Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La conservación de la correspondencia de una empresa, tanto enviada como recibida, es algo que merece tanta importancia como la conservación y custodia de sus libros de contabilidad.
Y decimos lo anterior por cuanto las normas de los artículos 19 y 54 del Código de Comercio mencionan lo siguiente:
“Artículo 19. Obligaciones de los Comerciantes. Es obligación de todo comerciante:
1)…
2)…
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;
…”
“Artículo 56. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL>. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Así mismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.”
Incluso, para aquellas que están obligadas a contar con los servicios de un Revisor Fiscal, el artículo 207 numeral 4 del mismo Código de Comercio contempla entre las obligaciones de dicho Revisor la de “Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y por que se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.”
En razón de lo anterior, es importante tener presente que desde finales de los años 90, y gracias a los servicios gratuitos que ofrece la internet, mucha de la correspondencia de las empresas ya no se genera y/o recibe en papel sino que se recurre a la correspondencia virtual a través de cuentas de correo electrónico.
Algunas veces esas cuentas de correo electrónico están creadas directamente en la propia página web de la empresa y en otras se utilizan las cuentas de correo que se pueden crear en páginas independientes de internet tales como Yahoo, Gmail, Hotmail, etc.
Sin importar la modalidad de cuentas de correo electrónico que se utilicen, surge la pregunta ¿Deberían imprimirse esas correspondencias virtuales para poder conservarlas debidamente tal como lo ordena el Código de Comercio?
Al respecto, la propia Superintendencia de Industria y comercio, en su concepto 06-009700 de Febrero de 2007 sostuvo lo siguiente:
“Establecido lo anterior, es necesario precisar que de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 2 de la Ley 527 de 1999 [Ley de comercio electrónico] la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de correo electrónico constituye un mensaje de datos cuya validez y fuerza vinculante es la misma que la de un documento que conste por escrito.En este sentido, si la correspondencia del comerciante, a la que alude el artículo 54 del Código de Comercio, consta en mensajes datos enviados y recibidos a través del correo electrónico, es necesario conservar tales mensajes de datos en la forma establecida en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y durante el término fijado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 [Ley antitrámites].”
(Los subrayados son nuestros)
Esas normas citadas por la Superintendencia de Industria y comercio establecen:
Ley 527 de 1999, Art. 12: “CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
Ley 962 de 2005, Art.28 (que deroga tácitamente lo establecido en el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993):
ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”
En vista de lo anterior, quedaría claro que no es obligatorio imprimir los correos electrónicos con la correspondencia enviada y/o recibida por la empresa, pero que sí se deberán conservar tales correos por lo menos durante 10 años (para ello será necesario descargarlos a una parte fija del computador, con programas como el Outlook, y hacerles el respectivo backup).
Además, cuando el encargado de manejar esas cuentas de correo electrónico abandone la empresa, es claro que su reemplazo tendrá que hacer todos los cambios de claves respectivas para que el ex funcionario no siga recibiendo o emitiendo correspondencia a nombre de la empresa..
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