Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La Cita (haz click en la imagen para ampliar)
Rompiendo todo el esquema que se había venido usando al menos en los últimos 15 años fiscales anteriores para las solicitudes anuales de información exógena tributaria de los arts. 623 a 631-1 del E.T., el art. 58 de la Ley 863 de 2003 y el art. 2 del decreto 1738 de 1998 (esquema en el cual se expedía una resolución distinta por cada categoría de reportantes y haciéndolo dos meses antes de que terminara el año mismo al que pertenecería la información solicitada), la DIAN ha expedido con fecha octubre 31 de 2013 una única resolución, la 0228 (publicada en el diario oficial 48.960 de igual fecha) a través de la cual, y para dar cumplimiento a lo que se había establecido en el art. 139 de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012, se definió de forma anticipada cuál será toda la información exógena tributaria del año gravable 2014 que todos los distintos reportantes (bancos, notarios, cámaras de comercio, contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales, etc.) le deberán entregar entre abril y junio de 2015.
Nota: en el caso de los ejecutores de convenios de cooperación internacional, art. 58 de la Ley 863 de 2003, los reportes sí se entregarán cada mes a lo largo del mismo año 2014.
Muy seguramente la decisión de haber optado por expedir una única resolución radica en el hecho de que el Director de la DIAN terminó copiando el estilo con el cual el Gobierno, en cabeza del propio Presidente de la Republica, terminará expidiendo su también único decreto para la solicitud de toda la información exógena tributaria del año gravable 2013.
Nota : a la fecha en que se hace este artículo, noviembre 1 de 2013, el Gobierno Nacional, en cabeza del Presidente y de su Ministerio de Hacienda, no había dado a conocer el Decreto único y definitivo a través del cual se solicite toda la información exógena tributaria del año gravable 2013 y que se entregaría entre abril y mayo de 2014. Hasta esta fecha lo único que se conoce es el proyecto de dicho decreto y el problema, es que no hay norma que le imponga un plazo máximo para expedirlo aunque lo lógico es esperar que se haga antes de que termine el actual año 2013. El gobierno tiene que recurrir a esa figura extraordinaria de utilizar los poderes que la Constitución Nacional le da al presidente en el art. 189 numeral 11 y expedir un Decreto firmado por el propio presidente para poder solicitar la información del año gravable 2013, pues el Director de la DIAN, a causa de la literalidad de lo que se aprobó en diciembre de 2012 en el art. 139 de la Ley 1607, tendría que haber pedido dicha información mediante resoluciones emitidas en octubre de 2012, es decir, dos meses antes de que empezara el año gravable 2013 lo cual formó entonces un imposible jurídico para el director de la DIAN y puso en evidencia uno más de los tantos errores de haber aprobado tan a la ligera la Ley 1607 (ver concepto 000146 de marzo de 2013)
La Resolución 228 consta de 65 páginas que contienen el texto de unos 44 artículos distribuidos a través de “títulos” y “capítulos” según las diversas categorías de informantes y se encuentra acompañada de un extenso “anexo técnico” de 59 páginas con el detalle de los nuevos tipos de archivos de extensión .CSV con los que se entregará la información y que tendrán que ser elaborados por cortes mensuales, o bimestrales o anuales (todo según como lo haya indicado la resolución 228), pero que luego de elaborados con dichos cortes tendrían que esperarse para ser entregados juntos solamente entre abril y junio de 2015.
Nota: en el caso de los que ejecutan convenios de cooperación internacional, art. 58 de la Ley 863 de 2003, ellos sí entregarían sus archivos dentro del mismo año calendario 2014; para facilitar el estudio de la Resolución 228 aconsejamos la utilización de nuestra herramienta en Excel “Estructura del contenido de la Resolución DIAN 000228 de octubre 31 de 2013 y su anexo técnico”.
Además, debe advertirse desde ya que el “anexo técnico” que acompaña a la resolución, a parte de tener errores de diseño en algunos archivos (como en el caso del archivo mencionado en su numeral 20.1 para las cifras de los estados financieros consolidados de los grupos empresariales en el cual piensan pedir equivocadamente datos del “tercero”), fue expedido aparentemente en forma incompleta pues no indica por ningún lado la forma en como se darían los nombres a los diferentes archivos con los que se harían los diferentes reportes iniciales, o el nombre que se le darían a los archivos de corrección que reemplacen a los iniciales.
Quizás habría que entender que los procesos de nombrar los archivos lo controlaría directamente el futuro prevalidador que la DIAN tendría que diseñar para la elaboración de estos reportes, pues así es como sucede, al menos, en los casos de los prevalidadores que utilizan para los reportes de información tributaria ante municipios como Cali y Bogotá. Si ese es el caso y solo el prevalidador que publique la DIAN sería el único capaz de darle directamente el nombre a los archivos, entonces la DIAN está obligada a publicarlo muy temprano (desde enero de 2014), pues los reportantes lo necesitarán para ir armando sus archivos que pueden tener corte mensual o bimestral como dijimos anteriormente.
Nota: Los archivos en formato .CSV son justamente el tipo de archivos que últimamente también han sido solicitados por las secretarias de hacienda de algunos municipios como Cali o como Bogotá para efectos de los medios magnéticos municipales que dichas secretarias solicitan también cada año.
Recuérdese que el propósito del cambio introducido con el art. 139 de la Ley 1607 al obligar a la DIAN a madrugar tanto para solicitar la información exógena de un determinado año gravable, como ahora a empezado a suceder con la exigencia de la información del año gravable 2014, es justamente el de evitar que se puedan repetir episodios como el del año gravable 2011 cuando la DIAN, en octubre de 2011, decidió pedir una información que implicaba devolverse a re-digitar las operaciones de los 10 meses del 2011 que ya habían transcurrido, pues le dio por pedir que el IVA que estuviera sumando con un costo o gasto se tendría que reportar de forma separada.
Así mismo, si la exigencia de la información se hace ahora antes de que empiece a transcurrir el respectivo año gravable también le servirá muchísimo a la DIAN, pues permitirá que los reportantes que se vayan liquidando durante dicho año le tengan que entregar a la DIAN, antes de ir a cancelar su RUT, los datos de lo que hayan alcanzado a hacer en esa fracción de año por el cual funcionaron. Esta información la perdía antes la DIAN, pues si la resolución salía en octubre, entonces era claro que todos los que se habían liquidado antes de octubre y ya habían ido a cancelar su RUT antes de expedirse las resoluciones, se terminaban librando de la tarea de entregar los reportes por las operaciones que hicieron en la fracción de año entre enero y octubre.
El texto de la norma que ahora quedó contenida en la Resolución 228 de oct. 31 de 2013 es básicamente el mismo que la DIAN había publicado en su portal, solo 8 días antes, como un “proyecto de resolución para solicitud de información exógena tributaria año gravable 2014”, proyecto que incluso fue publicado de forma incompleta pues en el mismo no se mencionaba nada sobre lo que serían los nuevos tipos de archivos o formatos con los que se terminaría pidiendo esta vez la información.
En apenas 8 días que se tuvieron para poder darle opiniones a la DIAN sobre su proyecto de resolución (tiempo muy corto si tomamos en cuenta la trascendencia de esta norma), los contadores (incluido nuestro portal), y a través de la Defensoría del contribuyente, le hicimos llegar importantes observaciones de las cuales por fortuna fueron tomadas en cuenta varias de ellas.
Así por ejemplo, en el texto final de la resolución 228 se observa que la información del 2014, para el caso, por ejemplo, de los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales, no se entregará en dos tandas semestrales durante el mismo año 2014 como se había propuesto inicialmente, sino que se entregará en una sola tanda anual (entre abril y mayo de 2015; ver art. 35 de la Resolución).
Como sea, el problema de esta sola entrega anual es que en ella se tendrán que entregar más archivos de los que se entregaban anteriormente, pues esta vez no se entregaría un único archivo que consolide el total de la operación del año según el tipo de reporte que pide la DIAN, sino que ese solo reporte de cierto tipo de información estaría compuesto por archivos independientes (hechos todos en formato CSV) los cuales se elaborarían por cada mes del año 2014 o por cada bimestre del 2014.
Así por ejemplo, si miramos lo que dice el art. 3 y el art. 21 de la Resolución 228, si uno de los reportantes mencionados en el art. 3 es un obligado a llevar contabilidad y queda obligado a entregar el reporte del art. 21, en ese caso lo que le pide ese solo art. 21 es el reporte de todos los datos contables de todo su balance de prueba pero cortado por cada bimestre del año 2014. Eso entonces significaría que para cumplir con ese solo reporte del art. 21, el reportante tendría que entregar 6 archivos diferentes (que incluso, según el numeral 11.1 del anexo técnico de la resolución, terminarían siendo en realidad 12 archivos pues en un solo archivo, que se elabora por cada bimestre, irán solamente los datos básicos del reportante y en otro archivo, que también se elaborará por cada bimestre, irán los datos del balance de prueba del bimestre)
De otra parte, en relación con los datos básicos de los terceros con los que se realicen las operaciones durante el año gravable 2014, el art.5 de la resolución menciona que entre dichos datos figurarían esta vez no solo la dirección de correo urbano, sino también la dirección de correo electrónico, el teléfono fijo y hasta el teléfono celular. Pero en la página 4 del anexo técnico (por fortuna) se menciona que esos tres últimos datos son solo opcionales. Y como dato curioso, en el parágrafo 2 del art. 5 se dice lo siguiente sobre la dirección de correo urbano:
“Parágrafo 2. Con relación a la dirección se debe informar aquella registrada en la contabilidad cuando se crea el tercero que no necesariamente debe coincidir con la que figura en el RUT. “
Como se ve, la DIAN parte del supuesto de que los terceros le mantienen desactualizada la dirección que les figura en el RUT y que entonces a través de los reportes de exógena los reportantes le harán llegar direcciones diferentes sobre esos terceros. Pero en la práctica es obvio que a los terceros en las contabilidades se les captura casi siempre con la dirección que les figure justamente en en sus RUT, pues ya es costumbre estarles exigiendo dicho RUT para poder hacer operaciones con ellos.
Nota: la DIAN es tan obsesiva con el tema de las direcciones que incluso, usando las facultades del art. 562-1 del E.T. y con sus resoluciones 023 y 024 de marzo de 2012, ha llegado hasta el punto de pedir reportes especiales a las empresas de telefonía móvil para solamente conocer las direcciones de todos los que tengan planes postpago… Al respecto, como lo hemos dicho en anteriores editoriales, reportar las direcciones puede ser algo inútil, pues si el tercero cambió de dirección después de haber hecho las operaciones con la empresa o persona reportante, entonces el tercero mismo va y reporta en la DIAN la nueva dirección (que sería la más actualizada) pero la empresa o persona reportante lo reportará con la dirección antigua (que sí estaba vigente en la fecha en que se hizo la operación con dicho tercero y que era incluso la misma que tenían en su RUT o en su cámara de comercio en esa fecha). Incluso, y según lo indicado en el art. 44 de la Ley antitrámites 962 de 2005 o el art. 9 del Decreto-Ley antitramites 019 de enero de 2012, la DIAN no debería pedir direcciones si son las mismas que ya se le han reportado en años anteriores o que reposan en documentos o reportes que la DIAN ya tiene en sus archivos, pero en concepto 31198 de mayo de 2012 mencionó que pedir vez tras vez las direcciones no viola esos decretos antitrámites.
Como sea, lo que se debe destacar como un gran logro en el proceso de reportar los datos de los terceros en los reportes del año gravable 2014 es que si, por ejemplo, una entidad bancaria tiene que hacer varios reportes diferentes (ejemplo: reporte del movimiento de las cuentas bancarias, reporte de los CDT abiertos en el año, reporte de los consumos con tarjetas de crédito, etc.), entonces en cada uno de estos reportes solo digitará el Nit del tercero y no tendrán que digitar ni los “nombres”, ni “dirección” , ni “código de departamento”, ni “código de municipio”, pues esos datos que siempre se terminaban repitiendo dentro de cada reporte, esta vez solo quedarán reportados en único archivo independiente que lo llamarán “información de los datos básicos de los terceros” (véase la página 4 y las páginas 9 hasta 16 en el anexo técnico de la Resolución 228). Con esto el reportante ahorra tiempo al hacer cada reporte y la DIAN evita llenar sus sistemas con datos repetitivos para un mismo tercero que aparezca varias veces a través de los diferentes reportes.
Nota: la elaboración del único archivo con “información de los datos básicos de los terceros” también aplicará para todos los otros tipos de reportantes, como es el caso de los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales a los cuales también les puede corresponder entregar diferentes tipos de reportes; en consecuencia, en cada reporte diferente que les toque elaborar solo digitarán el “tipo de documento” y el “numero del documento” pero no tendrían que estar volviendo a digitar “nombres” ni “direcciones”, etc.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
