Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En normas como el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 y los artículos 127 y 133 del Decreto 2649 de 1993 se sigue haciendo mención de que los socios o accionistas, o demás personas que requieran que se les exhiban los libros oficiales de una entidad, tendrán derecho a que dicha exhibición se realice solo en las oficinas o establecimientos del domicilio principal de la entidad.
Ahora bien, y a raíz de que el Decreto-Ley antitrámites 019 de enero de 2012 modificó el artículo 56 del Código de Comercio para indicar que los libros oficiales también se podrán llevar en forma electrónica, surgió el interrogante en cuanto a si tal posibilidad de llevar los libros en dicha forma permitiría que los mismos pudieran ser exhibidos en otros sitios diferentes a los de la sede principal de la entidad; por ejemplo, se podría pensar en alojarlos en una plataforma especial de internet y darle a los socios o accionistas contraseñas para que entrarán a consultarlos cuando lo necesiten.
La Supersociedades hizo referencia a este tema en el Concepto 220-020516 de abril de 2012 donde expreso lo siguiente:
“De otra parte, dispone el artículo 48 de la Ley 222 de 1995: “ Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad…” (Subrayado y destacado fuera de texto). Dicho precepto normativo se encuentra en consonancia con el artículo 127 del aludido decreto 2649, según el cual “ Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico” , así como con el artículo 66 del Código de Comercio.
Por lo expuesto, se tiene que, pese a la tendencia actual de permitir que los libros de comercio se lleven en forma electrónica (Ley 527 de 1999, Decreto 19 de 2012), la consulta de los mismos por parte de los asociados durante el ejercicio de su derecho de inspección corresponde efectuarse en las instalaciones de la sede principal de la compañía, sitio que resulta general y plenamente ubicable por parte de los asociados, de tal suerte que puedan éstos ejercer tal derecho sin traba alguna en cuanto a ubicación de la documentación social.
Teniendo en cuenta que las citadas disposiciones constituyen normas de orden público, es decir, de obligatorio cumplimiento, que no permiten excepción, no resulta viable que los administradores societarios dispongan la exhibición de la documentación social en sitio diferente a las instalaciones de la sede social principal de su administrada.”
En vista de lo anterior, cuando los socios o accionistas y demás interesados en examinar los libros requieran que los mismos les sean exhibidos, y aun cuando los libros se estén llevando solo en forma electrónica, siempre va a ser necesario que se desplacen hasta las sedes principales de la entidad para que en presencia de un delegado de la entidad, puedan examinar el detalle de dichos libros (ver artículo 133 del Decreto 2649 de 1993).
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