Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En el Concepto 049564 de agosto de 2014 la DIAN indicó que para efectos de cumplir con la norma del artículo 771-5 del E.T., y la forma de cubrir los costos y gastos de manera que sean aceptados fiscalmente, si no se usan cheques propios sino de terceros, debe haber una causal jurídica para ello.
La norma contenida en el artículo 771-5 del E.T., la cual fue creada desde diciembre de 2010 pero solo empezó a tener aplicación a partir del presente año 2014, indica que los costos y gastos, para efectos de ser aceptados fiscalmente, deben cubrirse con medios bancarios tales como el de los cheques girados con la restricción de páguese únicamente al primer beneficiario, o con depósitos en las cuentas bancarias del beneficiario, o con tarjetas de crédito, o con trasferencias bancarias. Si se usa el simple efectivo, los parágrafos de la norma le fijan un límite de aceptación que debe definirse de acuerdo a las instrucciones de dichos parágrafos.
En relación con la aplicación de dicha norma, en el Concepto 049564 de agosto de 2014 se le elevó a la DIAN la siguiente consulta:
“¿Es válido para efectos de tomar como deducción y demás, que el contribuyente realice los pagos con cheques de cuentas bancarias que no son de su propiedad sino de un familiar?”
Si examinamos la pregunta, y observamos lo que dice la norma del artículo 771-5, en realidad la norma superior no puso ninguna restricción acerca de cuál era la cuenta(s) de donde se debían girar los cheques con los cuales se cubran los costos y gastos de un contribuyente. El primer inciso de la norma solo expresa lo siguiente:
“Artículo 771-5. Medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables. Para efectos de su reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: Depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno Nacional.”
De acuerdo con esta norma, lo más lógico es que los cheques se giren de la cuenta del propio contribuyente que está incurriendo en el costo o gasto. Pero también se podrían usar los cheques girados desde otras cuentas (por ejemplo las de un cliente o las de un prestamista) y con esto el contribuyente no debería consignarlos primero en sus propias cuentas para luego tener que girar desde allí su propio cheque y pagar a sus proveedores; se ahorraría con esto el 4 x mil. Debe recordarse que el fin principal de la norma es que se demuestre que al proveedor sí le llegó un pago con un canal financiero (cheque con restricción de primer beneficiario, consignación, tarjeta, etc.) y no con el simple efectivo, pues lo que se busca atacar son los falsos costos y gastos, los cuales se pagan casi siempre en efectivo.
Ahora bien, en la respuesta a la pregunta planteada, y luego de citar el artículo 771-5, la DIAN indicó lo siguiente:
“De la norma anterior, se colige que el pago efectuado mediante el cheque de un familiar, en primer lugar no tiene ninguna relación de causalidad con la actividad que realiza la empresa, puesto que, en la actividad mercantil, se presume que el dueño del negocio, dentro del concepto de unidad de empresa, lleva debidamente su contabilidad, sus propias cuentas bancarias y en consecuencia, si no existe un nexo causal relacionado con la forma, fin y origen del recurso, no se reconoce como deducción el respectivo pago.
Por consiguiente, no es válido para efectos fiscales, el pago realizado de la forma indicada por Ud., y por tanto, sin mediar obligación alguna para girar cheques de otra persona, así sea familiar, la base gravable y los presupuestos normativos para reconocer el costo, la deducción o el descontable, quedan inválidos y son inaplicables.
El hecho de bancarizar el pago de erogaciones, deudas, costos, deducciones y demás aspectos financieros con efectos fiscales, no implica de ninguna manera el uso de medios de pago como el cheque de un familiar, sin que haya una causal jurídica de su origen; llámese contrato, crédito, pasivo, etc., razón suficiente para afirmar que en esas condiciones no es válido tomarlo como costo, deducción o descontable el pago realizado.”
(los subrayados son nuestros)
De acuerdo con esta respuesta de la DIAN, si se desean usar los cheques girados desde otras cuentas que no son del contribuyente, primero debe darse una “causal jurídica” para justificar el uso de tales cheques. Así que en el caso de la pregunta que le presentaron a la DIAN, cuando dijeron que usaron el cheque de un familiar, lo que debería sustentarse es que dicho familiar le hizo un préstamo al contribuyente, se lo hizo en un cheque, y con tal cheque, que salió girado directamente a nombre de algún proveedor del contribuyente, se hizo el pago para cumplir con la norma del artículo 771-5. Pero el préstamo entre el familiar y el contribuyente deberá tener algún documento que así lo respalde.
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