Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para Marly Pico, gerente general de Delcop Colombia, la implementación de la facturación electrónica genera un impacto positivo en la economía nacional. Su uso ayudará a disminuir la evasión de impuestos, al contar con una revisión constante de las transacciones por parte de la DIAN.
Más de 50 compañías que hacen parte del plan piloto del Gobierno Nacional para implementar la factura electrónica están en una carrera maratónica de consultoría, asesoramiento y preparación para adecuar esta nueva tecnología y masificar su uso a nivel nacional. Cabe recordar que las empresas deben adoptar esta figura a partir del 1 de enero del 2018.
«En esencia, una factura electrónica es el documento que soporta las transacciones de compra de bienes o servicios generado con la utilización de cualquier tecnología para facilitar la interacción de compradores y vendedores a través de internet. Su utilización en el país puede generar incontables beneficios para las empresas y los compradores en términos de costos y efectividad», dice Marly Pico, gerente general de Delcop Colombia.
Con la factura electrónica se disminuyen costos. «Se eliminan los gastos de impresión, envío y distribución de las facturas tradicionales, además de minimizar el tiempo empleado en su emisión y entrega. La facturación electrónica no contempla costos adicionales, ya que el proceso puede hacerse en plataformas de acceso común», dice Pico.
La DIAN, por su parte, ha calculado que los gastos pueden reducirse en un 60% y ha asegurado que proveerá soluciones gratuitas a las pequeñas empresas.
De igual manera, se reduce el uso del papel. Contribuir al medio ambiente es otro de los aportes de la facturación electrónica, gracias a que su uso ayudará a las estrategias de reducción de costos y ahorro en papel de las compañías en Colombia.
«Además, la utilización del sistema electrónico de facturación podrá incrementar la competitividad de las empresas a través de su compromiso con la conservación del entorno en nuestro país», afirma Pico.
También se facilita el almacenamiento. «El uso de esta tecnología elimina la necesidad de utilizar espacios físicos para conservar las facturas generadas por las empresas, además de asegurar su disponibilidad en cualquier momento y lugar a través de internet o sistemas digitales de respaldo», enfatiza Pico. Este hecho hace necesario que las empresas también avancen en la automatización de su gestión documental, lo que ayudará en la organización, búsqueda y mantenimiento de archivos de manera más fácil, efectiva y con soporte técnico.
Otra de las ventajas de la factura electrónica es que simplifica las transacciones. «Pagar productos y servicios nunca será tan fácil y rápido como cuando se masifique la facturación electrónica. En cuestión de segundos los compradores tendrán acceso a su información de compra y, si presentan quejas o sugerencias, podrán abrir canales de colaboración electrónica con las empresas que ayudarán a mejorar las experiencias de compra», afirma la Gerente General de Delcop Colombia.
Pico destaca que ya no habrá facturas perdidas con la implementación de la facturación electrónica. Los recibos quedarán guardados en servidores como correos electrónicos o páginas de las empresas, lo que garantiza su acceso, trazabilidad y manejo cuando y donde se necesite.
«Sin duda, la seguridad de los datos será uno de los principales beneficios de la adopción de la facturación electrónica. Mecanismos como la firma electrónica, seguimientos de la DIAN y protocolos internacionales de protección de la información de los usuarios blindarán los datos de los usuarios y darán confiabilidad a las facturas». Además, se podrán activar notificaciones por correo electrónico de envío y recepción, lo que protegerá incluso más la información de compra.
La implementación de la facturación electrónica también genera un impacto positivo en la economía nacional. Su uso ayudará a disminuir la evasión de impuestos, al contar con una revisión constante de las transacciones por parte de la DIAN, e incrementará el recaudo tributario, al evitar pagos sin factura o los registros adecuados de las compras y ventas en el país.
Pico concluye diciendo que «la facturación electrónica favorecerá el desarrollo económico de las empresas que la adopten. Sin embargo, lo fundamental está en acceder a servicios técnicos con soporte y recorrido, que permitan a las compañías ingresar en esta tendencia de manera exitosa y que genere los beneficios esperados».
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