Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Por regla general no. Para que el suplente pueda desempeñarse como representante legal, no basta la ausencia física o material del representante titular, es necesario que sea una ausencia que imposibilite desempeñar las funciones asignadas por la ley y los estatutos.
La excepción, es que por estatutos o por decisión expresa (queda en Acta) del Máximo Órgano Social, se le den facultades especiales “para representar a la sociedad sin necesidad de que se de la circunstancia anterior.
Esto es que el suplente está en la obligación de una permanente disponibilidad, tal y como lo ha sostenido este despacho al expresar que «… el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo, y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, excepción hecha claro está que el titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador«, anota lo anterior la Supersociedades (Concepto 220-056528 del 17 de Julio de 2012)
Eso significa que si no hay una orden expresa por parte de los estatutos o del máximo órgano social para actuar como representante para el suplente, frente a ausencias meramente material o física del titular, dicho suplente estaría actuando por fuera de sus competencias y podría la sociedad, desconocer su actuar y por ende, no reconocer las obligaciones que éste haya adquirido a nombre de la sociedad, suscribiendo documentos como si fuese el representante principal.
Existen dos clases de nulidades, las relativas y las absolutas, las primeras son subsanables bien por el paso del tiempo o por la ratificación de quien tiene competencia, por ejemplo del máximo órgano social, mientras que las nulidades absolutas, son aquellas que no pueden ser subsanadas.
En el caso de las decisiones o actuaciones realizadas por el representante legal suplente más allá de lo permitido son nulidades relativas, pues son extralimitaciones del poder o mandato, que se pueden sanear por ratificación expresa del mandante (Máximo Órgano Social) o por el paso del tiempo, que sería de cuatro (4) años (Prescripción Art. 1750 del C.C.), término para demandar la rescisión de los contratos viciados por nulidad relativa. Lo anterior es una posición de la Corte Suprema de Justicia de 1938.
Pero para la Superintendencia de Sociedad, en el mismo concepto antes citado, la tesis de la Corte Suprema de Justicia está revaluado, pues sostiene que por el sólo hecho que el Suplente suscriba una obligación a nombre de la sociedad, sin contar con la autorización expresa en estatutos o en Acta de Asamblea en ausencias meramente físicas del representante principal, la sociedad no queda obligada frente al tercero y es dicho representante legal suplente quien debe responder directamente y de manera personal, frente a terceros.
Si usted es representante legal suplente, no esté firmando documentos como titular por el sólo hecho que el principal no haya llegado a la oficina, salvo que esté autorizado por estatutos o por el máximo órgano social (y esté plasmado en Acta) que diga expresamente que puede actuar frente a simple ausencias físicas por cualquier circunstancia, de esta manera la sociedad está ratificando su actuar.
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