Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El aumento del teletrabajo en Colombia ocasiona que se pacten acuerdos entre los profesionales contables y la administración, de manera que los soportes contables puedan estar en casa de los profesionales para el desempeño de sus labores de registro o revisión. Te presentamos algunas implicaciones.
La administración de una entidad es la responsable del cuidado y conservación de los documentos, no obstante, es común que se pacten acuerdos entre el contador público y/o revisor fiscal para el retiro de ciertos documentos.
Estos acuerdos suelen facilitar las labores de revisión o registro que llevan a cabo los profesionales, más aún teniendo en cuenta el drástico aumento del teletrabajo en Colombia una vez declarada la pandemia por COVID-19.
Al respecto, se debe considerar la existencia de ciertos riesgos que se derivan por la no segregación de funciones en una entidad, puesto que pueden darse casos de venta de facturas, modificación, duplicación y alianzas para acordar pagos al personal financiero; aquí es importante segregar las funciones de tesorería.
Otro riesgo es la perdida o daño de documentos contables, situaciones que le pueden suceder tanto a contadores como a revisores fiscales. No obstante, tanto el riesgo de modificación de facturas como el de pérdida o daño de estas son cada vez menores dada la implementación de la facturación electrónica en Colombia y el aumento del control tributario y contable que ello trae.
Por supuesto, lo anterior no quiere decir que se deba bajar la guardia con los controles, puesto que habrá personal autorizado para emitir y modificar estos documentos también; sin embargo, será más fácil rastrear a quien lleva a cabo alguna acción irregular en estos documentos electrónicos que en los físicos.
Por ello, es importante que, si entre la administración y los profesionales hay un acuerdo que permita el retiro de documentos, se consideren los riesgos de daño o perdida y por ello se trate de entregar copias y no archivos originales.
Del mismo modo, se debe tener en cuenta que en caso de pérdida o daño la responsabilidad no recae en el contador o revisor fiscal sino en la administración.
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