Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Una vez que el ejercicio contable se ha cerrado (normalmente con fecha diciembre 31 de cada año) y se han expedido y aprobado los respectivos Estados financieros de dicho ejercicio, es posible que al interior de la contabilidad se detecte que cierta operación (de compra, o venta, o préstamo o aumento de de capital, etc) no fue reconocida en forma oportuna en ese año ya cerrado (es decir, se omitió el registro oportuno de tales actos)
O es posible igualmente que ciertas transacciones que sí fueron oportunamente registradas hayan tenido algún tipo de error en su cálculo o registro.
Cuando ese tipo de situaciones se presenten, es necesario dar aplicación a lo que se encuentra dispuesto en el artículo 106 del decreto 2649 de 1993 en donde leemos:
“ART. 106.—Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren”.
(el subrayado es nuestro)
Como se ve, esta norma nos indica que el periodo o periodos anteriores ya cerrados no se pueden afectar con esos actos omitidos o errores que fueron detectados después del respectivo cierre y que más bien es en aquel periodo en donde se detectó el error o la omisión donde se debe hacer la corrección o el registro respectivo.
Esta disposición, desde el punto de vista mercantil, es una disposición que en el caso de las sociedades comerciales puede ser ventajosa o desventajosa dependiendo de si en la sociedad los socios o accionistas que estaban al cierre de esos años anteriores son o no los mismos que continúan siendo socios o accionistas al momento en que se hace la rectificación contable.
Por ejemplo, si se trata del reconocimiento de un ingreso que pertenecía a un ejercicio anterior, tal ingreso significa entonces que en ese año anterior ya cerrado los socios de ese año dejaron de recibir un mayor dividendo que será recibido por los socios que pertenezcan a la sociedad en el año en que se hace el reconocimiento.
Por tanto, si los socios o accionistas han cambiado, esos socios que se fueron de la sociedad se vieron perjudicados y los nuevos socios o accionistas se ven beneficiados. Pero si no hubo cambio en los socios o acciones de un año a otro, no hay entonces detrimento para los socios.
Y cuando el error consista por ejemplo en el reconocimiento de un gasto no registrado oportunamente (o registrado por un menor valor), la situación, si ha habido cambio de socios o accionistas, sería totalmente contraria a la que ya ejemplarizamos con el caso de la omisión de ingresos. Los socios que se fueron recibieron un mayor dividendo y los nuevos verán afectados su futuro reparto de utilidades. Pero si no hubo cambios de socios o accionistas, no habría entonces traumatismos en esa parte.
De otra parte, y pensando en los efectos fiscales que tiene el reconocimiento de estos errores u omisiones que son de ejercicios anteriores, en ese caso se debe tener presente que si las declaraciones de renta, impuesto al patrimonio, IVA, retenciones en la fuente, etc. de esos años anteriores son declaraciones que ya están en firme o que ya no tienen oportunidad para ser corregidas, entonces en ese caso no habría obligación de tener que ir a corregir las declaraciones de tales años (nota: sobre el plazo que se tiene para hacer correcciones validamente a una declaración, consulta nuestro anterior editorial “Cual es la oportunidad para hacer correcciones a una declaración tributaria”?)
Pero si esa declaración fiscal anterior aún no se encuentra en firme, entonces en ese caso sí habría que hacer el reconocimiento del acto omitido o la rectificación del error cometido en ese mismo año fiscal al que correspondía la operación y no en el año fiscal en que se detecta la omisión o el error.
Por tanto, cuando se cierre el nuevo ejercicio contable donde se hicieron los reconocimientos de esas omisiones o rectificación de errores de ejercicios anteriores, se deberán hacer las conciliaciones respectivas para que esos registros no pasen a la parte fiscal de ese nuevo ejercicio.
Por último, si la persona o entidad que detecta el error o la omisión de un ejercicio contable anterior es una persona o entidad que debía haber reportado esa información en los reportes de información exógena a la DIAN, en ese caso es posible que la declaración tributaria (renta, IVA o Retefuente) ya estén en firme pero no así sus reportes de información exógena y por tanto habría necesidad de entrar a corregir tales reportes (consúltese nuestro anterior editorial: “Cual es el periodo de firmeza de los Medios Magnéticos?”
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
