Dian modificó el proceso de firma electrónica en declaraciones tributarias


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El artículo 5 de la Resolución Dian 000139 de septiembre 15 de 2023 modificó parcialmente la Resolución 000070 de noviembre de 2016, estableciendo que los códigos o “claves dinámicas” utilizadas en el proceso de firma electrónica se podrán empezar a enviar como mensajes de texto SMS– al teléfono celular.

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El pasado 15 de septiembre de 2023, luego de haberlo anunciado en un proyecto de Resolución de agosto 28 de 2023, la Dian expidió su Resolución 000139, por medio de la cual se hizo un importante ajuste parcial al texto de la Resolución 000070 de noviembre de 2016, norma que regula el proceso de emisión, renovación y utilización del instrumento de firma electrónica empleado para la presentación virtual de las declaraciones tributarias y demás reportes administrados por dicha entidad.

En los considerandos de la Resolución 000139 de septiembre de 2023 se lee lo siguiente:

Que el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que se entenderá satisfecho el requisito de firma en un documento cuando: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Que, como segundo factor de autenticación, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– emitirá código electrónico antes de firmar electrónicamente la declaración para los usuarios que estén haciendo uso de su firma electrónica.

Que el código electrónico será enviado al correo electrónico y/o a través de mensaje de texto –SMS– al celular del suscriptor del instrumento de firma electrónica –IFE–.

Por motivo de lo anterior, a través del artículo 5 de la Resolución 000139 de 2023, la Dian decidió modificar el texto del numeral 3 del artículo 2 de su Resolución 000070 de noviembre de 2016, el cual quedó de la siguiente forma (los subrayados son nuestros):

Versión actual de la norma

Nueva versión con la que quedaría la norma

Artículo 2. Instrumento de firma electrónica –IFE–. El instrumento de firma electrónica –IFE– es la combinación de una identidad electrónica –IE– y un código electrónico –CE– que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.

 

Este instrumento cuenta con las siguientes características:

 

1. Identidad electrónica –IE–: es la identificación, establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la Dian, la cual siempre será custodiada por la entidad. La identidad electrónica –IE– permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.

2. Contraseña de la identidad electrónica: combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de firma electrónica –IFE–, la cual se usa como primer factor de autenticación.

3. Código electrónico –CE–: combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del Instrumento de firma electrónica –IFE–, la cual es usada como segundo factor de autenticación.

 



4. Vigencia: la vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de generación del instrumento de firma electrónica –IFE–.

5. Gratuidad: el instrumento de firma electrónica –IFE– implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– es gratuito.

6. Uso: el uso del instrumento de firma electrónica –IFE– de que trata esta resolución, aplica para los suscriptores que se encuentran obligados a utilizar este medio de conformidad con la normatividad vigente y para quienes de manera voluntaria deseen generar el instrumento, para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites, que de acuerdo con la reglamentación requieran de la utilización de este instrumento.

7. Firma: se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la Dian en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.

 

 

Artículo 2. Instrumento de firma electrónica –IFE–. El instrumento de firma electrónica –IFE– es la combinación de una identidad electrónica –IE– y un código electrónico –CE– que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.

 

Este instrumento cuenta con las siguientes características:

 

1. Identidad electrónica –IE–: es la identificación, establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la Dian, la cual siempre será custodiada por la entidad. La identidad electrónica –IE– permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.


2. Contraseña de la identidad electrónica: combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de firma electrónica –IFE–, la cual se usa como primer factor de autenticación.

3. Código electrónico –CE–: combinación de caracteres alfanuméricos enviados al correo electrónico y/o celular, a través de mensaje de texto –SMS–, del suscriptor del Instrumento de firma electrónica –IFE–, la cual es usada como segundo factor de autenticación.

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4. Vigencia: la vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de generación del instrumento de firma electrónica –IFE–.

5. Gratuidad: el instrumento de firma electrónica –IFE– implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– es gratuito.

6. Uso: el uso del instrumento de firma electrónica –IFE– de que trata esta resolución, aplica para los suscriptores que se encuentran obligados a utilizar este medio de conformidad con la normatividad vigente y para quienes de manera voluntaria deseen generar el instrumento, para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites, que de acuerdo con la reglamentación requieran de la utilización de este instrumento.

7. Firma: se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la Dian en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.

 

 

Como se puede observar, la modificación consistió solamente en establecer que los códigos o “claves dinámicas” que la Dian hasta ahora solo enviaba de forma previa al correo electrónico de la persona que utiliza su instrumento de firma electrónica, serán códigos que también se podrán enviar como mensajes de texto al número celular que dicha persona haya decidido mantener reportado en su respectivo RUT.

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Al respecto, es importante destacar, tal como lo hemos hecho en editoriales anteriores, que en el artículo 1.6.1.2.5 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser modificado con el Decreto 678 de mayo 2 de 2022) se exige mantener reportado en el RUT un correo electrónico que esté actualizado; de lo contrario, la propia Dian podría actualizarlo de oficio.

Sin embargo, dicha norma no indica que la Dian pueda actualizar de oficio los números de teléfono que se mantengan reportados en las casillas 44 y 45 de la primera página del RUT, los cuales incluso pueden ser solo números fijos y no incluir ningún número de celular.

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