No es verdad que se esté promoviendo la eliminación del sistema documental de la contabilidad

Algunos no tienen el cuidado de verificar que estén apoyándose en fuentes confiables. Hoy es estrictamente necesario asegurarse de la fidelidad de los textos. Muchos obran de oídas y ponen a circular versiones equivocadas.

En su borrador, la Superintendencia de Sociedades propuso derogar las normas del Código de Comercio que tratan de los libros de comercio y reemplazarlas por una que remitiría a los desarrollos de la Ley 1314 de 2009. Varios miembros de la respectiva mesa, incluidos el Instituto Nacional de Contadores Públicos –INCP– y Conpucol, rechazaron la sugerencia y propusieron un texto alternativo.

Así las cosas, no es verdad que se esté promoviendo la eliminación del sistema documental de la contabilidad, como tampoco es cierto que se quiera eliminar el valor probatorio que bajo ciertas condiciones tienen los libros y demás documentos contables.

El sistema documental de la contabilidad ha evolucionado mucho, pero de esto no parecen haber tomado nota muchos contadores colombianos, cuyos clientes siguen con sistemas de contabilidad cerrados e independientes, que, aunque se apoyan en computadores, privilegian el papel.

Colombia necesita cambiar su enfoque a fin de admitir todos los avances de la tecnología, tanto los que ya están a nuestro alcance, como muchos otros que están por llegar. Seguir concibiendo el sistema documental como un conjunto de papeles ya no es adecuado.

El valor probatorio de los documentos, incluidos los contables, no es asunto de las ciencias contables, sino del derecho procesal de la Nación, hoy con el Código General del Proceso a la cabeza. Durante estos años, la jurisprudencia, especialmente la emanada del Consejo de Estado, se ha hecho muchas precisiones sobre los requisitos que debe cumplir la contabilidad y las certificaciones basadas en ella para ser admitidas como prueba.

Este es un tema que no se estudia debidamente en las escuelas contables, en las cuales se alude mucho a la fe pública pero no se la entiende ni se le sabe explicar. El resultado son varias certificaciones de contadores rechazadas en las instancias judiciales. Son diversos los interrogantes que hay que resolver pronto.

Se puede establecer con cierta certeza dónde se halla un papel, pero no se puede hacer lo mismo con un documento electrónico. Muchos de estos no son cuerpos completos. Están compuestos de partes, cada una de ellas depositada en un lugar. El respectivo programa realiza labores de compilación y nos muestra un texto corrido como si así fuera el subyacente. Las partes que componen el documento no se encuentran escritas en español, sino en lenguajes propios de las máquinas, que mediante los procesadores se muestran como si se estuvieren guardando en un idioma oficial.

Estos cambios traen consigo muchas consecuencias sobre las labores tendientes a comprobar sus calidades: conservación, autenticidad, integridad, orden, inalterabilidad, integridad, seguridad de la información, reproducción exacta.

Hernando Bermúdez Gómez
Editor Contrapartida, Novitas, Registro Contable, Vademécum
Tomado de Contrapartida – De Computationis Jure Opiniones
Número 4733, noviembre 25 de 2019