Información Exógena: Reporte de pagos o causaciones a terceros durante el 2012 y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos

– Todas las entidades de derecho público (niveles central y descentralizado), pero mencionadas en el art.22 del E.T., las cuales no presentan ni Declaración de Renta ni de Ingresos y Patrimonio (ver Art.1 literal “i” y Art.2 literal “i”, en la Resolución 117).

Se les pide reportar los datos de los beneficiarios, tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior, por costos y deducciones en que se incurrió durante 2012, incluido compra de activos fijos, compras netas de inventarios, valores tratados como activos diferidos, y hasta distribución de dividendos, participaciones o remanentes, sin importar si son o no deducibles en la renta del año 2012, cuando el valor acumulado en cabeza de un mismo beneficiario, calculado antes de IVA si lo tiene acumulado, y sumando todos los posibles conceptos diferentes por los cuales se les haya hecho pagos o causaciones, sea igual o superior a $500.000.

Nota: la distinción entre si el pago es “deducible o no en renta” solo la hacen los que declaran renta. Pero todos los demás reportantes llevarán todos los valores en la columna “no deducible” (parágrafo 10 del Art. 4)

Tope de los $500.000 se eleva a $10.000.000 para casos en que el tercero haya percibido rentas de trabajo, pero con la siguiente particularidad:

– Si fueron trabajadores independientes que percibían honorarios, comisiones, servicios y hasta pagos laborales, se toma en cuenta lo pagado y lo simplemente causado (inciso primero del Parágrafo 5 del Art.4 de la Resolución).

–  Si fueron asalariados o pensionados que percibían pagos laborales, entonces se toma en cuenta solo lo pagado (segundo inciso del Parágrafo 5 del Art. 4; ese mismo criterio se aplicaría a los “asociados de las CTA” pues la DIAN, en Conceptos como el 43266 de junio de 2007, ha dicho que la retención a los asociados se practica como a los asalariados, es decir, con lo efectivamente pagado en el mes…).

En caso de que el tercero sí supere el tope, entonces cada concepto por el cual acumuló pagos o causaciones se reportará (distinguiendo si es o no deducible en renta) con alguno de los 53 “conceptos” diseñados por la DIAN (listado en el Art. 4 de la Resolución), de forma tal que la suma de los valores reportados en todos sus  “conceptos” arroje el total del costo o gasto en que se incurrió por el 2012 con dicho tercero. Al respecto,  la Resolución 117, en el inciso primero del Art. 4 no dice que el pago o causación se reportaría “según el concepto contable a que corresponda”, solamente dice “según el concepto a que corresponda”.

En columnas por aparte se discriminará el IVA acumulado que pueda estar sumando con el pago o causación al tercero y los tipos de retenciones (de renta o de IVA; no incluye timbre) que se le hayan practicado o asumido. Todos estos campos pueden quedar en ceros si en efecto no había un IVA sumando con el pago o si no se le hicieron ningún  tipo de retenciones.

Cuando se haya hecho el barrido con todos los terceros y se vea que algunos no alcanzaron el tope para ser reportados en forma individualizada, esos terceros se agruparían dentro de cada uno de los 53 conceptos diseñados por la DIAN, reportándolos con único registro que lleva como NIT el número 222222222, razón social “cuantías menores”, usando la dirección de la entidad o persona informante, y poniendo en las columnas independientes respectivas los IVA que tenían acumulados y las retenciones que se les hubieran practicado.

Como quien dice, los registros con el NIT 222222222 solo pueden llegar a ser como máximo 53 registros (y si el reportante es de los que tiene que reportar en forma individualizada hasta los pagos que estén por debajo de $500.000, en ese caso sus registros con el NIT “cuantías menores” solo le puede figurar en los Conceptos 5001, 5002, 5003 y 5004).

En vista que la DIAN volvió a pedir que se incluyan hasta los gastos y costos que serían no deducibles fiscalmente, se debe aclarar que los mismos en todo caso tienen que ser gastos reales y no simplemente estimados (como, por ejemplo, estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces).

Si el obligado a hacer el reporte de sus costos y gastos del 2012 llegó a participar durante el año 2012 como miembro de un consorcio o unión temporal en el cual era el consorcio el que facturaba directamente, o si durante el 2012 actuó como mandante en contratos de mandato, o si participó como asociado de un contrato de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso no deben reportar los costos y gastos que figuran en sus contabilidades y hasta en sus Declaraciones de Renta o de ingresos y patrimonio pero que fueron originados por su participación en esas figuras, pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el mandatario o por el operador del contrato de exploración usando los formatos especiales que a ellos les diseñan (formatos 1043, 1046 y 1016; ver parágrafo 1 del Art. 12, el parágrafo 2 del Art. 13 y el parágrafo 1 del Art. 14, en la Resolución 117).