Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En las empresas, cuando se trata de efectuar los pagos por salarios y demás prebendas laborales a los trabajadores, es común ver que tales pagos no siempre se realizan en forma directa (con dinero) a dicho trabajador sino que los mismos se suelen complementar con ciertos pagos hechos a terceros pero que son claramente para beneficio del asalariado (pagos indirectos).
Entre esos pagos a terceros pero en beneficio del trabajador figuran por ejemplo el pago de la alimentación, o el pago de un plan de telefonía celular, o el pago de un curso académico, o el pago con bonos para gasolina o mercado, o el envío de aportes extraordinarios a los fondos de pensiones, etc. etc.
Aunque esos pagos se efectúen a terceros, sería claro que si los mismos son en realidad para beneficio del trabajador, son valores que se constituyen entonces en un ingreso fiscal para el trabajador (siempre y cuando no exista alguna norma especial, como la contenida en el artículo 387-1 del Estatuto Tributario, y con la cual se establezca lo contrario; esa norma habla de que ciertos pagos por alimentación serían ingreso para el tercero y no para el trabajador)
Lo anterior incluso está sustentado en la norma contenida en el artículo 5 del Decreto 3750 de 1986 donde se lee:
“ART. 5º—Para efectos de lo previsto en los artículos anteriores, constituyen pagos indirectos hechos al trabajador, los pagos que efectúe el patrono a terceras personas, por la prestación de servicios o adquisición de bienes destinados al trabajador o a su cónyuge, o a personas vinculadas con él por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, siempre y cuando no constituyan ingreso propio en cabeza de las personas vinculadas al trabajador y no se trate de las cuotas que por ley deban aportar los patronos a entidades tales como el Instituto de Seguros Sociales, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje y las cajas de compensación familiar.
Se excluyen los pagos que el patrono efectúe por concepto de educación, salud y alimentación, en la parte que no exceda del valor promedio que se reconoce a la generalidad de los trabajadores de la respectiva empresa por tales conceptos, y siempre y cuando correspondan a programas permanentes de la misma para con los trabajadores.”
Por razón de lo anterior, si los pagos a terceros son un ingreso fiscal para el trabajador, entonces en la contabilidad deben quedar registrados con el NIT del propio asalariado dentro de la cuenta “gastos laborales” y no con el NIT. de ese tercero.
Para que eso se cumpla, lo que se tiene que verificar es que en las empresas, cuando se contabilice la nómina, el pago por salarios que se registraría con el NIT del asalariado deberá reflejar el valor total global que se le hará (pago directo más pagos indirectos), y que luego, en las columnas de “deducciones o descuentos”, se le resten y se registren como pasivos los valores que se le pagarán a los terceros por los beneficios que la empresa le está cubriendo al asalariado.
Lo anterior implica entonces que cuando esos terceros hagan llegar las facturas por los servicios que la empresa les contrató en beneficio de los asalariados (ejemplo la factura de la telefonía celular, o del restaurante, o de los cursos académicos, etc.), dicha factura no debería venir a nombre de la empresa sino del asalariado mismo.
Si no se siguen las anteriores recomendaciones, y sucede que la empresa cuando contabiliza la nómina solo registra con el nit del asalariado el pago directo al trabajador, y por aparte registra con el nit del tercero los pagos indirectos en beneficio del trabajador, entonces se terminarían presentando bastantes errores tributarios tales como:
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
