Concepto 018743 de 15-07-2016

DIAN
Concepto 018743
15-07-2016

Tema: Documentos Equivalentes a la Factura
Descriptores: Documentos Equivalentes a la Factura
Fuentes Formales: Estatuto Tributario, Artículo 615; Decreto 1165 de 1996, Artículo 6; Decreto 2242 de 2015, Artículo 3; Decreto 522 de 2003, Artículo 3; Resolución 19 de 2016, Artículo 7; Decreto 390 de 2016, Artículos 3, 5, 674

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De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de esta Subdirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad.

Mediante el radicado de la referencia el peticionario consulta si es posible:

a) Que un documento equivalente esté suscrito por quien lo emite a través de mecanismos digitales, por ejemplo un digital pad.
b) Presentar un documento impreso con la firma digitalizada a través del digital pad como un documento original y válido para fines contables y tributarios.
c) Presentar una factura con firma del emisor digitalizada a través del digital pad o escaneada ¿cuál sería su validez probatoria?
d) Que la documentación requerida para la exportación de minerales y metales preciosos, la cual hoy en día se requiere en copia simple, pueda ser presentada en medio magnético (memoria USB, mensaje de datos o CD) de forma digitalizada, es decir escaneada.

Sobre el particular se considera:

El artículo 615 del Estatuto Tributario consagra para efectos tributarios, la obligación de expedir factura o documento equivalente y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera

En ese sentido al consultar normas como el artículo 6º del Decreto 1165 de 1996 y el artículo 3º del Decreto 522 de 2003 que consagran los requisitos de los documentos equivalentes a la factura, no se encuentra el de la firma de quien los expide.

Este Despacho hace énfasis en que los requisitos exigidos en estas normas son para efectos tributarios, sin perjuicio de la existencia de otros que sean necesarios dentro de la operación económica, a juicio de las partes.

Así las cosas el documento equivalente a que se refiere el peticionario deberá cumplir los requisitos anteriormente señalados, sin que para efectos tributarios se requiera la firma de quien los expide, por lo que las alternativas a) y b) puestas a consideración deberán sujetarse a este criterio, sin que se pueda certificar por parte de este Despacho su validez para fines contables y tributarios, pues no le está atribuida esa competencia.

En este punto lo único que se puede indicar, con base en la interpretación de las normas en comento, es que constituirá prueba para soportar los correspondientes costos y deducciones aquel documento equivalente que cumpla con los requisitos mínimos para su validez y sea expedido por una persona que no esté obligada a facturar.

Por su parte la factura electrónica sí tiene la firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad desde expedición hasta su conservación, en los términos del artículo 3º del Decreto 2242 de 2015 y el artículo 7º de la Resolución 19 de 2016.

Este último artículo señala que se adopta la política de firma, cuyas características y especificaciones técnicas pertinentes se encuentran señaladas en el documento “Política de Firma de los documentos XML de Facturación Electrónica” (Anexo Técnico número 002) que forma parte integral de la resolución.

En cuanto a la posibilidad contenida en el punto d) de la consulta, esto es, que la documentación requerida para la exportación de minerales y metales preciosos pueda ser presentada en forma digitalizada, el parágrafo 1º del artículo 5º del Decreto 390 de 2016 “Por el cual se establece la regulación aduanera” señala:

PARÁGRAFO 1o. Los documentos soporte requeridos, que hayan sido emitidos en versión electrónica, acompañarán al trámite sin transformación alguna, siempre que el formulario o formato cumpla con los estándares requeridos por los Servicios Informáticos Electrónicos; en caso contrario, el trámite será acompañado por la información digitalizada de la imagen de la versión física del documento soporte.
(Negrilla fuera del texto)

En concordancia con lo anterior el artículo 3º del Decreto 390 trae, entre otras, las siguientes definiciones:

Archivo electrónico. Es cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 o normas que la modifiquen o sustituyan. Su contenido está en un código digital, que puede ser leído, reproducido y transferido a los servicios informáticos electrónicos.

Digitalizar. Es la acción de convertir la información de la imagen de un documento físico, empleando un escáner u otro dispositivo, en representaciones electrónicas en un código digital, que puede ser transferido, procesado y almacenado por los Servicios Informáticos Electrónicos.

Documento digitalizado. Es el documento físico cuya imagen ha sido sometida a un procedimiento de digitalización.

Documento electrónico. Es el creado o generado en un formulario electrónico que pueda ser leído, reproducido y transferido a los Servicios Informáticos Electrónicos.
(Subrayado fuera del texto)

No obstante lo anterior, la posibilidad de presentar en forma digitalizada estos documentos se encuentra sujeta a los ajustes que deban hacerse al Sistema Informático Electrónico, para lo cual se ha dispuesto un plazo no mayor a veinticuatro meses, con las especificaciones que trae el numeral 3º del artículo 674 del mencionado Decreto:

ARTÍCULO 674. APLICACIÓN ESCALONADA. La vigencia del presente decreto iniciará quince (15) días comunes después de su publicación, conforme a las siguientes reglas:

(…)
3. En caso de requerirse la incorporación de ajustes al sistema informático electrónico de la DIAN, o la implementación de un nuevo modelo de sistematización informático, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá hacerlo en un plazo no mayor a veinticuatro (24) meses, con la realización de pruebas piloto de funcionamiento en intervalos de seis (6) meses. En este evento, las normas cuya aplicación está condicionada a tales sistemas, comenzarán a regir una vez entre en funcionamiento el nuevo modelo de sistematización informático.
(Subrayado fuera del texto)

Por tal razón, para la realización de estas operaciones se requiere en la actualidad de copia de los documentos soporte de la exportación.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud.

Cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normatividad” – “Técnica” y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.