Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Infografía (haz click en la imagen para ampliar)
A través de su Resolución 012383 de noviembre 29 de 2011 la DIAN ha redefinido los procesos que tendrán que agotar las personas naturales y jurídicas que requieran inscribirse por primera vez en el RUT pero que al mismo tiempo tienen que figurar inscritas en Cámaras de Comercio por realizar actividades mercantiles.
Hasta la fecha, los pasos que se tenían que agotar (motivados por los cambios que se hicieron en julio y agosto de 2011 al decreto 2788 de 2004) eran los que habían quedado contenidos en su Circular 0038 de Agosto 23 de 2011 los cuales entonces se entiende se seguirán aplicando solo si quien se inscribe en el RUT es alguien que no necesita inscribirse al mismo tiempo en la Cámara de Comercio.
Por tanto, para entender mejor los pasos que se deben agotar desde ahora en adelante por parte de las personas naturales y jurídicas en su proceso de inscripción por primera vez en el RUT, sea que necesiten o no necesiten figurar al mismo tiempo en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio, miremos los siguientes puntos.
De acuerdo con lo indicado en la resolución 12383 de noviembre 29 de 2011 los pasos a seguir serían:
1) Se debe entrar al portal de la DIAN con la opción “solicitud inscripción en el RUT-Cámara de Comercio”, diligenciar las 6 páginas del RUT e imprimirlo. En la primera página figurará la leyenda “Para trámite en Cámara”.
2) Acudir con ese documento hasta la Cámara de comercio que corresponda a la del domicilio principal del obligado y allí se deberá actuar personalmente o sino solo mediante un apoderado que deberá ser abogado (ver art. 2 de la resolución 12383). En ese momento se le entrega al funcionario de la Cámara los siguientes documentos (pero no le tomarían huella digital al tramitante pues la resolución no lo indica):
a. Fotocopia de la cédula del tramitante (con exhibición del original);
b. Fotocopia del poder y de la tarjeta profesional del abogado (con exhibición del original) si actúa como apoderado.
c. Fotocopia del recibo de servicios públicos o del impuesto predial (con exhibición del original) donde estará ubicado el contribuyente o del domicilio donde vivirá el representante de las sucesiones ilíquidas.
d. Si el que se inscribe en Cámara de comercio como comerciante es una persona natural, de una vez llevará el extracto más reciente que prueba que tiene una cuenta (de ahorros o corriente) abierta en una entidad vigilada por Superfinanciera. Si no lleva el extracto, tendría que llevar una constancia sobre lo mismo y con antigüedad no mayor a 1 mes. Esa cuenta bancaria solo se exige si la persona natural vive en Colombia y si pertenecerá al régimen común del IVA o si será importador habitual o si será exportador (habitual u ocasional).
3) Si quien se está inscribiendo en la Cámara de Comercio y en el RUT es una persona natural, entonces la Cámara internamente le confirma a la DIAN que todos los documentos están en orden y la DIAN le dará permiso a la Cámara de Comercio para que le imprima la primera página del RUT con la leyenda “formalizado” y también le darán su certificado de inscripción en Cámara donde le figurará su NIT.
4) Si el que se está inscribiendo en Cámara es una persona jurídica, la Cámara le solicitará entonces internamente a la DIAN que le genere el formato 1648 (en el cual figura el numero de Nit que le asignaron al contribuyente) y la Cámara imprimirá el formato 1648 y un certificado de existencia y representación legal con la leyenda: “El presente NIT solo es válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria. No será válido ante ninguna otra entidad o establecimiento como documento de identificación Tributaria”. Con eso el tramitante tendrá 30 días calendario para ir y abrir la cuenta bancaria y cuando la haya abierto se regresará a la DIAN para que allí le entreguen el RUT con la leyenda formalizado y la misma DIAN le avisará a la Cámara de comercio para que quiten la leyenda especial que se hacía figurar en el certificado de existencia y representanción legal y el interesado pueda ir y sacar un nuevo certificado en Cámara de comercio sin esa Leyenda. Pero si no tramita la apertura de la cuenta bancaria dentro del plazo establecido, entonces la DIAN le avisará a la Cámara para que la leyenda especial del certificado de existencia sea cambiada por la leyenda “NIT DEBE SER TRAMITADO ANTE LA DIAN”
De acuerdo con lo indicado en la Circular 0038 de Agosto de 2011 los pasos a seguir serían:
1) Se debe acudir a cualquier sede de la DIAN y actuar personalmente o sino solo mediante un apoderado que deberá ser abogado (ver concepto DIAN 066216 de agosto 26 de 2011).
2) En la sede de la DIAN se le hará la pre-inscripción en el RUT a través de la cual se diligencian las páginas del RUT, le toman la huella digital al tramitante y le reciben los siguientes documentos :
a. Fotocopia de la cédula del tramitante (con exhibición del original);
b. Fotocopia del poder y de la tarjeta profesional del abogado (con exhibición del original) si actúa como apoderado.
c. Fotocopia del recibo de servicios públicos o del impuesto predial (con exhibición del original) donde estará ubicado el contribuyente o del domicilio donde vivirá el representante de las sucesiones ilíquidas.
d. Si el que se inscribe en la DIAN es una persona natural, de una vez llevará el extracto más reciente que prueba que tiene una cuenta (de ahorros o corriente) abierta en una entidad vigilada por Superfinanciera. Si no lleva el extracto, tendría que llevar una constancia sobre lo mismo y con antigüedad no mayor a 1 mes. Esa cuenta bancaria olo se exige si la persona natural vive en Colombia y si pertenecerá al régimen común del IVA o si será importador habitual o si será exportador (habitual u ocasional).
3) Si quien se está inscribiendo en la DIAN es una persona natural, entonces la DIAN de una vez le podrá dar la primera página del RUT con la leyenda “formalizado”
4) Si el que se está inscribiendo en la DIAN es una persona jurídica de las que no requieren tener registro mercantil en las cámaras de comercio (ejemplo: iglesias, universidades, etc.; ver Artículo 45 Decreto 2150 de 1995 y Artículo 3 Decreto 427 de 1996), en ese caso la DIAN le imprimirá el formato 1648 (donde le queda asignado su número de Nit) y tendrá 30 días calendario para ir y abrir una cuenta bancaria (corriente o de ahorros) en una entidad vigilada por superfinanciera y luego regresar por segunda vez hasta la DIAN para que le entreguen la primera página de su RUT con la leyenda formalizado. Quienes deseen evitar ir dos veces a la DIAN, pueden primero entrar al portal de la DIAN por la opción “solicitud de inscripción en el RUT-persona natural (o persona jurídica)”, hacer allí la preinscripción en el RUT, imprimir el formato 1648, ir al banco a abrir la cuenta y luego ir a la DIAN con los demás documentos (cedula y recibo de servicios públicos o de predial) para que allá le tomen la huella y le den sus documentos finales (vese la cartilla instructiva de la DIAN de septiembre de 2011: “Información número de identificación tributaria”)
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