Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Daniel Vargas, director HUB Supply Chain Management KPMG en Colombia, afirma que la factura electrónica supone ventajas desde el punto de vista de trazabilidad, disminución de esfuerzo administrativo, costos de papelería y sostenibilidad, siempre y cuando sea implementada de forma adecuada.
Si todo sale como se prevé, en el primer semestre de 2018 los grandes contribuyentes deben estar listos como facturadores electrónicos. Pero, ¿qué significa lo anterior? Para Daniel Vargas, director HUB Supply Chain Management KPMG en Colombia, pocos empresarios identifican la verdadera dimensión de lo que esto implica.
«Algunos opinan que puede ser simplemente una iniciativa ecológica de reducción del uso de papel que podría aportar a la visión sostenible del país. Otros lo consideran como la forma en que la dirección de impuestos de Colombia podrá reducir la evasión de pago de impuestos por parte de las empresas, y otros cuantos creen que puede ser una nueva moda y decidan hacer caso omiso y solucionarlo emitiendo facturas en PDF o en imágenes para enviar por correo electrónico», describe Vargas.
Facturar electrónicamente va más allá de una resolución y de la obligatoriedad. Vargas plantea una serie de inquietudes alrededor del tema como son: ¿Se ha pensado en lo que implica la recepción de dichas facturas? Especialmente porque hay grandes contribuyentes que son proveedores de otros grandes contribuyentes, y los primeros harán facturación electrónica a los últimos. ¿Cómo se organiza el proceso de recepción de facturas? De hecho, ¿cómo se organizan los sistemas para la integración de la orden de compra, el recibido y la factura electrónica?
Para Vargas, estos son algunos aspectos que subyacen a esta nueva legislación.
«En un futuro cercano estaremos asegurando la emisión de facturas electrónicas, lo que también implica que las anulaciones, devoluciones por daño, los recibidos incompletos u otros aspectos operativos que causan ajustes en la facturación ya no se puedan realizar en el sistema interno con ajustes contables, pues la factura ya se encuentra en la dirección de impuestos y en el cliente, lo cual implicaría la implementación de notas crédito de forma electrónica relacionadas a una factura en particular», explica.
Por otra parte, a pesar de la cantidad de interrogantes que surgen con esta nueva iniciativa, Vargas opina que es una propuesta con muchas ventajas desde el punto de vista de trazabilidad, disminución de esfuerzo administrativo, costos de papelería y sostenibilidad, entre otros, siempre y cuando sea implementada forma adecuada.
«La facturación electrónica ya se ha implementado en varios países y es una práctica recomendada. El punto clave es entender que no es simplemente una obligatoriedad, pues tiene impactos en los procesos de la organización y de tecnología», dice Vargas.
Contar con un buen habilitador tecnológico, autorizado por la Dian, que soporte múltiples funcionalidades y no simplemente la encriptación electrónica, y que permita una integración fácil con el sistema actual es vital.
«De igual forma hay que asesorarse bien en el montaje de la solución y en el diseño de los procesos que la respaldan, con una visión integral. Las anteriores son algunas de las principales recomendaciones para lograr una transición exitosa a la facturación electrónica», concluye el director HUB Supply Chain Management KPMG.
* Con información de KPMG.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
