Circular 056 de 05-02-2004

DIARIO OFICIAL 45.473

CIRCULAR EXTERNA 056
05/02/2004

Procedimientos que deben ser aplicados en el proceso de saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento contable de los valores registrados como ajustes por inflación y de los saldos globales registrados en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo.

Señores:

REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE AREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LOS ENTES PUBLICOS DE LOS NIVELES NACIONAL Y TERRITORIAL DE LOS SECTORES CENTRAL Y DESCENTRALIZADO.

Referencia: Procedimientos que deben ser aplicados en el proceso de saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento contable de los valores registrados como ajustes por inflación y de los saldos globales registrados en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo.

Apreciados señores:

Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artículo 3º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, imparte las instrucciones para que el ente público adelante las gestiones administrativas necesarias para la depuración y el saneamiento de la información contable a que haya lugar, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y se establecen los procedimientos para reclasificar los saldos registrados en las cuentas de ajustes por inflación y para individualizar los valores registrados en forma global en el grupo de Propiedades, Planta y Equipo.

1. Objetivos

1.1 General

Orientar a las entidades para que adelanten la gestión administrativa necesaria para la depuración de la información contable y para la culminación completa del proceso de saneamiento, de acuerdo con lo establecido en la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003.

1.2 Específicos

¿ Definir los registros contables que deben realizar las entidades públicas en el proceso de saneamiento de la información contable, revelando en una cuenta patrimonial el efecto neto de los valores depurados.

¿ Precisar el tratamiento contable de los conceptos que han sido incluidos en el proceso de investigación administrativa y orientar el proceso de saneamiento contable hasta su culminación.

¿ Definir los lineamientos generales que contribuyan a la depuración y saneamiento de saldos antiguos, a la vez que permitan la incorporación de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y obligaciones.

¿ Establecer el tratamiento contable de los saldos registrados en las subcuentas de ajustes por inflación.

¿ Definir el procedimiento contable para ajustar los saldos de las propiedades, planta y equipo registrados en forma global, con los valores determinados en la toma física de bienes.

2. Justificación

La Contaduría General de la Nación instruyó a las entidades para realizar los registros contables que se deriven del proceso de saneamiento de la información, mediante la expedición de la Circular Externa número 50 de 2000 que estuvo vigente hasta el 31 de diciembre de 2003.

La Ley 863 de 2003 prorrogó hasta el 31 de diciembre de 2005 la vigencia de la Ley 716 de 2001 referente al proceso de saneamiento contable.

Teniendo en cuenta la mencionada prórroga y la terminación de la vigencia de la Circular Externa número 50 de 2000, que especificaba los registros contables a realizar, se hace necesario determinar los procedimientos contables que se deben aplicar en adelante, definiendo y precisando los conceptos que deben ser utilizados hasta la culminación del proceso.

De otra parte, es necesario determinar el efecto del proceso de saneamiento contable en el patrimonio de las entidades, para evaluar su impacto y el beneficio logrado, tanto a nivel institucional como a nivel de la información agregada y consolidada del Sector Público.

3. Ambito de aplicación

Los procedimientos contenidos en la presente Circular Externa serán aplicados por los entes públicos y privados que hacen parte del ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, y en especial del ámbito de aplicación a que se refiere la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003.

4. Marco conceptual

A continuación se relaciona una aproximación conceptual de los términos que se utilizan en el desarrollo del proceso de saneamiento contable, los cuales deben entenderse en el contexto de la presente Circular Externa, para orientar el proceso hasta su culminación.

4.1 Gestión administrativa. Actividades que permitan acopiar la información y documentación suficiente y pertinente que demuestre la existencia de los bienes, derechos y obligaci ones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración.

4.2 Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos que se hayan identificado.

4.3 Saneamiento contable. Proceso especial ordenado por la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, que con base en la depuración contable, se lleva a cabo en procura de organizar, autorizar y realizar los registros contables que permitan revelar en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial en los estados contables del ente público.

4.4 Normas de auditoría. El artículo 7º de la Ley 43 de 1990 define que «Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. (¿)»

En el desarrollo del proceso de saneamiento contable debe entenderse que corresponden a las reglas relacionadas con el empleo del buen juicio del Contador Público, y de los demás servidores públicos responsables, en la ejecución de las actividades que conduzcan a obtener estados contables fidedignos, para lo cual deberán aplicar las técnicas de auditoría a que haya lugar.

4.5 Técnicas de auditoría. Son métodos prácticos de investigación y prueba que se utilizan en el proceso de saneamiento contable, para obtener evidencia suficiente y pertinente que fundamente el análisis y las recomendaciones por parte del Comité Técnico de Saneamiento Contable y soporten las decisiones de la instancia correspondiente. Las principales técnicas de auditoría que habrán de utilizarse en el proceso de saneamiento de la información contable se refieren al análisis, confirmación, inspección, observación, rastreo, comparación, encuesta, certificación, conciliación, declaración, cálculo, tabulación, entre otras.

4.6 Papeles de trabajo. El artículo 9º de la Ley 43 de 1990 establece entre otros aspectos que «Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, (…) se prepararán conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.»

Es así como en el desarrollo del proceso de saneamiento contable, los papales de trabajo corresponden a los documentos y otros medios en los cuales se registra la información obtenida durante el proceso de saneamiento contable, los resultados de las pruebas realizadas y la descripción y sustento de las situaciones identificadas y reveladas en el informe como resultado del trabajo.

Este concepto incluye documentos elaborados por quienes adelantan el proceso, o por terceros, originales o copias de registros, reportes de equipos de procesamiento automático de datos, fotografías, películas, confirmaciones, circularizaciones, cuestionarios, actas de aprobación de la depuración, facturas de venta, facturas de compra, facturación de rentas, títulos valores, escrituras públicas, relaciones de toma física de bienes, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de ingreso, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, informes de procedimientos aplicados o estudios realizados, comprobantes de ajustes, entre otros.

4.7 Efectos fiscales. Con relación a lo establecido en el artículo 1º del Decreto 1914 de 2003, y para el desarrollo del proceso de saneamie nto contable, debe entenderse que, desde el punto de vista de la contabilidad pública, el hecho de no tener efectos fiscales significa que los registros contables relacionados con la aplicación de las condiciones establecidas en el artículo 4º de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, se llevarán a cabo utilizando una cuenta creada en el Patrimonio que permitirá mostrar el efecto neto del saneamiento contable.

La incidencia tributaria de los registros contables será determinada, tanto en el orden nacional como en el territorial, por la normatividad vigente sobre la materia.

4.8 Valor en libros. De conformidad con lo establecido en el numeral 2.2.3.3 del PGCP, corresponde al valor neto resultante de la sumatoria algebraica del costo histórico, ajustes por inflación, depreciaciones, amortizaciones, provisiones, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien, según sea el caso.

5. Procedimientos contables

Para efectos del reconocimiento y revelación, de manera alterna con los procedimientos administrativos pertinentes, las entidades públicas deberán aplicar los siguientes procedimientos contables, de carácter general, teniendo en cuenta que los mismos deberán ampararse en actos administrativos, en los cuales se explicará en forma detallada entre otros aspectos, el origen de la decisión, los documentos técnicos que demuestren el estudio adelantado y los resultados de la investigación efectuada, observando que son de origen y efecto contable y no pretenden sustituir el ejercicio de las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales que puedan derivarse, por la responsabilidad u omisión de funciones de los servidores públicos, como resultado de las operaciones que afecten el patrimonio del sector público.

Entre las principales situaciones que originan registros contables en desarrollo del proceso de saneamiento de la información se especifican las siguientes:

5.1 Tratamiento contable de las cuentas 1996 – Bienes y derechos en investigación administrativa y 2996 – Obligaciones en investigación administrativa

La situación que presentan las entidades públicas a 31 de diciembre de 2003, con relación al proceso de saneamiento contable, debe enmarcarse en alguno de los siguiente aspectos:

a) Entidades que iniciaron y culminaron el proceso, y por tanto las cuentas 1996 y 2996 tienen saldos en ceros (0). Para estas entidades significa que no les aplica el procedimiento relacionado con el proceso de saneamiento contable de la presente norma, pero sí les aplica el procedimiento relacionado con los ajustes por inflación;

b) Entidades que iniciaron el proceso y no lo culminaron, presentando saldos diferentes de ceros (0) en las cuentas 1996 y 2996. Para estas entidades significa que deben continuar el proceso hasta su terminación, aplicando en su totalidad la presente norma;

c) Entidades que iniciaron el proceso y no lo culminaron, pero presentan saldos en ceros (0) en las cuentas 1996 y 2996 porque fueron objeto de reclasificación a otros conceptos. Para estas entidades significa que deben continuar el proceso hasta su terminación, aplicando en su totalidad la presente norma, empezando por reclasificar nuevamente hacia las cuentas 1996 y 2996;

d) Entidades que iniciaron el proceso y no lo culminaron, además de no haber realizado la reclasificación hacia las cuentas 1996 y 2996. Para estas entidades significa que deben continuar el proceso hasta su terminación, aplicando en su totalidad la presente norma, empezando por reclasificar hacia las cuentas 1996 y 2996;< /p>

e) Entidades que no iniciaron el proceso. Para estas entidades significa que deben llevar a cabo el proceso hasta su terminación, aplicando en su totalidad la reglamentación contenida en la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002 y 1914 de 2003, y la presente Circular Externa.

Tanto para las entidades que inician el proceso de saneamiento, con base en la prórroga contenida en la Ley 863 de 2003, como para aquellas que lo iniciaron sin culminarlo, procederán a reclasificar los valores a depurar, si no lo han realizado, a las cuentas 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA Y 2996-OBLIGACIONES EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, según corresponda, como se explica en el numeral 5.1.1.

5.1.1 Reclasificación de las cuentas en las cuales se encuentra inicialmente registrado el respectivo bien, derecho u obligación a las cuentas 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA y 2996-OBLIGACIONES EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA.

La reclasificación de los bienes se hará efectuando un registro débito por su valor en libros en la correspondiente subcuenta de la cuenta 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, y como contrapartida las cuentas que registran el costo histórico y las respectivas valuativas (depreciación, ajustes por inflación, valorizaciones, provisiones, según corresponda) que fueron afectadas durante la permanencia del bien en los activos de la entidad.

Tratándose de la reclasificación de un derecho que se encuentra provisionado, debe efectuarse un registro débito en la cuenta 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA tanto por el valor del derecho como por los intereses causados y demás valores conexos, si corresponden, y como contrapartida las cuentas que registran el derecho, los intereses y demás valores conexos. También se afectará con un registro crédito la cuenta 1997-PROVISION PARA BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, por el valor de la provisión, y como contrapartida la cuenta que registra la provisión.

La reclasificación de los pasivos se hará afectando la correspondiente subcuenta de la cuenta 2996-OBLIGACIONES EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, por el valor de la obligación incluidos los intereses causados y demás valores conexos, si corresponden, y como contrapartida las cuentas del pasivo respectivo.

5.1.2 Reclasificación de las cuentas 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA y 2996-OBLIGACIONES EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA hacia las cuentas en las cuales se identifiquen y clasifiquen los bienes, derechos y obligaciones según su naturaleza.

Si al concluir el proceso de investigación administrativa se determina que el activo se debe reclasificar en la cuenta donde se identifique y clasifique de acuerdo con su naturaleza, dicha reclasificación se hará por el valor que está registrado en la cuenta 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, discriminando o separando para los derechos, lo correspondiente a los intereses y demás valores conexos, si corresponden, para lo cual las entidades deberán conservar esta información a nivel auxiliar.

En esta reclasificación se debe recuperar la provisión que está registrada en la cuenta 1997-PROVISION PARA BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, teniendo en cuenta los valores provisionados en el período actual, para lo cual se acreditará el gasto; los de períodos anteriores se reconocerán como ingreso por recuperaciones.

Si en este proceso de depuración se efectúa un avalúo de los bienes, al reclasificarlos se deben registrar por el valor que se determine en el avalúo realizado. La diferencia que resulte por la comparación del valor del avalúo con el valor registrado en la cuenta 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA se reconocerá en las subcuentas respectivas de las cuentas del patrimonio denominadas 3138-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE o 3258-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, según corresponda el grupo de patrimonio que cada entidad pública aplique, es decir, Hacienda Pública o Patrimonio Institucional.

Al reclasificar de la cuenta 2996-OBLIGACIONES EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA a las cuentas que correspondan, se reconocerá tanto el valor de la obligación principal como los intereses y demás valores conexos a la misma, ubicándose cada concepto en donde corresponda, para lo cual las entidades deberán conservar esta información a nivel auxiliar.

En todo caso, la utilización y los saldos registrados en estas cuentas no podrán extenderse más allá de la vigencia de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003.

5.2 Eliminación de valores de las cuentas que registran bienes, derechos u obligaciones

Si una vez realizada la depuración se decide eliminar de la información contable los valores registrados en las cuentas correspondientes a los bienes, derechos y obligaciones que representan, el tratamiento contable se efectuará atendiendo el siguiente procedimiento:

Se debe establecer si las investigaciones conducen a efectuar un registro de una responsabilidad en proceso. De ser así, el tratamiento contable se remite al numeral 2.2.4.8.4-RESPONSABILIDADES, reglamentado en el PGCP.

No habiendo lugar al registro de una responsabilidad en proceso, el registro contable de la eliminación tendrá como contrapartida las subcuentas respectivas de las cuentas del patrimonio, denominadas 3138-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE o 3258-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, según corresponda el grupo de patrimonio que cada entidad pública aplique, es decir, Hacienda pública o Patrimonio Institucional.

La eliminación se hará de las cuentas en donde estén registrados los bienes, derechos o las obligaciones, es decir de las cuentas 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA y 2996-OBLIGACIONES EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, y no tendrá efecto en las cuentas de patrimonio si el valor en libros del bien es igual a cero (0) o el valor del derecho se encuentra provisionado en el ciento por ciento (100%) porque se debe hacer uso de la respectiva provisión.

Los bienes inmuebles registrados en los activos del ente público que, por carecer de los documentos soportes que avalen su titularidad o propiedad, deban retirarse temporalmente y registrarse en CUENTAS DE ORDEN, tendrán el mismo tratamiento contable definido, es decir, se afectarán como contrapartida las subcuentas respectivas de las cuentas del patrimonio, denominadas 3138-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE o 3258-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, según corresponda el grupo de patrimonio que cada entidad pública aplique, es decir, Hacienda pública o Patrimonio Institucional.

5.3 Incorporación de valores en las cuentas que registran bienes, derechos u obligaciones

Si con la gestión administrativa y la depuración contable adelantada se determina la existencia de bienes, derechos u obligaciones que no están registrados contablemente, su incorporación procede siempre que no opere alguna de las causales relacionadas en el artículo 4º de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003.

En este caso el registro contable afectará las correspondientes cuentas del activo y/o pasivo y como contrapartida se afectarán las subcuentas respectivas de las cuentas del patrimonio, denominadas 3138-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE o 3258-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, según corresponda el grupo de patrimonio que cada entidad pública aplique, es decir, Hacienda pública o Patrimonio Institucional.

El valor por el cual se incorporan los bienes corresponde al costo actual o de reposición, según lo establecido en el numeral 1.2.7.1 del PGCP. Por su parte, el valor por el cual se reconocen los derechos y las obligaciones será el que resulte de la cuantificación del valor principal y sus conexos, en las respectivas cuentas.

Para la incorporación de activos que en períodos contables anteriores, o en el proceso de ejecución o construcción, fueron registrados en cuentas de gastos y que por sus características se deban incluir en el Balance, como por ejemplo, Bienes de Beneficio y Uso Público o Recursos Naturales y del Ambiente, el registro contable afectará el activo de que se trate y como contrapartida se utilizarán las subcuentas respectivas de las cuentas del patrimonio, denominadas 3138-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE o 3258-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, según corresponda el grupo de patrimonio que cada entidad pública aplique, es decir, Hacienda Pública o Patrimonio Institucional.

5.4 Registros en cuentas de orden

5.4.1 Reclasificación de cuentas reales o de balance a Cuentas de Orden

Una vez realizada la eliminación del valor de los bienes, derechos y obligaciones que estaban registrados en las cuentas reales o de balance, la reclasificación a cuentas de orden se justifica siempre que el ente público considere alguna probabilidad de recuperar o aclarar los valores eliminados.

El registro contable en las cuentas de orden afectará la respectiva subcuenta de la cuenta 8316-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, por el valor del bien o el derecho eliminado, que incluye intereses y demás valores conexos. Tratándose de las obligaciones eliminadas, el registro contable en las cuentas de orden afectará la subcuenta 939090-OTRAS CUENTAS ACREEDORAS DE CONTROL.

Con relación a los bienes inmuebles que por carecer de los documentos soporte se reclasifican a cuentas de orden, de los cuales se hizo referencia en el numeral 5.2 de la presente Circular Externa, estos se reconocerán en la respectiva subcuenta de la cuenta 8330-BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR, hasta tanto se obtengan los documentos para su reincorporación en los activos correspondientes.

5.4.2 Registros de bienes que no están contabilizados.

Cuando se determine la existencia de bienes que no están registrados contablemente, ni existen los documentos soporte que le permitan al ente público garantizar la propiedad, estos serán reconocidos en la contabilidad mediante el registro inicial en CUENTAS DE ORDEN, en la respectiva subcuenta de la cuenta 8330-BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR, mientras se obtienen los documentos que permit an garantizar la propiedad para que sean incorporados en las cuentas reales del activo correspondiente, como se anotó en el numeral anterior.

Al decidirse su incorporación en los activos, el valor por el cual se reconocerán deberá corresponder al costo actual o de reposición y el registro contable es el especificado en el numeral 5.3 de la presente Circular Externa.

5.5 Ajustes de saldos contables con el valor determinado en la toma física de bienes

Las entidades ajustarán a los valores reales los saldos de las cuentas que correspondan a bienes mediante avalúos o precios de referencia que se establezcan en el proceso de depuración. Las entidades públicas, cuyas cuentas de PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO están registrados en forma global, deberán realizar la toma física de los bienes y proceder a su correspondiente valoración, con el propósito de individualizarlos y comparar los saldos obtenidos con los valores reconocidos en las respectivas cuentas del activo.

En el proceso de toma física de bienes pueden presentarse dos situaciones:

a) Bienes que aparecen en la toma física pero no están registrados en la contabilidad. En este caso, si con la información y documentación obtenidas se llega a determinar que es necesario incorporar estos bienes en la contabilidad, el tratamiento contable corresponde según lo establecido en los numerales 5.3 y 5.4.2 de la presente circular externa;

b) Bienes que están registrados en la contabilidad, pero no aparecen en la toma física. En este caso, el tratamiento contable corresponde según lo establecido en el numeral 5.2 de la presente Circular Externa.

5.5.1 Tratamiento contable de los valores registrados en forma global

En el proceso de ajuste y actualización de los saldos de la contabilidad, registrados en forma global, deben tenerse en cuenta los siguientes pasos:

1. Toma física.

2. Valoración de los bienes, y

3. Registro del valor actual.

5.5.1.1 Procedimiento general

1. Toma física

a) Llevar a cabo la toma física de los bienes;

b) Agrupar los bienes según las cuentas del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO del PGCP;

c) Así mismo, deberá calcularse la vida útil restante para cada uno de los bienes identificados en la toma física.

2. Valoración de los bienes

a) Asignar a cada bien el valor actual mediante avalúo o precio de referencia, aplicando cualquier método de reconocido valor técnico.

3. Registro del valor actual

Una vez obtenido el valor actual mediante el procedimiento anterior, el registro contable corresponderá así:

a) Se incorpora el valor individual obtenido en la toma física mediante avalúo o precio de referencia, para cada una de las subcuentas que conforman el grupo16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO del PGCP;

b) Se elimina el valor que aparece registrado como costo histórico y el de las cuentas valuativas (depreciación acumulada, provisiones, valorizaciones, amortizaciones). Para el caso de las valorizaciones se deberá tener en cuenta que el registro contable corresponderá con el de su respectivo superávit por valorización;

c) La diferencia obtenida de comparar el valor en libros con el valor actual de la toma física de bienes individualizado que se acaba de determinar, se reconocerá en las subcuentas respectivas de las cuentas del patrimonio, denominadas 3138-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE o 3258-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, según corresponda el grupo de patrimonio que cada entidad pública aplique, es decir, Hacienda Pública o Patrimonio Institucional.

Es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes tendrán en cuenta las nuevas vidas útiles calculadas en la toma física.

5.5.1.2 Procedimientos alternativos

Las entidades públicas que consideren pertinente no perder el registro histórico de los bienes, y están en la posibilidad de reconstruir con la toma física dichos valores, podrán aplicar un procedimiento alternativo que les permita conservar debidamente actualizados tanto el costo histórico de los bienes, como la depreciación acumulada y la valorización o desvalorización según corresponda.

Igualmente, en desarrollo de este proceso de actualización o ajuste a valores reales de los bienes, puede establecerse una combinación de los dos (2) procedimientos.

5.6 Tratamiento contable de las correcciones de errores y reclasificaciones en registros de períodos anteriores

Cuando en el desarrollo del proceso de saneamiento contable se llegue a establecer que el saldo objeto de depuración corresponde a errores en la contabilización en períodos anteriores, por situaciones relacionadas con doble contabilización, facturas pagadas o cobradas pero no descargadas, cálculos mal realizados, entre otros aspectos, se considera que el tratamiento contable de estas operaciones hace parte del proceso contable ordinario contemplado en el PGCP y, por tanto, la corrección debe afectar las cuentas 4815-AJUSTES DE EJERCICIOS ANTERIORES y 5815-AJUSTES DE EJERCICIOS ANTERIORES, según corresponda y atendiendo sus dinámicas.

Las reclasificaciones a que haya lugar, se harán entre las subcuentas que correspondan y no tendrán efecto en el Patrimonio.

Aunque estas operaciones no se enmarcan propiamente dentro del proceso de saneamiento contable, su tratamiento puede contemplarse en las políticas de saneamiento que establezca el ente público, caso en el cual aquellas que son advertidas en desarrollo del proceso deberán ser informadas al Comité Técnico de Saneamiento Contable de la entidad.

5.7 Tratamiento contable de los saldos existentes en las cuentas de ajustes por inflación

El valor que está registrado en las subcuentas correspondientes a ajustes por inflación de los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden tendrá el siguiente tratamiento contable, el cual se deberá reportar a la Contaduría General de la Nación, a más tardar, en la información con fecha de corte 31 de diciembre de 2004, atendiendo los plazos establecidos en la Resolución 250 de 2003.

5.7.1 Entidades que aplicaban el sistema de ajustes parciales por inflación

E l valor que está registrado en las subcuentas respectivas de ajustes por inflación de los activos, pasivos y cuentas de orden, deberá reclasificarse a las subcuentas correspondientes que revelan el costo histórico y que fueron objeto de reexpresión.

El valor que está registrado en las subcuentas de la cuenta del patrimonio 3250- AJUSTES POR INFLACION, deberá reclasificarse a la cuenta 3208-CAPITAL FISCAL o 3206-CAPITAL PARAFISCAL, según corresponda. En ese mismo sentido, el valor que está registrado en las subcuentas de la cuenta del patrimonio 3135-AJUSTES POR INFLACION deberá reclasificarse a la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL, según corresponda el ente público de que se trate.

5.7.2 Entidades que aplicaban el sistema de ajustes integrales por inflación

El valor que está registrado en las subcuentas respectivas de ajustes por inflación de los activos, pasivos y cuentas de orden, deberá reclasificarse a las subcuentas correspondientes que revelan el costo histórico y que fueron objeto de reexpresión.

El saldo de la cuenta 3245-REVALORIZACION DEL PATRIMONIO se mantendrá hasta cuando el órgano decisorio correspondiente resuelva su capitalización.

Los saldos que presentan las subcuentas 191089-CARGO POR CORRECCION MONETARIA DIFERIDA y 291501-CREDITO POR CORRECCION MONETARIA DIFERIDA continuarán siendo amortizados durante el tiempo determinado inicialmente por el ente público, de acuerdo con la situación específica que originó la corrección monetaria diferida.

Para el ente público sobre el cual se ordene la liquidación, fusión o escisión aplicará lo establecido en el numeral 4.4.1 de la Circular Externa 053 del 18 de diciembre de 2003.

6. Revelación en las notas a los estados contables

En las notas de carácter general deberá indicarse el avance en el proceso de saneamiento contable y las limitaciones en el mismo, y en las notas de carácter específico se indicarán los aspectos adicionales que complementan la información del Instructivo 015 de 2003 haciendo énfasis en las cuentas 1996-BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, 2996-OBLIGACIONES EN INVESTIGACION ADMINISTRATIVA, 3138-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE y 3258-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE.

Las notas a los estados contables se presentarán de acuerdo con la estructura definida en el numeral 1.2.7.3 del PGCP.

7. Vigencia

La presente circular externa será de obligatorio cumplimiento a partir de su publicación en el Diario Oficial, surte efectos contables desde el 1º de enero de 2004, y tendrá vigencia hasta el 31 de diciembre de 2005.

Cordialmente,
Jairo Alberto Cano Pabón,
Contador General de la Nación.
(C.F.)