¿Cómo entender las restricciones de plazos en las empresas para recibir las facturas de Proveedores por el cierre del año?

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  • Publicado: 15 diciembre, 2008

¿Cómo entender las restricciones de plazos en las empresas para recibir las facturas de Proveedores por el cierre del año?

En los últimos días de cada diciembre,  y por la mezcla entre cierre contable y vacaciones colectivas,  los proveedores de las grandes empresas colombianas primero facturan y luego despachan las mercancías.

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Ya es casi una costumbre que al aproximarnos al final de un año fiscal, varias de las grandes empresas del país, y que por ser grandes efectúan compras de bienes y servicios a proveedores ubicados en muchas partes de Colombia, deciden ponerles a dichos proveedores unos plazos máximos para la recepción de facturas que correspondan a bienes y servicios adquiridos por el año fiscal que se está cerrando (véase imágenes adjuntas de avisos de ese tipo).

En algunas de ellas se dice de una forma razonable que las facturas que sean del ejercicio 2008 sí podrán ser recibidas hasta en los primeros días del mes de enero de 2009 (véase por ejemplo el aviso de Almacenes Exito S.A. y de la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A.).

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Pero en otras, se dice que las facturas por bienes y servicios que sean del año 2008 sólo serán recibidas a más tardar el día 19 de diciembre de 2008 y que si sus proveedores van a emitir facturas entre los días 20 y 31 de diciembre de 2008, las tienen que expedir es con fecha del 2009 (véase el caso por ejemplo de Unilever Andina Colombia Ltda.).

¿Como entender este tipo de medidas que se toman en estas grandes empresas por causa del cierre del año? ¿Y qué posibles violaciones de las normas tributarias se podrían generar si son mal aplicadas?

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Muchos proveedores mandan primero la mercancía y luego la factura

En términos generales estas medidas pueden tener su justificación en el hecho de que muchos de los proveedores de estas empresas pueden tener por costumbre el hacer despachos de las mercancías en diciembre, o prestación de los servicios en diciembre, pero sucede que el personal administrativo de esas empresas proveedoras salen a vacaciones colectivas y es ya a mediados de enero cuando emiten las facturas de los despachos o servicios de diciembre y obviamente las harían con fecha de ese año anterior.

Si se les permite esa costumbre a los proveedores, obviamente que la empresa compradora tendría dificultades para poder elaborar correctamente sus declaraciones de IVA del bimestre noviembre-diciembre, y en especial su declaración de retenciones en la fuente de diciembre pues no alcanzarían a incluir todas las retenciones que se deben causar y declarar por el mes de diciembre  y entonces luego tendrían que hacer correcciones a tales declaraciones con sus respectivas sanciones.

Y debe tenerse presente que aunque la norma del artículo 496 del Estatuto Tributario le permitiría a una empresa compradora el incluir el IVA de sus compras como IVA descontable en cualquiera de los dos bimestres siguientes con la condición de que coincidan su contabilización y su inclusión en el formulario,  muchas  empresas no acostumbran acogerse a esta norma en especial porque luego tendrían dificultades con los cruces de información exógena con la DIAN.

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¿Primero la factura antes que la recepción de las mercancías o servicios?

Por consiguiente, mirando los asuntos desde la óptica de los traumatismos que tendrían las empresas compradoras con las facturas tardías que les hagan llegar sus proveedores, y tratándose de compras que están previamente planificadas por estas grandes empresas,  sí está justificado el que el proveedor tenga presente que no le van a recibir facturas del 2008 en una fecha muy tardía del año 2009.

Así, podemos ver como estas grandes empresas prefieren que sus proveedores les hagan llegar primero la factura  y luego los bienes y servicios a lo largo de los últimos días del año 2008.  Y lo que no quieren es que primero lleguen los bienes y servicios y en enero las facturas.

Esto implica que las empresas proveedoras tengan que planificar muy bien sus despachos y prestaciones de servicios a estas grandes empresas durante diciembre, pues si los bienes y servicios son despachados y/o prestados en diciembre de 2008, por norma contable y fiscal deben causarlas y facturarlas con fecha del 2008. Pero nadie los castigaría si primero facturan y luego despachan las mercancías o prestan los servicios, y es entonces una manera en como logran darle gusto a  su cliente (nota: si se da el caso de facturar un servicio pero sin prestarlo, o una mercancía sin despacharla,  y luego por causas fortuitas no se presta el servicio o no se despacha la mercancía según lo planeado, pues sencillamente se anularía la factura).

No se puede obligar a hacer anulaciones

Como sea, si se da el caso de que por ejemplo un proveedor hace su factura  y la despacha junto con una mercancía el día 30 de diciembre, y ya para esa fecha la empresa compradora dice que no le va a recibir la factura que porque ya se pasaron de la “fecha máxima” (digamos  19 de diciembre de 2008), en ese caso la empresa compradora no puede obligar a que la factura sea anulada y emitida con fecha del 2009.

Lo anterior incluso está ratificado en doctrina de la DIAN, quien en su concepto 9174 de febrero de 2002 dijo lo siguiente:

“En este orden de ideas, si bien una empresa puede informar a sus proveedores una fecha límite para la recepción de facturas, ello no la exime de registrar todas las operaciones realizadas en el momento de su causación, lo cual implica que las facturas expedidas en diciembre del respectivo año pueden entregarse en enero del año siguiente sin que la empresa pueda negarse a recibirlas. La anulación de la factura y la expedición de una nueva en enero que haga presumir que la operación se realizó en este último mes puede derivar en una falsedad y la inadecuada determinación de los impuestos y retenciones que a su vez origina sanciones e intereses para el responsable ( artículo 647 del Estatuto Tributario).”

Esto nos deja ve que en los  casos de las grandes empresas y sus compras planeadas a sus proveedores, lo conveniente es que haya una buena coordinación de las labores de despachos de mercancías o prestación de servicios, y la facturación de estos hechos, facturación  que como hemos dicho puede hacerse previamente al despacho de la mercancía o la prestación del servicio.

Por último, es importante comentar que cuando en estas grandes empresas decidan en los últimos días del año 2008 hacer compras que no estaban planeadas (como por ejemplo que se rompa un tubo y tengan que llamar de emergencia a un plomero, o que se dañe una máquina o un vehículo y tengan que comprarle un repuesto de emergencia), no pueden ponerle trabas a los que les vendieron esos bienes o les prestaron esos servicios de emergencia y tienen que recibirles las facturas aun cuando ya haya pasado la fecha que tenían prevista para recibir facturas del año 2008.

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