Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
A través de su Oficio 220-187987 de Septiembre 28 de 2016 la Supersociedades ratificó lo dispuesto en el Oficio 220-12958 de marzo de 2007 sobre la conservación de la correspondencia de la empresa a la que se refiere el artículo 54 del Código de Comercio, que involucra hasta los correos electrónicos, los cuales deben conservarse al menos durante 10 años.
La Superintendencia de Sociedades expidió el pasado 28 de septiembre de 2016 su Oficio 220-187987, que resuelve varios interrogantes relacionados con la correspondencia por medio de correos electrónicos (enviados y/o recibidos) de una sociedad y su relación con el cumplimiento de la norma establecida en el artículo 54 del Código de Comercio, que establece lo siguiente:
“ARTICULO 54. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.”
(Nota: véase también las referencias hacia la “correspondencia del comerciante” contenidas en el numeral 4 del artículo 19 y el numeral 4 del artículo 207, también del Código de Comercio)
Por tanto, a la Supersociedades se le interrogó sobre si los correos electrónicos de las entidades hacen parte de la “correspondencia” a la que se refiere la norma antes citada y, en caso positivo, aclarar por cuánto tiempo tendrían que ser conservados dichos correos. Además, se le solicitó a dicha entidad confirmar si podría imponer sanciones por no conservarlos.
En su respuesta a los anteriores interrogantes, la Supersociedades ratificó lo indicado en su Oficio 220-12958 de marzo de 2007 en relación con este tema. Por tanto, desde el punto de vista de la Supersociedades es claro que:
a. Los correos electrónicos enviados y/o recibidos por parte de las sociedades comerciales, y que solo se relacionen con el desarrollo del objeto social de las mismas, sí hacen parte de la correspondencia a la que se refiere el artículo 54 del Código de Comercio.
b. De acuerdo con lo indicado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (que derogó tácitamente lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993), la correspondencia mediante correos electrónicos también debería ser conservada durante 10 años contados a partir de la fecha de su recepción o envío
c. Para demostrar que los correos electrónicos sí se han conservado en debida forma, tendrán que cumplirse los requisitos exigidos en la norma del artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (entre ellos, que los documentos conservados puedan ser reproducidos con exactitud).
d. Cuando no se cumpla con el deber de conservar en debida forma y por el plazo antes mencionado la correspondencia electrónica de la empresa, la Supersociedades podrá imponer las sanciones que contempla el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 (multas de hasta 200 salarios mínimos mensuales).
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