Sistema de Documentación Contable y registro de operaciones en libros oficiales

La Supersociedades ha pedido que los estados financieros con corte a diciembre 31 le sean entregados en febrero siguiente, pues para ese momento las operaciones de diciembre ya deben estar asentadas en libros. Cada quien tendría libertad para tomar la decisión sobre la periodicidad con que se registrarían en los libros oficiales las operaciones bajo Estándares Internacionales.

A partir del 2015 las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad, pertenecientes a los Grupos 1 y 3 de la convergencia a Estándares Internacionales, deben llevar su contabilidad para todos los efectos oficiales con los nuevos marcos normativos bajo dichos estándares, dejando de aplicar lo que indicaban los Decretos 2649 y 2650 de 1993.

Sin embargo, estos nuevos marcos normativos no resuelven puntos que sí estaban contemplados en el Decreto 2649 de 1993, como el relativo a la periodicidad con que las operaciones contables se debían registrar en los libros oficiales.

Al respecto, el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 indicaba lo siguiente:

“Artículo 56. Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes.

Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”.

(El subrayado es nuestro)

Como se observa, la norma establecía que las operaciones debían registrarse por períodos que no superaran un mes y al mismo tiempo definía el momento oportuno para hacerlo. Basada en ese tipo de disposiciones, la Supersociedades ha pedido que los estados financieros cortados a diciembre 31 le sean entregados en febrero siguiente, pues para ese momento las operaciones de diciembre ya deben estar asentadas en libros.

Prórroga de la existencia jurídica de ese tipo de normas

Las medidas especiales, como las contenidas en el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993, tendrían que ser reincorporadas en un nuevo decreto, pues se requiere que el CTCP concrete su propuesta de lo que sería el Sistema de Documentación Contable.

Al respecto, solo en el año 2013 fue cuando el CTCP dio a conocer un borrador de lo que sería dicho Sistema de Documentación Contable, pero la tarea de elaborar la propuesta final de este documento solo se ha aplazado.

En el borrador del documento que el CTCP presentó en julio del 2013, el párrafo 3.22 retomaba la misma disposición contenida en el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993.

Por lo tanto, mientras el CTCP se demore con la presentación del Sistema de Documentación Contable, cada quien tendría libertad para tomar la decisión sobre la periodicidad con que se registrarían en los libros oficiales las operaciones bajo Estándares Internacionales. Pero la fuerza de la costumbre hará que muchos lo sigan haciendo por períodos mensuales, ya que incluso muchas declaraciones tributarias, como la que corresponde a la declaración mensual de retenciones en la fuente, implica que el revisor fiscal o contador que las certifique deba tomar las cifras de los libros oficiales.

Material relacionado

• [Estándares Internacionales] CTCP tendrá que reestructurar su propuesta del sistema documental contable