Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Reportantes deben informar cuentas por cobrar al 31 de diciembre del 2015 en el formato 1008

Actualizado: 15 marzo, 2016 (hace 8 años)

Para la información exógena del año gravable 2015, las personas naturales que hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000, y las personas jurídicas con ingresos brutos mayores a $100.000.000 en el año gravable 2013, deberán reportar los saldos de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre del 2015 en el formato 1008.

“La DIAN exige reportar en el formato 1008 los datos de los terceros ubicados en Colombia y en el exterior con quienes tengan cuentas por cobrar a diciembre 31 del 2015”

Dentro de la información que solicita la DIAN a los contribuyentes obligados a presentar información exógena por el año gravable 2015, se encuentran los saldos de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre del 2015; esta información, que se diligencia en el formato 1008, debe ser reportada por las personas naturales y asimiladas colombianas y extranjeras, obligadas o no a llevar contabilidad, si en el año gravable 2013 obtuvieron ingresos brutos superiores a $500.000.000, sin importar si estuvieron o no obligadas a declarar renta por el año gravable del 2013, y si lo están por el año 2015. Asimismo, esta información debe ser entregada por las personas jurídicas obligadas a presentar la declaración de renta del año gravable 2015 o la declaración de ingresos y patrimonio de ese mismo año gravable, independientemente del régimen al cual pertenezcan en renta, que en el año gravable 2013 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.

Información que se solicita sobre las cuentas por cobrar

La DIAN exige reportar en el formato 1008 los datos de los terceros ubicados en Colombia y en el exterior con quienes tengan cuentas por cobrar a diciembre 31 del 2015; en este se deben reportar los datos del tercero, los conceptos de la cuenta por cobrar y su valor. Es importante tener en cuenta que el numeral 18.7 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014 indica que si el total fiscal de las cuentas por cobrar del reportante a diciembre 31 del 2015 es igual o superior a $100.000.000, se debe discriminar en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar iguales o superiores a $500.000; sin embargo, en caso de que el saldo total fiscal de las cuentas por cobrar sea inferior a $100.000.000, se debe reportar en forma individualizada a los terceros con saldos iguales o superiores a $1.000.000. De igual manera, el obligado debe reportar a aquellos con los que se tengan saldos inferiores a $1.000.000 o a $500.000, según el caso, agrupándolos en un único registro, dentro de cada uno de los tres conceptos diseñados por la DIAN, con el NIT 222.222.222 y razón social “cuantías menores”.

Por otra parte, si la entidad o persona natural informante participó en el 2015 como asociada de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, actuó como mandante en contratos de mandato, o fue miembro de consorcios y uniones temporales, en ninguno de tales casos deberá reportar las cuentas por cobrar a diciembre 31 que le figurarían en su contabilidad e incluso en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del 2015, originadas por su participación en dichas operaciones. Lo anterior puesto que tales cuentas por cobrar serán reportadas únicamente por el operador del contrato de exploración, el mandatario que lo representó o el consorcio y/o unión temporal en el que participó (ver parágrafo 1 del numeral 18.8, parágrafo 2 del numeral 18.9 y parágrafo 1 del numeral 18.10, todos estos del artículo 18 de la Resolución 220). Es decir, las personas jurídicas y naturales solo reportarán por sí mismas todas las demás cuentas por cobrar que no se hayan originado por su participación en dichos negocios jurídicos especiales. El total de las cuentas por cobrar que sean llevadas al formato 1008, deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta 2015, salvo si se presenta lo comentado en el párrafo anterior.

“El saldo de la cuenta de provisión fiscal de deudores a diciembre 31 del 2015, se debe informar como si fuese un valor positivo a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio se lleve como un valor negativo”

Cabe señalar que el mandatario, en el desarrollo de contratos de mandato, sin importar los ingresos brutos a diciembre del 2013 ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial los saldos de cuentas por cobrar que les hayan quedado a diciembre 31 por causa de administrar los ingresos de sus mandantes. Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos deben reportar dichas cuentas por cobrar que se generan a diciembre 31 del 2015 al manejar los ingresos de los terceros en nombre de quienes actuaban, y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el numeral 18.7 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014, pero usando los formatos especiales que se indican en los numerales 18.8 a 18.10 del artículo 18 de dicha resolución (formatos 1018, 1051 y 1587). Por tanto, si a dichos intermediarios les corresponde elaborar su propio formato 1008, allí reportarían solo las cuentas por cobrar que se originaron en sus operaciones propias.

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Reporte del saldo de la cuenta de provisión de deudores

El saldo de la cuenta de provisión fiscal de deudores a diciembre 31 del 2015, se debe informar como si fuese un valor positivo a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio se lleve como un valor negativo; además, la resolución indica que dicho saldo total se debe discriminar por tercero sin importar si la provisión fue calculada con el método de provisión general o de provisión individual (literalmente dice que se reporte con el NIT del deudor).

En consecuencia, el saldo que se tenga por cada deudor dentro de la cuenta de provisiones no se mezclaría con los demás saldos que ese mismo deudor tenga en las cuentas por cobrar a diciembre 31, pues si se mezclara y reportara un saldo neto de la cuenta por cobrar, esto no tendría cruce de información con el reporte que a su vez hará ese mismo deudor de lo que para él viene siendo un pasivo, ya que no le hace “provisiones” a sus pasivos. Dicha cuenta de provisiones sobre cuentas por cobrar se reportará en forma total, discriminando a los que tengan saldos iguales o superiores a $1.000.000 (o a $500.000, según el caso) y quedando los demás reportados con el NIT 222.222.222.

De cualquier forma, quienes calcularon la provisión de deudores con el método de provisión general no podrían discriminar el saldo de la cuenta de provisiones con el NIT del deudor, y lo único que podrían hacer es reportar dicho saldo a diciembre 31 de la cuenta de provisión de deudores con el NIT del mismo informante o reportante. En el caso de los que calculan la provisión con el método individual, dicha información le es útil a la DIAN para conocer qué tanta provisión le ha hecho el reportante a cada deudor, y así comprobar que no se ha provisionado más del 100% del valor de la respectiva cuenta por cobrar. El dato de la provisión discriminada por cada deudor obviamente no tendrá cruce con los reportes de pasivos que dicho deudor deba hacer, pues como ya se mencionó, este no le hace provisiones a sus pasivos.