Facturadores electrónicos: procedimiento a seguir para su habilitación

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  • Publicado: 14 mayo, 2019

Facturadores electrónicos: procedimiento a seguir para su habilitación

Por medio de la Resolución 000030 del 29 de abril de 2019 la Dian estableció el procedimiento a seguir por los facturadores electrónicos que deseen obtener su habilitación. La resolución también amplía el plazo para que los obligados a facturar comiencen a expedir la factura electrónica.

Luego de los cambios introducidos por la Ley de financiamiento 1943 de 2018 respecto de las normas del Estatuto Tributario que regulaban la facturación electrónica, a través de la Resolución 000030 del 29 de abril de 2019 la Dian reglamentó los requisitos que deberá cumplir la factura electrónica con validación previa, así como también los términos y mecanismos técnicos para su implementación (ver nuestro editorial Facturación electrónica con validación previa fue reglamentada por la Dian), señalando de esta forma el procedimiento de habilitación que deberán seguir los facturadores electrónicos en el servicio informático de validación previa de la Dian, teniendo en cuenta que tal proceso deberá ser efectuado con anterioridad al inicio de la expedición formal de la factura electrónica.

De acuerdo con lo anterior, a continuación presentamos los pasos a seguir para la habilitación, los cuales deberán tramitar los facturadores electrónicos:

1. Inscribirse en el servicio informático de validación previa de factura electrónica de la Dian, para lo cual deberán ingresar sus datos como facturadores y adquirientes electrónicos.
2. Informar en el servicio informático los medios a través de los cuales realizarán la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica, para lo cual deberán comunicar si el software corresponde a:

  • Un desarrollo informático propio o adquirido.
  • El servicio gratuito dispuesto por la Dian.
  • El suministrado a través de un proveedor tecnológico.

Nota: el software reportado deberá incluir las funcionalidades que permitirán la elaboración de las notas débito y crédito, así como también los demás documentos electrónicos relacionados con la facturación electrónica (ver parágrafo 1 del artículo 3 de la Resolución 000030 de 2019).

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3. Cuando los medios sean seleccionados, se deberá registrar en el servicio informático la información correspondiente al software utilizado, para lo cual se reportarán:

  • Nombres y apellidos, o razón social y NIT, del fabricante, así como también nombre y pin de seguridad del software.
  • Demostrar mediante pruebas que el software cumple con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos exigidos para su validación, expedición y recepción.
  • En caso de que el resultado de estas pruebas sea satisfactorio, el servicio informático emitirá un visto bueno en el que informará de la realización exitosa de las pruebas.
  • Solicitar la autorización de numeración de factura de conformidad con la Resolución 000055 de 2016 (modificada por la Resolución 000013 de 2019). Una vez esta sea aprobada, se generará de manera electrónica la “clave de contenido de control”, cuyos datos serán conocidos exclusivamente por el facturador o proveedor tecnológico, y se emplearán para la obtención del código único de factura electrónica –Cufe–.
  • Indicar la fecha en la cual iniciarán la expedición de la factura electrónica, plazo que no podrá exceder el tiempo máximo señalado en la Resolución 000020 de marzo 26 de 2019 (para consultar estos plazos lo invitamos a consultar nuestro Calendario de implementación de la factura electrónica).

4. En caso de que el software sea proporcionado por un proveedor tecnológico, se deberá realizar el siguiente procedimiento:

  • Verificar en el catálogo de participantes que el proveedor tecnológico se encuentre autorizado por la Dian.
  • Actualizar el catálogo de participantes, indicando el proveedor que le proporcionará los servicios inherentes a la facturación electrónica.
  • Relacionar en el servicio informático el software a través del cual el proveedor electrónico le prestará los servicios de facturación.
  • Si el obligado a facturar utiliza prefijos asociados a los rangos de numeración en su factura, estos deberán ser asignados a sus proveedores en el servicio informático.
“la Dian actualizará de oficio su RUT con la responsabilidad 52 “Facturador electrónico”, fecha a partir de la cual se genera la habilitación en el sistema”

Una vez el obligado a facturar haya surtido el procedimiento anterior, la Dian actualizará de oficio su RUT con la responsabilidad 52 “Facturador electrónico”, fecha a partir de la cual se genera la habilitación en el sistema. Por otra parte es necesario resaltar que los facturadores electrónicos obligados a expedir la factura electrónica en las fechas señaladas en los calendarios 1 y 2 de la Resolución 000020 de marzo 26 de 2019 contarán con dos meses adicionales a tales fechas para iniciar la expedición de la factura electrónica.

Es decir, en el caso de aquellos primeros obligados a implementar la factura electrónica (ver nuestra infografía Primeros obligados a implementar la factura electrónica según su actividad económica), cuyo plazo inicial para expedirla es hasta el 1 de agosto de 2019, ahora se verán beneficiados con la ampliación hasta el 1 de octubre del mismo año del plazo máximo para concluir el proceso de habilitación (ver parágrafo 3 del artículo 3 de la Resolución 000030 de 2019).

Lo anterior no aplica para los contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación, los cuales deberán inscribirse en el servicio informático de facturación hasta el 31 de mayo de 2019, y tendrán plazo para expedir la factura electrónica hasta el 31 de agosto del mismo año (ver nuestro editorial Obligados a expedir facturación electrónica: calendario para su implementación).

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