Circular Externa 020 de 03-09-2012 – II Parte

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1.2.5.1.4. Ejemplo del reporte en formato XML (falta ajustar al último modelo)

A continuación se presenta un ejemplo de reporte de entidades estatales:

<?xml versión=”1.0” encoding=”iso-8859-1” ?>

<reporte>

<encabezado>

<fechaReporte>20090417</fechaReporte>

<codigoCamara>21</codigoCamara>

<nitentidad>8603503201</nitEntidad>

<nombreEntidad>SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA</nombreEntidad>

<seccionalEntidad>NIVEL CENTRAL</seccionalEntidad>

<municipioEntidad>11001</municipioEntidad>

<direccionEntidad>CL 57 NO 10 – 43</direccionEntidad>

<identificacionServidorPublico>79867432</identificacionServidorPublico>

<nombreServidorPublico>JOSE IVAN NIETO TABARES</nombreServidorPublico>

<cargoServidorPublico>JEFE DE COMPRAS</cargoServidorPublico>

<periodoReportado>200903</ periodoReportado>

<totalContratos>3</totalContratos>

<totalMultas>2</totalMultas>

<totalSanciones>3</totalSanciones>

<totalIncumplimientos>1</totalIncumplimientos>

</encabezado>

<contratos>

<contrato>

<numeroContrato>LP-001-2009</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>8600256140</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMARAS DE COMERCIO</nombreProponente>

<fechaAdjudicacion>20090115</fechaAdjudicacion>

<fechaPerfeccionamiento>20090115</fechaPerfeccionamiento>

<fechaInicio>20090119</fechaInicio>

<fechaTerminacion>20090319</fechaTerminacion>

<fechaLiquidacion>20090323</fechaLiquidacion>

<clasificaciones1464></clasificaciones1464>

<codigoActividad>4</codigoActividad>

<codigoCiiu>0312,0416</codigoCiiu>

<tipoContratista>1</tipoContratista>

<valorContrato>1500000</valorContrato>

<valorPagadoContrato>1758000</valorPagadoContrato>

<estadoContrato>4</estadoContrato>

<motivoTerminacionAnticipada></motivoTerminacionAnticipada>

<fechaActoTerminacionAnticipada></fechaActoTerminacionAnticipada>

<indicadorEnvio>0</indicadorEnvio>

<observaciones></observaciones>

</contrato>

<contrato>

<numeroContrato>LP-991-2009</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>8600256140</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMARAS DE COMERCIO</nombreProponente>

<fechaAdjudicacion>20090205</fechaAdjudicacion>

<fechaPerfeccionamiento>20090315</fechaPerfeccionamiento>

<fechaInicio>20090410</fechaInicio>

<fechaTerminacion></fechaTerminacion>

<fechaLiquidacion></fechaLiquidacion>

<clasificaciones1464></clasificaciones1464>

<codigoActividad>1</codigoActividad>

<tipoContratista>2</tipoContratista>

<valorContrato>56900000</valorContrato>

<valorPagadoContrato></valorPagadoContrato>

<estadoContrato>2</estadoContrato>

<motivoTerminacionAnticipada></motivoTerminacionAnticipada>

<fechaActoTerminacionAnticipada></fechaActoTerminacionAnticipada>

<indicadorEnvio>1</indicadorEnvio>

<observaciones></observaciones>

</contrato>

<contrato>

<numeroContrato>LP-991-2009</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>86578945671</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>ABC LTDA</nombreProponente>

<fechaAdjudicacion>20120610</fechaAdjudicacion>

<fechaPerfeccionamiento></fechaPerfeccionamiento>

<fechaInicio></fechaInicio>

<fechaTerminacion></fechaTerminacion>

<fechaLiquidacion></fechaLiquidacion>

<clasificaciones1464></clasificaciones1464>

<codigoActividad></codigoActividad>

<codigoCiiu></codigoCiiu>

<tipoContratista></tipoContratista>

<valorContrato></valorContrato>

<valorPagadoContrato></valorPagadoContrato>

<estadoContrato>5</estadoContrato>

<motivoTerminacionAnticipada>SE DESCRIBE EL MOTIVO O RAZÓN POR LA CUAL SE DECLARO LA TERMINACION ANTICIPADA DEL CONTRATO CON EL PROPONENTE</motivoTerminacionAnticipada>

<fechaActoTerminacionAnticipada>20120615</fechaActoTerminacionAnticipada>

<indicadorEnvio>1</indicadorEnvio>

<observaciones></observaciones>

</contrato>

</contratos>

<multas>

<multa>

<numeroContrato>LP-024-2008</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>8253506718</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente>

<numeroActoAdministrativo>OF-M-10-2009</ numeroActoAdministrativo >

<fechaActoAdministrativo>20090325</fechaActoAdministrativo>

<fechaEjecutoriaActoAdministrativo>20090327</ fechaEjecutoriaActoAdministrativo>

<valorMulta>300</valorMulta>

<valorPagadoMulta>300</valorPagadoMulta>

<estadoMulta>2</estadoMulta>

<numeroActoSuspensionTemporal></numeroActoSuspensionTemporal>

<fechaActoSuspension></fechaActoSuspension>

<numeroActoConfirmacionMulta></numeroActoConfirmacionMulta>

<fechaActoConfirmacionMulta></fechaActoConfirmacionMulta>

<numeroActoRevocacion></ numeroActoRevocacion >

<fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion>

<indicadorEnvio>0</indicadorEnvio>

<observaciones></observaciones>

</multa>

<multa>

<numeroContrato>LP-024-2008</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>8253506718</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente>

<numeroActoAdministrativo >OF-M-10-2009</numeroActoAdministrativo >

<fechaActoAdministrativo>20090325</fechaActoAdministrativo>

<fechaEjecutoriaActoAdministrativo>20090327</ fechaEjecutoriaActoAdministrativo>

<valorMulta>300</valorMulta>

<valorPagadoMulta></valorPagadoMulta>

<estadoMulta>3</estadoMulta>

<numeroActoSuspensionTemporal></numeroActoSuspensionTemporal>

<fechaActoSuspension></fechaActoSuspension>

<numeroActoConfirmacionMulta></numeroActoConfirmacionMulta>

<fechaActoConfirmacionMulta></fechaActoConfirmacionMulta>

<numeroActoRevocacion >OF3117 de 2009</numeroActoRevocacion>

<fechaActoRevocacion>20090415</fechaActoRevocacion>

<indicadorEnvio>1</indicadorEnvio>

<observaciones></observaciones>

</multa>

</multas>

<sanciones>

<sancion>

<numeroContrato>CM-023-2009</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>517112513</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

<numeroActoAdministrativo >OF-15-23</ numeroActoAdministrativo >

<fechaActoAdministrativo>20090327</fechaActoAdministrativo>

<fechaEjecutoriaActoAdministrativo>20090327</ fechaEjecutoriaActoAdministrativo>

<descripcionSancion>SANCION DADO QUE EL SERVICIO PREATADO NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES DE CALIDAD SOLICITADAS.</descripcionSancion>

<estadoSancion>0</estadoSancion>

<condicionIncumplimiento>N</condicionIncumplimiento>

<numeroActoSuspensionTemporal></numeroActoSuspensionTemporal>

<fechaActoSuspension></fechaActoSuspension>

<numeroActoConfirmacionSancion></numeroActoConfirmacionSancion>

<fechaActoConfirmacionSancion></fechaActoConfirmacionSancion>

<numeroActoRevocacion ></numeroActoRevocacion>

<fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion>

<indicadorEnvio>0</indicadorEnvio>

<observaciones></observaciones>

</sancion>

<sancion>

<numeroContrato>CM-023-2009</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>517112513</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

< numeroActoAdministrativo >OF-15-23</ numeroActoAdministrativo >

<fechaActoAdministrativo>20090327</fechaActoAdministrativo>

<fechaEjecutoriaActoAdministrativo>20090327</ fechaEjecutoriaActoAdministrativo>

<descripcionSancion>INHABILIDAD CONTRATAR 5 AÑOS</descripcionSancion>

<estadoSancion>0</estadoSancion>

<condicionIncumplimiento>S</condicionIncumplimiento>

<numeroActoSuspensionTemporal></numeroActoSuspensionTemporal>

<fechaActoSuspension></fechaActoSuspension>

<numeroActoConfirmacionSancion></numeroActoConfirmacionSancion>

<fechaActoConfirmacionSancion></fechaActoConfirmacionSancion>

<numeroActoRevocacion ></numeroActoRevocacion >

<fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion>

<indicadorEnvio>0</indicadorEnvio>

<observaciones></observaciones>

</sancion>

<sancion>

<numeroContrato>CM-023-2009</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>517112513</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

<numeroActoAdministrativo >OF-15-23</ numeroActoAdministrativo >

<fechaActoAdministrativo></fechaActoAdministrativo>

<fechaEjecutoriaActoAdministrativo></ fechaEjecutoriaActoAdministrativo>

<descripcionSancion> </descripcionSancion>

<estadoSancion></estadoSancion>

<condicionIncumplimiento>N</condicionIncumplimiento>

<numeroActoSuspensionTemporal></numeroActoSuspensionTemporal>

<fechaActoSuspension></fechaActoSuspension>

<numeroActoConfirmacionSancion></numeroActoConfirmacionSancion>

<fechaActoConfirmacionSancion></fechaActoConfirmacionSancion>

<esIncumplimiento></esIncumplimiento>

<numeroActoRevocacion ></numeroActoRevocacion >

<fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion>

<indicadorEnvio>2</indicadorEnvio>

<observaciones>SE ELIMINA YA QUE POR ERROR LA SANCION LE FUE IMPUESTA AL PROPONENTE EQUIVOCADO</observaciones>

</sancion>

<sancion>

<numeroContrato>CM-023-2009</numeroContrato>

<tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion>

<numeroIdentificacion>517112513</numeroIdentificacion>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

< numeroActoAdministrativo >OF-15-23</ numeroActoAdministrativo >

<fechaActoAdministrativo>20090327</fechaActoAdministrativo>

<fechaEjecutoriaActoAdministrativo>20090327</ fechaEjecutoriaActoAdministrativo>

<descripcionSancion>INHABILIDAD PARA CONTRATAR 5 AÑOS</descripcionSancion>

<estadoSancion>0</estadoSancion>

<condicionIncumplimiento>N</condicionIncumplimiento>

<numeroActoSuspensionTemporal></numeroActoSuspensionTemporal>

<fechaActoSuspension></fechaActoSuspension>

<numeroActoConfirmacionSancion></numeroActoConfirmacionSancion>

<fechaActoConfirmacionSancion></fechaActoConfirmacionSancion>

<numeroActoRevocacion ></numeroActoRevocacion >

<fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion>

<indicadorEnvio>0</indicadorEnvio>

<observaciones></observaciones>

</sancion>

</sanciones>

</reporte>

1.2.5.1.5. Causales de rechazo por parte de la Cámara de Comercio

a) Si es un documento XML que no está bien formado de acuerdo con las especificaciones técnicas y de contenido establecidas en la presente circular.

b) Cuando el servidor público que reporta la información no concuerde con el que se encuentre en la base de datos (servidor público autorizado para realizar el reporte). Esta validación se hace contra el número de identificación reportado en el registro “encabezado”.

c) Cuando el contenido de los campos total de contratos, multas, sanciones e incumplimientos reportadas en el registro tipo “encabezado” no correspondan con la cantidad de registros de cada tipo reportados en el XML.

d) En caso de contratos aplicarán las siguientes causales

• Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda con el definido en las especificaciones técnicas.

• Cuando el número del contrato esté en blancos o vacío o cero.

• Cuando la fecha de adjudicación esté vacía o en ceros.

• Cuando la cédula de ciudadanía o el NIT del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos) y/o no incluya el dígito de verificación para el caso del NIT.

• Cuando el nombre del proponente sea reportado vacío o en blancos.

• Cuando el contrato se reporte como iniciado y la fecha de inicio sea reportada vacía o en blancos.

• Cuando se reporte el estado de terminado o finalizado y la fecha de terminación se reporte vacía o en blancos.

• Cuando se reporte el estado liquidado o caducado y la fecha de liquidación se reporte vacía o en blancos.

• Cuando los CIIUs reportados para el contrato no correspondan con los utilizados por la DIAN.

e) En caso de multas aplicarán las siguientes causales.

• Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda con el definido en las especificaciones técnicas.

• Cuando el número del contrato afectado por la multa esté en blancos o vacío o cero

• Cuando la cédula de ciudadanía o el NIT del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos) y/o no incluya el dígito de verificación para el caso del NIT.

• Cuando el nombre del proponente sea reportado vacío o en blancos.

• Cuando el número del acto administrativo sea reportado vacío o en blancos.

• Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con el formato establecido.

• Cuando la fecha de la ejecutoria del acto administrativo sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con las especificaciones técnicas definidas.

• Cuando el valor de la multa sea reportado en ceros, vacío o contenga caracteres no numéricos (puntos, comas, guiones, signos, letras).

• Cuando habiendo reportado el tag “estadoMulta” en 3 (revocada) no se reporte la fecha del acto de revocación ni el número del acto de revocación o dichos campos (tags) no cumplan con la especificación técnica.

• Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 1 o 2 (Modificación o eliminación) el conjunto de campos (tags) numeroContrato, tipoIdentificacion, numeroIdentificacion y numeroActoAdministrativo NO HUBIESE SIDO REPORTADA PREVIAMENTE.

• Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 0 (Nuevo) el conjunto de campos (tags) numeroContrato, tipoIdentificacion, numeroIdentificacion y numeroActoAdministrativo ESTE PREVIAMENTE REPORTADA.

• Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 2 (eliminación) no se describan las observaciones correspondientes.

f) En caso de sanciones.

• Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda con el definido en las especificaciones técnicas.

• Cuando el número del contrato afectado por la sanción esté en blancos o vacío o cero

• Cuando la cédula de ciudadanía o el NIT del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos) y/o no incluya el dígito de verificación para el caso del NIT.

• Cuando el nombre del proponente sea reportado vacío o en blancos.

• Cuando el número del acto administrativo sea reportado vacío o en blancos.

• Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con el formato establecido.

• Cuando la fecha de la ejecutoria del acto administrativo sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con las especificaciones técnicas definidas.

• Cuando la descripción de la sanción y sus tiempos sea reportado vacío o en blancos.

• Cuando habiendo reportado el tag “estadoSancion” en 3 (revocado) no se reporte la fecha del acto de revocación ni el número del acto de revocación o dichos campos (tags) no cumplan con la especificación técnica.

• Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 1 o 2 (Modificación o eliminación) el conjunto de campos (tags) numeroContrato, tipoIdentificacion, numeroIdentificacion y numeroActoAdministrativo NO HUBIESE SIDO REPORTADA PREVIAMENTE.

• Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 0 (Nuevo) el conjunto de campos (tags) numeroContrato, tipoIdentificacion, numeroIdentificacion y numeroActoAdministrativo ESTÉ PREVIAMENTE REPORTADA.

• Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 2 (eliminación) no se describan las observaciones correspondientes.

• Cuando el tag “condicionIncumplimiento” se reporte vacío o se reporte con un contenido diferente al establecido en la especificación técnica.

Un contrato podrá ser reportado tantas veces como sea necesario en reportes o meses diferentes dado que cambien las condiciones del mismo en cuanto al estado del contrato (adjudicado, en ejecución, ejecutado/terminado, liquidado).

Las Cámaras de Comercio, a través del RUE, revisarán los registros enviados en cada reporte y si aplica la inscripción individual de un registro procederán a registrarla. En caso que no proceda la inscripción de un registro específico de un reporte, este será devuelto y se indicarán las causaciones del rechazo, identificando claramente el registro rechazado.

1.2.5.1.6. Manejo de la información recibida por parte de las Cámaras de Comercio

1.2.5.1.6.1. Manejo centralizado de la información de Contratos, Multas, sanciones e incumplimientos

Teniendo en cuenta que las Cámaras de Comercio deben certificar la inhabilidad por incumplimiento reiterado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011 y el parágrafo 4° del artículo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012, en los certificados de proponentes que se expidan, se hace necesario blindar el sistema contra posibles fraudes y omisiones, voluntarias o involuntarias que puedan afectar la correcta certificación. En este orden de ideas en el RUES deberá existir una base de datos única y centralizada de contratos, multas, sanciones y sanciones con condición de incumplimientos que permita identificar por cada proponente (por el NIT o Cédula de Ciudadanía), qué registros le han sido reportados, SIN IMPORTAR para el efecto, el domicilio principal del proponente.

1.2.5.1.6.2. Responsabilidad de la información reportada por las entidades estatales a las cámaras de comercio

La información remitida por las entidades estatales en virtud de la normatividad citada, no será verificada por las cámaras de comercio. Por lo tanto las controversias respecto de la información remitida por las entidades estatales deberán surtirse ante la entidad estatal correspondiente y no podrán debatirse ante las cámaras de comercio.

1.2.5.1.6.3. Almacenamiento y archivo de la información enviada por las entidades públicas a las Cámaras de Comercio

 

Las cámaras de comercio, a través del RUES, deberán almacenar el documento XML recibido, sin alteraciones del mismo y garantizar su permanencia en el tiempo, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

1.2.5.1.7. Corrección o modificación del reporte de contratos, multas y sanciones ya reportados e inscritos con anterioridad

 

Cuando la entidad estatal determine que se deba corregir o modificar un contrato, multa, sanción o sanción por incumplimiento presentada con anterioridad, deberá reportar nuevamente el archivo XML que contenga el registro con la información completa, es decir, los formatos de encabezado, contrato, multas, sanciones y sanciones por incumplimiento si es del caso, mencionando como indicador de envío el número 1 (modificación).

En el XML donde se reporte la modificación o corrección DEBERÁN ENVIARSE ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE AQUELLOS REGISTROS SUSCEPTIBLES DE SER MODIFICADOS; bajo ninguna circunstancia se deberá enviar de nuevo todo el reporte (XML) original.

Las correcciones o modificaciones que realicen las entidades estatales serán responsabilidad directa de la entidad estatal.

1.2.5.1.8. Certificación de contratos, multas y sanciones que se encuentren en trámite de registro

En el evento que una entidad estatal realice un reporte de contratos, multas o sanciones del proponente inscrito y no se haya generado en la cámara correspondiente el registro del reporte, el certificado del RUP del proponente deberá incluir un aviso de alerta que indique “actualización en curso por reporte de información de entidad estatal”.

1.2.5.1.9. Certificación de inhabilidad por incumplimiento reiterado

En el certificado RUP del proponente se deberá indicar la inhabilidad por incumplimiento reiterado establecido en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, incluyendo los reportes que generaron dicha inhabilidad. Para efectos de esta certificación, las cámaras de comercio tendrán en cuenta la fecha de inscripción de los reportes de multas y sanciones con características de incumplimiento informados por las entidades estatales a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011, es decir a partir del 11 de julio de 2011.

Para el efecto, las Entidades responsables del reporte de esta información a las cámaras de comercio deberán informar a estas a más tardar dentro del mes siguiente a la expedición de la presente circular, las sanciones impuestas que tengan característica de incumplimiento y que deban ser tenidas en cuenta para determinar la condición de inhabilidad por incumplimiento reiterado de los proponentes.

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo cuarto del artículo 6.1.3.5. del Decreto 734 de 2012, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Las entidades estatales tienen la obligación de informar a las cámaras de comercio el carácter de incumplimiento que tengan las sanciones reportadas a partir del 12 de julio de 2011, fecha en la cual entró en vigencia el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011. Esta información se reportará a través del aplicativo de Confecámaras dispuesto para el reporte de contratos, multas y sanciones en los términos del artículo 6.1.3.5. del Decreto 734 de 2012 y conforme a las especificaciones técnicas establecidas en esta Circular.

Respecto a los reportes de sanciones ya realizados por las diferentes entidades estatales a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011, con base en las especificaciones técnicas de las Circulares 2 y 6 de 2009, estas deberán ser modificadas por la misma entidad estatal que realizó el reporte, indicando la condición de “incumplimiento” de la sanción a través del nuevo aplicativo con las especificaciones de la presente Circular.

Las cámaras de comercio notificarán a las entidades del Estado sobre la obligación antes mencionada, y darán las instrucciones necesarias para realizar la modificación del reporte de las sanciones que tengan la condición de “incumplimiento”.

A su vez, las cámaras de comercio deberán ajustar el sistema de reporte de contratos multas y sanciones con los cambios solicitados en esta Circular, así como sus sistemas locales para registrar los contratos, multas y sanciones reportados de acuerdo con el nuevo formato.

Por su parte, Confecámaras deberá adecuar la plataforma tecnológica actual para consolidar la información de contratos, multas y sanciones. Estos ajustes deben incorporar la posibilidad de consultar, por parte de las entidades del Estado y de los entes de control en general, la información de contratos, multas y sanciones que las entidades le hubieren reportado a los proponentes.

De igual manera, Confecámaras deberá consolidar en el RUES la información de contratos, multas y sanciones y ajustar el sistema de información para que certifique en forma automática la inhabilidad por incumplimiento reiterado, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.

1.2.5.1.10. Apoyo a los procesos de transparencia en la contratación y la lucha anticorrupción

Dando alcance a lo establecido en el artículo 15 del Decreto-ley 19 de 2012, las Cámaras de Comercio deberán complementar las consultas que habiliten para los funcionarios de las Entidades del Estado, presentando la información de contratos, multas y sanciones que un proponente (Identificado con NIT o Cédula de Ciudadanía) hubiere tenido en los últimos 5 años, sin importar la ubicación geográfica de la Entidad que la hubiere impuesto.

1.2.6. Horario y lugar de atención al público

Para efectos del Registro de Proponentes, las cámaras de comercio deberán prestar el servicio dentro del mismo horario de atención al público previsto para el Registro Mercantil y en todas sus oficinas y seccionales.

1.2.7. Sin perjuicio de lo expuesto en la presente Circular, las cámara de comercio deberán dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Decreto 734 de 2012 o a las normas que lo modifiquen, aclaren o complementen”.

4. Vigencia

La presente circular externa rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Atentamente,

El Superintendente de Industria y Comercio,

José Miguel de la Calle Restrepo.

ANEXO N° 4.10

SOLICITUD USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA EL SERVICIO DE REMISIÓN DE INFORMACIÓN DE CONTRATOS, MULTAS Y SANCIONES POR PARTE DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO Y DE LAS DEMÁS ENTIDADES QUE DEBAN ENVIAR EL REPORTE DE QUE TRATA EL ARTÍCULO 90 DE LA LEY 1474 DE 2011

La Ley 1150 de 2007 en el artículo 6°, numeral 6.2, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.

Por su parte, el Decreto 734 de 2012 en su artículo 6.1.3.5, establece la información que deberá ser remitida por medios electrónicos a las Cámaras de Comercio que tengan jurisdicción en el domicilio del inscrito e indica que tal información debe enviarse en forma mensual, a más tardar el día 15 de cada mes.

Para la remisión de la información relacionada con los contratos, sanciones y multas, que deberá realizarse a través de Internet, las Cámaras de Comercio proporcionan un servicio web al cual podrán conectarse las Entidades Estatales para diligenciar o enviar el reporte correspondiente.

Señores Cámara de Comercio de ______________________________________ solicitamos la creación de un usuario para la remisión de la información de contratos, multas y sanciones en cumplimiento al artículo xx del Decreto xxxx de xxxx. Los datos relacionados con el servidor público que remitirá la información, según documento que acredita su vinculación con la Entidad, son los siguientes:

Nombre completo de la entidad: _________________________________________

Seccional, área o dependencia: __________________________________________

NIT de la entidad: ____________________________________________________

Dirección de la entidad: ________________________________________________

Teléfono: ___________________________________________________________

Municipio del domicilio de la entidad: _____________________________________

Nombre del servidor público encargado de remitir la información:_________________

Tipo de Identificación del servidor público (cédula, pasaporte, cédula de extranjería, etc.): ________________________________________________________________

Número de Identificación del servidor público: ____________________________

Cargo del servidor público: _____________________________________________

Dirección de correo electrónico: _________________________________________

Nombre del Representante Legal: _______________________________________

Cédula del Representante Legal: _________________________________________

Cargo del Representante Legal: __________________________________________

La Entidad y el servidor público comprenden que el objetivo de esta clave es proporcionar seguridad en la realización de cualquier transacción que involucre el traspaso de información confidencial. El servidor público entiende que la confidencialidad de la información depende también de él, por lo que se compromete por medio de la presente a cuidar y resguardar adecuadamente la clave secreta, asumiendo la divulgación que de ella haga a un tercero, el cual se asumirá que ha sido autorizado por el servidor público para remitir la información respectiva.

Una vez que se ingrese la Clave Secreta, toda la información transmitida y recibida viaja en forma segura a través de un sistema confiable y de una tecnología llamada “Encriptación”, que codifica los datos con código secreto de manera que nadie puede encontrar sentido al mensaje mientras se está transmitiendo. Cuando el mensaje llega a su destino, el programa decodifica la información.

El servidor público asume la responsabilidad total del uso, tanto de la clave de usuario, así como de la veracidad de la información en el cumplimiento de sus obligaciones, otros deberes formales y la utilización de los servicios que se ponga a su disposición a través de internet para el reporte de la información a que hace mención el artículo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012.

La suscripción y envío del presente documento implica la aceptación de todas y cada una de las disposiciones establecidas para el uso adecuado de servicio de envío de información a las cámaras de comercio y la responsabilidad indicada en el numeral 6.2 del artículo 6º de la Ley 1150 de 2007.

Adjunto a esta solicitud se incluye la acreditación de la representación legal de la Entidad y de la vinculación del funcionario que por medio del presente documento se designa como remisor de la información.

Firmas:

_________________________________

REPRESENTANTE LEGAL ENTIDAD

Cédula

Aceptación:

_________________________________

SERVIDOR PÚBLICO

Cédula

LISTA DE CHEQUEO (DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR) AL SOLICITAR SU REGISTRO PARA TRÁMITE DE INFORMACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS O AL SOLICITAR UNA MODIFICACIÓN DEL MISMO

Asignación usuario y contraseña

□ Norma de creación de la Entidad Estatal

□ Copia del Rut

□ Decreto o resolución de nombramiento del Representante legal de la entidad

□ Acta de posesión del Representante legal de la entidad

□ Decreto o resolución de nombramiento del servidor público encargado de Remitir la información

□ Acta de posesión del servidor público encargado de Remitir la información

□ Copia de la cédula de ciudadanía del Representante legal de la entidad

□ Copia de la cédula de ciudadanía servidor público encargado de Remitir la información

Modificación Datos Servidor Público encargado de remitir la información de contratos multas y sanciones

□ Carta remisoria o copia auténtica de la misma, firmada por el Representante Legal de la Entidad informando solicitud pertinente

□ Decreto o resolución de nombramiento del servidor público encargado

□ Acta de posesión del servidor público

□ Copia de la cédula de ciudadanía servidor público

Modificación Datos Representante legal de la entidad

□ Carta remisoria o copia auténtica de la misma, firmada por el Representante Legal de la Entidad informando solicitud pertinente

□ Decreto o resolución de nombramiento del Representante legal de la entidad

□ Acta de posesión del Representante legal de la entidad

□ Copia de la cédula de ciudadanía del Representante legal de la entidad

Revocatoria de clave

□ Carta remisoria o copia auténtica de la misma, firmada por el Representante Legal de la Entidad informando solicitud pertinente

Suspensión de clave

□ Carta remisoria o copia auténtica de la misma, firmada por el Representante Legal de la Entidad informando solicitud pertinente

Activación de Clave

□ Carta remisoria o copia auténtica de la misma, firmada por el Representante Legal de la Entidad informando solicitud pertinente

Cambio de Nombre de la Entidad Estatal

□ Norma mediante la cual se realizó el cambio

□ Copia del Rut