Cómo se calculan las RTF sobre pagos laborales cuando se indemniza a un trabajador?

En el sector privado, si un empleador decide terminar sin justa causa un contrato de trabajo, en ese caso el art.64 del Código sustantivo del Trabajo señala que el trabajador despedido, según su tipo de contrato y según la antigüedad que tenía hasta el momento del despido, tiene derecho a que se le reconozca una “indemnización laboral por despido”.

Ese tipo de indemnizaciones se convierten por tanto en otro “ingreso tributario para el trabajador” en el mes en que la recibe, y por no corresponder a las “indemnizaciones” a que hace referencia los numerales 1, 2 y 5 del art.206 del ET (las cuales son “exentas de impuesto” en su totalidad), en ese caso esas “indemnizaciones por despido” sí estarían sujetas a que el empleador que se las cancele proceda a practicarle la respectiva retención en al fuente a título de impuesto de renta.

Sin embargo, actualmente existen varios aspectos a tener en cuenta a la hora de hacer tal retención en la fuente sobre las “indemnizaciones por despido”, los cuales deseamos repasar a continuación.

Existen algunas “indemnizaciones por despido” que no estarían sujetas a retención

Desde enero de 2003 está vigente la norma contenida en el art.401-3 del ET (artículo que fue creado con el art.82 de la ley 782 de dic de 2002), y mediante tal artículo se establece lo siguiente:

“ART. 401-3.—Adicionado. L. 788/2002, art. 92. Retención en la fuente en indemnizaciones derivadas de una relación laboral o legal y reglamentaria. Las indemnizaciones derivadas de una relación laboral o legal y reglamentaria, estarán sometidas a retención por concepto de impuesto sobre la renta, a una tarifa del veinte por ciento (20%) para trabajadores que devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 27 de la Ley 488 de 1998.”

(Nota: el art.27 de la ley 488/98 aplica solo a los servidores públicos que reciben indemnizaciones en programas de retiro que adelanten las entidades públicas para las que trabajaban; para ellos, esas indemnizaciones si son totalmente “exentas”)

Con tal norma se entiende que al indemnizar en el sector privado a un trabajador, va a suceder que solo cuando la “indemnización por despido” sea recibida por parte de un trabajador que en ese mes del despido haya llegado a percibir ingresos laborales superiores a 10 salarios mínimos legales mensuales, en tal caso la mencionada “indemnización laboral” quedaría sometida a una retención en la fuente del 20%.

Ahora bien, es importante aclarar que el valor de la “indemnización por despido” no se suma con todos los demás pagos laborales de ese mismo mes en que lo despidieron (ej.: su sueldo, mas sus horas extras, mas sus comisiones, etc.), sino que el valor de la “indemnización” siempre se toma como un valor independiente al cual se le aplicará la tarifa del 20%.

La DIAN aclara cómo se calculan los “10 salarios mínimos legales mensuales” de referencia

Además, en el concepto 43115 de julio 15 de 2004 la DIAN hizo una aclaración muy importante sobre este tema cuando indicó que la manera de determinar si el trabajador sí devengó o no, en ese mes del despido, unos ingresos laborales superiores a los 10 salarios mínimos mensuales, no es tomando sus pagos laborales brutos (en los que ya dijimos que no va incluida la “indemnización por despido”) sino que se toman los pagos laborales de ese mes, y después de depurarlos como se hacía todos los meses, se pueda determinar si el “pago mensual gravable ” supera o no los 10 salarios mínimos mensuales.

En efecto, en ese concepto 43115 de julio 15 de 2004 la DIAN indicó lo siguiente:

“Del total de los ingresos laborales percibidos por el trabajador durante el mes en que éste es retirado de la empresa, deberán restarse aquellos conceptos que por disposición expresa de la ley son considerados ingresos no constitutivos de renta o exentos. La base así determinada será comparada con un tope (más de 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes), a efectos de establecer la procedencia de la retención sobre la indemnización, es decir, sí la base mensual determinada es superior a 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes, habrá lugar a aplicar la retención del 20% sobre la indemnización”.

(Nota: para repasar cómo se depuran mensualmente los pagos laborales a un trabajador, y poder llegar hasta el valor del “pago mensual gravable”, consulta nuestro editorial anterior “ Definiendo si un salario está Sujeto a Retención durante el 2006 ”).

Solo el 75% del valor de la “indemnización por despido” es la que estaría sujeta a RTF del 20%

Es importante comentar que una vez se tenga claro que la indemnización por despido sí estará sujeta a retención en la fuente (tendiendo en cuenta que los demás pagos laborales gravables del mes sí superaron los 10 salarios mínimos), en ese caso no será el 100% de la indemnización la que estaría sometida a retención sino que al valor bruto de la “indemnización” primero se le resta un 25% como “renta exenta”, y a lo que quede, que sería la “indemnización por despido gravable ”, sí se aplicará la tarifa de retención en la fuente del 20% mencionada en el art.403-1 del ET.

Lo anterior fue aclarado en el mismo concepto 43115 de julio 15 de 2005, cuando la DIAN dijo:

“Teniendo en cuenta que la indemnización tiene su origen en la relación laboral, le aplica la exención del numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, por tanto, habrá que restarle el 25%, para establecer la base de retención”.

Adicionalmente, y en otros conceptos posteriores (ver conceptos 7261 del 11 de febrero de 2005 y 76716 del 20 de octubre del mismo año), la DIAN indicó que aunque de la “indemnización por despido” se puede tomar el 25% como “exento” (así lo permitiría la norma del numeral 10 del art.206 del ET ), en todo caso, por tratarse de un ingreso tributario para el trabajador que no tiene vocación mensual , que en ese caso el resultado que arroje dicho calculo (“indemnización por despido” x 25%) no debe sujetare al límite en valores absolutos que menciona el numeral 10 del art.206 del ET (el cual es de $4.769.000 durante el presente año 2006).

En el concepto 76716 de oct de 2005 la DIAN indicó:

“En estas condiciones, si se trata de pagos que no se efectúan mensualmente, pero que tienen un componente mensual o de reconocimiento dentro de la relación laboral (sean estos regulares, ocasionales o extraordinarios), los mismos tienen todas las limitantes del numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario.»

Situación diferente se presenta respecto de las indemnizaciones por retiro definitivo del trabajador, ya que estas, si bien tienen como referente para su cuantificación los factores salariales en un lapso determinado, no corresponden , en estricto sentido, al reconocimiento de un pago laboral mensual ni a un pago que tenga esa vocación- En efecto, las indemnizaciones o bonificaciones por retiro tienen por objeto compensar de alguna manera al trabajador por la cesación del vínculo laboral y retribuir su dedicación a la empresa por todo el tiempo en que estuvo vigente el contrato que es objeto de terminación. Por lo tanto, estas indemnizaciones o bonificaciones por retiro definitivo de los trabajadores gozan de la exención del 25% consagrada en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, sin tener en cuenta el límite mensual contemplado en la norma”

(los subrayados son nuestros)

En consecuencia, todo el 25% del valor de la “indemnización por despido” (sin importar lo que arroje dicho cálculo) se puede tomar como “exento”, y el resto (el 75%) sí estará sometido a la retención en la fuente a una tarifa del 20%.

En consecuencia, el gran total de retenciones en la fuente a titulo de renta que se deben hacer en el mes de julio de 2006 al trabajador ascienden a: 594.000 + 13.500.000 = $14.094.000.