Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El anterior Decreto 2649 de 1993 contemplaba una respuesta concreta a este interrogante; sin embargo a pesar de que el 2015 es el primer año de aplicación oficial de las NIIF para los grupos 1 y 3, el CTCP no ha consolidado su propuesta del “Sistema documental contable” con el cual se regulen aspectos como este.
A partir del actual año 2015 las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad, que pertenezcan a los grupos 1 y 3 de la convergencia a NIIF, deben llevar su contabilidad para todos los efectos oficiales con los nuevos marcos normativos bajo NIIF (Decretos 2706 y 2784 del 2012) dejando de aplicar lo que en el pasado les instruían los decretos 2649 y 2650 de 1993.
Sin embargo, esos nuevos marcos normativos no resuelven asuntos importantes que sí estaban contemplados expresamente en el anterior Decreto 2649 de 1993 como el relativo a la periodicidad con que las operaciones contables se debían registrar en los libros oficiales. Al respecto, el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 indicaba lo siguiente:
“Artículo 56. Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble.
Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes.
Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.
Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.
Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”.
(El subrayado es nuestro).
Como se ve, esa norma establecía que las operaciones debían registrarse por períodos que no superaran un mes y al mismo tiempo definía el momento oportuno para hacerlo. Basado en ese tipo de disposiciones es como la Supersociedades se ha podido atrever en algunas ocasiones a pedir que los estados financieros cortados a diciembre 31 le sean entregados en el mes de febrero siguiente, pues para ese momento las operaciones de diciembre ya deben estar asentadas en libros (Ver el caso de la Circular 002 de enero del 2005 donde fijó plazos para la entrega de estados financieros de diciembre del 2004, sin importar que estuvieran dictaminados).
Al respecto, solo en el año 2013 fue cuando el CTCP dio a conocer un borrador de lo que sería dicho “Sistema de Documentación Contable”. Pero la tarea de elaborar la propuesta final de dicho documento solo se ha aplazado y aplazado (ver el “plan de trabajo del CTCP para el semestre enero-junio del 2015”, presentado a los ministerios en diciembre de, pero al final no se hizo).
En el borrador del documento que el CTCP presentó en julio del 2013, el párrafo 3.22 retomaba exactamente la misma disposición que estuvo contenida en el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993.
Por tanto, mientras el CTCP se demore con su tarea de presentar la propuesta definitiva del “Sistema de documentación contable”, cada quien tendría libertad para tomar la decisión sobre la periodicidad con que se registrarían en libros oficiales las operaciones bajo NIIF. Pero la fuerza de la costumbre hará que muchos lo sigan haciendo por períodos mensuales, ya que incluso muchas declaraciones tributarias, como la que corresponde a la declaración mensual de retenciones en la fuente, implica que el revisor fiscal o contador que las certifiquen, deban tomar las cifras de los “libros oficiales”.
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