Top 5 de beneficios para las pymes que implementen la nómina electrónica

El 28 de febrero de 2022 la Dian expidió la Resolución 000028, con el propósito de ampliar el plazo especial inicialmente planteado para los empleadores que tengan a su cargo entre 1 y 10 empleados y, adicionalmente, fijar un nuevo plazo para la primera generación y transmisión de la nómina electrónica de aquellos sujetos no obligados a expedir factura electrónica.

En lo que respecta los empleadores de menos de 10 trabajadores, la norma indica que podrán realizar la primera transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, y sus notas de ajuste, correspondiente a los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022 (de forma independiente) dentro de los 10 primeros días hábiles del mes de mayo de 2022.

Aunque es una obligatoriedad para todas las empresas, la implementación de esta normativa traerá importantes beneficios para las pymes, en términos financieros y contables, que impactarán positivamente en sus operaciones.

El principal beneficio de la nómina electrónica es que ayudará a optimizar los tiempos en los procesos relacionados con el tema de nómina, que hoy en día suelen ser bastante engorrosos en algunos casos.

Para cualquier empresa, el tiempo es tal vez el recurso más valioso. Es tanto así que, por ejemplo, una compañía de hasta 100 empleados que actualmente invierte 4 horas en actividades de nómina (recolección de novedades, horas extras, incapacidades, etc.) podría realizar estas tareas en alrededor de solo 5 minutos con un software inteligente de un proveedor tecnológico capacitado como Loggro .

Top 5 de beneficios para las pymes que implementen la nómina electrónica a través de un software inteligente

1. Velocidad al realizar una tarea: con un software de nómina electrónica en la nube, las empresas pueden liquidarla en segundos. Tradicionalmente, el cálculo, liquidación y pago de la nómina es un proceso que requiere de la dedicación completa de al menos una persona que se encargue de esa actividad, que podría tardar hasta semanas.
2. Actualización constante: un software de nómina hará automáticamente y en segundos todos los cálculos conforme a la ley y a los requerimientos siempre cambiantes de la UGPP. Las actualizaciones de ley se realizan de forma casi inmediata, cuando los organismos de control las requieran.
3. Transformación digital: al contar con un software de nómina electrónica, las empresas están involucradas en este tema y permanecen conectadas con el ecosistema tecnológico, de manera que podrán generar pagos automáticos de su nómina, ya que el software está integrado con la banca colombiana. Se podrán generar los comprobantes contables por los pagos, incluyendo los pasivos laborales por prestaciones, seguridad social y parafiscales.
4. Simplicidad en la infraestructura tecnológica: los empresarios solo necesitan un computador para liquidar la nómina de sus negocios desde cualquier lugar que cuente con internet. Los costos de la implementación de la nómina electrónica inician desde $7.000 mensuales dependiendo del número de empleados que tenga la empresa y las funcionalidades que se incluyan; estos dos aspectos se encuentran directamente relacionados con el tamaño de la organización, pero es muy importante que las empresas se aseguren de apoyarse en un proveedor tecnológico autorizado por la Dian y que permita mejorar el plan en la medida que la empresa sume nuevos trabajadores.

5. Generación de archivos Pila: Se generarán automáticamente los archivos Pila, y también los registros contables de pagos o los archivos planos para que los empresarios los puedan integrar con el software contable de sus negocios.

También hay otros beneficios que no se pueden desconocer; por ejemplo, el cálculo del valor real de los pasivos y costos prestacionales (vacaciones, prima, cesantías e intereses de cesantías) para tomar mejores decisiones, eliminar tareas dispendiosas y dar cumplimiento a las NIIF. Además, permitirá dejar de hacer cálculos manuales de retención en la fuente en cualquiera de los 2 procedimientos mensuales y semestrales que Colombia permite y sin necesidad de ingresar novedades.

Otro elemento útil es que las compañías pueden elegir pagar a los empleados con el calendario comercial (360) o el calendario solar (365/366), sin tener que preocuparse por los meses de 31 días o el mes de febrero.

En Colombia, los proveedores tecnológicos cuentan en su gran mayoría con excelentes servicios de soporte y/o de atención al cliente, así como con certificados de seguridad relacionados con su operación, para brindarles a las pymes y las empresas en general un acompañamiento cercano y confiable para ayudarlas a transitar hacia la nómina electrónica de la manera más cómoda posible.

En Loggro, uno de los proveedores autorizados por la Dian para prestar el servicio de nómina electrónica, tenemos una infraestructura tecnológica muy robusta y segura para guardar los datos de nuestros clientes alojada en Amazon Web Services, que es el principal proveedor de infraestructura en la nube en el mundo. Es decir, operamos con tecnología de punta que soporta la seguridad y el respaldo de los datos más preciados de las empresas de nuestros clientes. Sería muy difícil para una pyme replicar una infraestructura tan robusta de manera propia a un costo razonable.

Alejandro Vásquez Aramburo
Gerente de Loggro