Concepto 220-013469 de 01-02-2016

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-013469
01-02-2016

Asunto: Modificación de la época de la reunión ordinaria pactada en los estatutos sociales – convocatoria a reunión extraordinaria.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2015-01- 515804, donde consulta si a pesar de que los estatutos de la entidad establezcan que la asamblea ordinaria se reunirá en el último sábado del mes de enero, es posible celebrar la asamblea de manera anticipada; y en caso de ser afirmativa la respuesta, pregunta: las decisiones que se tomen tendrán efectos plenos de una ordinaria?, se cita extraordinaria, o como ordinaria?”.

Sobre el particular, me permito manifestarle que en la modalidad de consulta, la Superintendencia emite un concepto de carácter general y abstracto sobra las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o asunto en particular, razón por la cual su respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

De acuerdo con lo anterior, para abordar el tema motivo de su inquietud es pertinente remitirse a las disposiciones del Código de Comercio que al efecto aplican, a saber:

Artículo 110. Contenido de la Escritura de Constitución. "La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:

(…)

7. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias….".

Artículo 181. Reuniones Ordinarias y Extraordinarias. "Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos….".

(….)

Artículo 422. Reuniones Ordinarias "Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

“(…..)”

Artículo 424. Convocatoria a las Reuniones de la Asamblea General de Accionistas. "Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día.

Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes".

(….)

De las normas citadas se advierte cómo el carácter de las reuniones ordinarias deriva en primer lugar, de su temario u objetivo esencial, cual es permitir que el máximo órgano social se ocupe de considerar las cuentas de fin de ejercicio y analizar la situación de la sociedad y segundo, de la época en que se realice, esto es dentro de los tres primeros meses del año.

En ese orden de ideas, si en los estatutos sociales se ha estipulado una fecha exacta dentro de los 3 meses del año para llevar a cabo la reunión ordinaria, y esta por cualquier circunstancia es variada, la respectiva sesión tendrá carácter de extraordinaria, aunque con temario de ordinaria.

En tal caso, aunque la convocatoria se realice para una sesión extraordinaria y como tal se anuncie en la citación a que haya lugar, deberá cumplir con el requisito de la antelación que corresponde, atendiendo que cuando se van a someter a consideración los estados financieros, la citación deberá efectuarse en todo caso con quince (15) días hábiles de antelación, so pena de afectar la legalidad de las decisiones. El quórum y las mayorías se estarán a las reglas estipuladas en los estatutos sociales y la ley.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, no sin antes observar que en la P. Web de la Entidad puede consular directamente la Guía sobre reuniones de Asamblea y Juntas de socios, la normatividad, los conceptos jurídicos, así como la Circular Básica Jurídica que ilustra sobre todos los temas societarios, entre otros.