Retención en la fuente para prestadores de servicios en la categoría de empleados

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  • Publicado: 24 noviembre, 2015

Retención en la fuente para prestadores de servicios en la categoría de empleados

El Decreto 1070 del 2013 indica que las personas naturales que presten servicios deben informar a sus agentes de retención si clasifican en la categoría de empleados; asimismo, aclara otros aspectos en cuanto a la retención en la fuente que se debe calcular a los contratistas.

Las personas naturales que cobran honorarios o servicios, sean colombianos o extranjeros, que tengan la condición de residentes ante el Gobierno colombiano y obtengan sus ingresos como resultado de la prestación de servicios (diferente de una relación laboral legal, o legal y reglamentaria), sin importar que los presten al sector público o privado, si sus clientes son personas naturales comerciantes, si son prestadores de servicios que pertenezcan al régimen común o simplificado, o si no son responsables del IVA, deberán seguir las indicaciones señaladas en los artículos 1, 2, 4 y 7 del Decreto 1070 del 2013, respecto a la retención en la fuente que deberá ser practicada por sus contratantes o agentes de retención.

Obligación de suministrar información especial a sus contratantes y clientes esporádicos

“Si la prestación de servicios a clientes esporádicos se inicia después del 31 de marzo, deberá entregar la información antes de que le realicen el primer pago”

Las personas naturales prestadoras de servicios deben suministrar a sus contratantes o agentes de retención, antes del 31 de marzo de cada año, la información necesaria que permita determinar si de acuerdo con el artículo 329 del ET clasifican en la categoría de empleados. En consecuencia, la persona natural deberá comunicar si en el año inmediatamente anterior el 80% de sus ingresos brutos los obtuvo de salarios, honorarios o la prestación de servicios sin usar máquinas ni insumos especializados, pues de ser así podrá pertenecer a la categoría de empleado y tendrá derecho a que su retención básica se la calculen con la depuración establecida en el artículo 2 del Decreto 1070 del 2013; en caso de que no cumpla con lo anterior, o si en el año inmediatamente anterior no obtuvo ningún tipo de ingresos, le deberán practicar las retenciones del artículo 392 del ET y sus decretos reglamentarios. Además, deberá confirmarles a sus contratantes si por el año inmediatamente anterior estuvo obligado a presentar la declaración del impuesto de renta; cuando así sea, el contratante o cliente deberá calcular la retención mínima señalada en el artículo 384 del ET. Si la prestación de servicios a clientes esporádicos se inicia después del 31 de marzo, deberá entregar la información antes de que le realicen el primer pago.

Por otra parte, es importante señalar que uno de los incisos del artículo 1 del Decreto 1070 del 2013 establece:

“Las personas naturales residentes cuyos ingresos no provengan de una vinculación laboral, o legal y reglamentaria estarán sujetas a la retención mayor que resulte de aplicar la tabla del artículo 383 y la tabla del artículo 384 del Estatuto Tributario, independientemente de si son declarantes o no, salvo que entreguen a su contratante la información a que se refiere este artículo y se determine la clasificación de acuerdo con dicha información”.

Lo anterior implica que todos los contratantes, cuando no reciban de su contratista la información para determinar su categoría tributaria, deberán partir del supuesto de que dichos contratistas son empleados y, por tanto, deberán calcular la retención del artículo 383 del ET, y compararla con la del artículo 384 del ET, tomando como retención definitiva el valor que sea mayor entre los dos cálculos.

Asimismo, si debido a los ingresos del año inmediatamente anterior el prestador de servicios es encasillado como empleado, pero al final del año se determina que no pertenece a esta categoría (por ejemplo, si gana una lotería y sus honorarios o servicios ya no son el 80% o más de sus ingresos brutos), posiblemente los agentes de retención le hayan practicado retenciones en exceso. Así pues, si al final del año el contratista no califica como empleado, y tampoco queda obligado a presentar declaración de renta, podrá solicitar en devolución las retenciones que le fueron practicadas; en caso de que no califique como empleado pero sí queda obligado a declarar renta, podrá restar las retenciones que le practicaron en la respectiva declaración.

Valores a restar en la base de la retención básica de contratistas que clasifican como empleados

“Al momento de calcular la retención en la fuente de los prestadores de servicios que califiquen como empleados, se les podrán restar las deducciones señaladas en el artículo 387 del ET”

Al momento de calcular la retención en la fuente de los prestadores de servicios que califiquen como empleados, se les podrán restar las deducciones señaladas en el artículo 387 del ET; estas deducciones se aplicarán a la suma de todos los pagos o causaciones del mes, y no a cada uno de estos. Adicionalmente, el numeral 4 del artículo 2 del Decreto 1070 del 2013 permite al contratista que califica como empleado aplicar lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 206 del ET; así pues, podrá restar en la depuración básica de retención en la fuente el 25% (sin exceder de 240 UVT) del saldo que se forme, luego de haber restado a los valores brutos del mes todo lo correspondiente a ingresos no gravados, deducciones y rentas exentas.

Por otra parte, el parágrafo tercero del artículo 2 del Decreto 1070 del 2013 señala:

“El empleado no podrá solicitar la aplicación de los factores de detracción de que trata el presente artículo en montos que, sumados sobre todas sus relaciones laborales, o legales y reglamentarias, y/o de prestación de servicios, superen los topes respectivos calculados con base en la suma total de sus ingresos provenientes de esas mismas relaciones”.

En consecuencia, si un contratista presta servicios a diversos clientes, al mismo tiempo deberá informar a cada uno de estos las deducciones que ya han sido tomadas en las retenciones en la fuente que le han practicado, de tal manera que entre todos no superen los topes permitidos para dichas deducciones.

Cálculo de la retención mínima si los pagos no se realizan en el mes

El artículo 7 del Decreto 1070 del 2013 señala que el cálculo de los pagos mensualizados que se mencionan en el artículo 384 del ET se debe realizar en el caso de los empleados con contratos de prestación de servicios. Por tanto, el cálculo de la retención mínima para quien cobra honorarios o servicios, y que califica como empleado y a la vez es declarante de renta por el año inmediatamente anterior, se deberá hacer todos los meses, incluso si los honorarios o el valor correspondiente al pago por la prestación de servicios no se pagaron en el mes.

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