Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Todo empleador debe entregar a sus trabajadores que devenguen hasta 2 salarios mínimos una dotación cada 4 meses. Sin embargo, si durante dicho período el trabajador estuvo incapacitado por más de 1 mes, el empleador no está obligado a realizar la entrega.
La dotación es una prestación social a cargo del empleador que consiste en entregar al empleado la indumentaria necesaria para realizar las labores que le corresponden. La Ley 11 de 1984, que modificó el artículo 230 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo, establece los parámetros de reconocimiento y entrega. La H. Corte constitucional en la Sentencia C- 995 del 2000, señala que: “la dotación de calzado y vestido de labor, tiene la naturaleza jurídica de prestación social mencionada anteriormente, pues, consiste en un pago en especie que hace el empleador con el fin de cubrir la necesidad de vestuario que origina la relación laboral”; así pues, la dotación consiste en hacer entrega al trabajador de prendas de vestir que le permitan laborar de manera afín con las actividades desarrolladas en el ejercicio de su cargo, tal y como lo indica el artículo 7 de la Ley 1978 de 1989: “(…) Artículo 7º Los beneficiarios de la dotación de calzado y vestido de labor quedan obligados a recibirlos debidamente y a destinarlos a su uso en las labores propias de su oficio, so pena de liberar a la empresa de la obligación correspondiente”.
Lo recomendable es que todo empleador esté preparado para que la entrega de indumentaria se lleve a cabo de manera oportuna o incluso antes de la fecha límite. Es necesario recordar que, si bien la normatividad señala tres plazos en el año para realizar la entrega el 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre−, el empleador puede realizar más de tres pagos o hacerlos antes de las fechas indicadas si así lo desea; lo importante es que todo trabajador que devengue menos de 2 salarios mínimos cuente con dichos insumos durante todo el año.
Ahora bien, como ya se dijo, es necesario que todo empleador se encuentre preparado para la entrega de la dotación y así evitar un retraso. Por esto resulta necesario aclarar uno de los interrogantes más comunes que se presenta al momento de entregar la dotación: qué hacer cuando el empleador cuenta con personal incapacitado por un período superior a un mes.
Es importante recordar que la Ley 11 de 1984 modificó el Código Sustantivo del Trabajo en su artículo 230, con el propósito de señalar los siguientes requisitos que los trabajadores precisan cumplir para ser merecedores de la dotación:
Ahora bien, respecto al período de incapacidad, se debe aclarar que esta no se encuentra configurada en el Código Sustantivo del Trabajo como una causal de suspensión del contrato o de la relación laboral; por lo tanto, aunque el trabajador se encuentre incapacitado el empleador debe continuar con sus obligaciones habituales, inclusive el pago de la dotación.
Sin embargo, es importante resaltar que el artículo 230 señala, como condicionamiento especial para el pago de la dotación, que el trabajador debe haber laborado más de tres meses al servicio del empleador:
“si un trabajador está incapacitado por un término superior a 1 mes pierde el derecho a recibir la dotación, por no haber estado al servicio de su empleador por tal período”
Al respecto, el Ministerio del Trabajo en el Concepto 1200000 – 89117 del 11 de mayo del 2016 señala:
“… se debe tener claro que el Código establece con suma precisión las fechas de entrega de la dotación: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre, por tanto, dentro de cada cuatrimestre que la obligación se causa, el empleador deberá observar si el trabajador labora por espacio de tres meses, caso en el cual tiene derecho, pues el período de incapacidad del trabajador puede hacerle perder la entrega de una o varias de las dotaciones, lo cual dependerá en estricto rigor de las fechas específicas de cada situación”; concepto que interpreta de forma errada lo que expresa el artículo 230 del CST; pues sostiene que el empleado que hubiese presentado incapacidad por un espacio superior a los 3 meses no será acreedor del derecho a la dotación.
Para aclarar el anterior concepto, el Ministerio del Trabajo mediante el Concepto 95298 del 16 de septiembre del 2016, en respuesta a una consulta enviada por el contador público Juan David Maya, aclara que el empleador deberá entregar al trabajador la dotación cuando este acredite haber trabajado tres meses dentro de cada cuatrimestre, y, si el trabajador ha permanecido incapacitado (no hace distinción del tipo de incapacidad) por más de un mes durante el respectivo cuatrimestre, el empleador será exonerado o eximido de entregarle la dotación correspondiente a ese periodo.
“Por ello, el Empleador queda eximido de esta obligación, cuando el trabajador se encuentra en incapacidad laboral, por un término superior al de un mes, durante el cuatrimestre requerido para su entrega, pues por obvias razones durante ese tiempo el trabajador no desempeña ninguna actividad al servicio del Empleador, sino que se dedica a recuperar la salud perdida (…)”
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