cheque se gira para pagarle a un proveedor, su entrega extingue la obligación. En ese sentido, ya que la entidad no dispone con libertad de los recursos contra los cuales ha girado los cheques, debe disminuir la partida del banco y la cuenta por pagar.
Así mismo, los pagos reportados por clientes mediante transferencias bancarias son otra partida que se presenta cada vez con más frecuencia. En la mayoría de los casos, estas tardan hasta un día en llegar a la cuenta bancaria del receptor.
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