Circular 00118 de 07-10-2005

CIRCULAR 00118.

(07 OCT. 2005 )

DE: Director General

PARA: Directores, Secretarios, Jefes de Oficina, Subdirectores, Subsecretarios, Directores Regionales, Administradores, Gerentes del Proyecto MUISCA y funcionarios.

ASUNTO: Aplicación Ley 962 de 2005

La presente Circular se expide con el objeto de facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública , en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 962 de 2005 expedida por el Congreso de la República , “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”

PRECISIONES SOBRE LA LEY

Revisado el articulado se encuentra que algunas de las disposiciones contenidas en la citada Ley inciden en forma directa en el ejercicio de nuestras funciones como servidores publicos, e implican adelantar acciones a corto y mediano plazo, ya que son de aplicación inmediata sobre: Los artículos 1º salvo lo previsto en los numerales 2do y 3ero; 2º, 3º,5,7º,8º,9º,10º,11º,12º,13º,14º, excepto lo relacionado con la certificación digital; 15º,16º,17º,18º,20º, 21º, 23º, 24º, 25º, 43º, 44º, 45º, 46º, 47º, 48º y 81º. Los restantes, artículos 4º, 6º, 22º y 26º deberán comenzar a regir a más tardar el 8 de enero de 2006, de conformidad con lo previsto en el artículo 80 de la misma Ley, teniendo en cuenta que su aplicación implica efectuar adecuaciones estructuales y tecnológicas en la entidad

ASPECTOS DE LA LEY CON INCIDENCIA EN LAS AREAS ADMINISTRATIVAS

Artículo 1. Objeto y principios rectores. Este artículo señala que únicamente se podrán exigir los permisos, licencias o requisitos que la Ley haya previsto sin que sea posible que la Administración exija uno distinto; si la Entidad es autorizada por la Ley para establecer un determinado trámite, en forma previa a su adopción debe someterse a la aprobación del Departamento Administrativo de la Función Pública. Además, para que un trámite sea exigible al administrado, aquel deberá estar publicado en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT-, administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

C on el fin de dar cumplimiento a lo anterior, (numerales 2º y 3º del artículo 1º) las áreas en el nivel central se encuentran actualmente en el proceso de revisión y actualización de los trámites inherentes a los ochenta (80) procesos tributarios, aduaneros y cambiarios ya registrados ante la Función Pública. Igualmente iniciarán el levantamiento del inventario de los nuevos trámites para su documentación y entrega según la metodología que para tal fin establezca la mencionada entidad.

En consecuencia, se solicita a los jefes de dependencias revisar cuidadosamente los trámites que les competen, con el fin de detectar que en los mismos no se exijan requisitos no autorizados por la Ley para el respectivo proceso, con lo cual se evitará incurrir en conductas que puedan constituir falta disciplinaria.

Artículo 3. Derechos de los particulares. Esta Ley reafirma los derechos de los particulares, los cuales se deben revisar y garantizar en todas y cada una de nuestras actuaciones, so pena de incurrir en conductas que pueden constituir falta disciplinaria.

No obstante lo anterior, esta disposición no modifica los procedimientos preestablecidos sobre la determinación del impuesto e imposición de sanciones, respecto de los cuales la Ley prevé las oportunidades procesales para conocer y controvertir las pruebas por parte del contribuyente.

Debe precisarse además, que las normas relativas a la reserva tributaria, así como las excepciones a la misma, señaladas expresamente en la Ley , no sufren modificación alguna con ocasión de la vigencia de esta disposición.

Artículo 4. Divulgación y gratuidad de los formularios oficiales. La Ley establece que los formularios oficiales para el cumplimiento de las obligaciones de los particulares frente al Estado serán gratuitos y tendrán que ser publicados en medios electrónicos y las copias obtenidas a través de estos medios tienen pleno valor probatorio.

La Ley le concede al Gobierno Nacional un término no mayor a un (1) año a partir de la fecha de su entrada en vigencia, para que reglamente el desmonte de los cobros de los formularios y para que se implemente su publicación en medio electrónico, motivo por el cual mientras esto sucede, se continuará con el cobro de los formularios oficiales hasta la fecha que se establezca en el correspondiente Decreto Reglamentario.

A pesar de estar sujetos a la reglamentación que para este fin se expida, es importante que tengan en cuenta que el Proyecto MUISCA ha venido trabajando este tema y que los contribuyentes y usuarios aduaneros podrán consultar estos documentos de forma electrónica a partir del 1º de enero de 2006, teniendo en cuenta que los formularios tributarios y cambiarios de competencia de la entidad se publicarán en la página Web de la DIAN , y para el caso de los aduaneros como la declaración de importación, declaración de importación simplificada, declaración de exportación, declaración simplificada de exportación y hoja anexa a la declaración de exportación, se podrán consultar a través del sistema SYGA.

Artículo 6. Medios tecnológicos. Los trámites que deben realizar los clientes ante cualquier dependencia de la DIAN , se encuentran publicados en la página Web de la entidad

Artículo 7. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. Dispone la Ley que sin perjuicio de la obligación de publicar en el Diario Oficial las Leyes, Decretos y Actos Administrativos de carácter general, estos también deben ser publicados en medios electrónicos. Esta función se viene cumpliendo por parte de la División de Relatoría de la Oficina Jurídica , mediante la publicación de la mencionada normatividad en la página WEB de la entidad.

Artículo 8. Entrega de información. Teniendo en cuenta que la entidad deberá poner a disposición del público, a través de medio impreso, electrónico, telefónico o por correo, la información de que trata este artículo, la cual, además, puede ser solicitada sin que se requiera la presencia personal del interesado o enviarse por correo, a costa del peticionario. Es necesario revisar los temas publicados en la página WEB de la entidad, a fin de direccionar las solicitudes que reciban sobre la información allí contenida, así como disponer en cada una de sus dependencias de los mecanismos adicionales ya mencionados para asegurar la atención en debida forma, de las peticiones que al respecto formulen los administrados.

Artículo 9. Obligación de atender público. Este artículo impone el deber de atender a todos los usuarios que ingresen diariamente a las instalaciones de la entidad, para cuyo fin, de ser necesario deben establecerse turnos.

Para este efecto y para realizar la correspondiente publicación en la página WEB de la entidad, les solicito revisar el cumplimiento de esta disposición en cada una de las dependencias a su cargo. Si es el caso, deberán realizar los ajustes pertinentes e informar a la Secretaría General el horario en el cual cumplen sus funciones, discriminando: jornada laboral ordinaria de los funcionarios (44 horas semanales) y de atención al público (mínimo 8 horas diarias).

Se les recuerda igualmente el deber de atender al público en estricto orden de llegada, implementando un sistema de turnos con las herramientas que cada dependencia pueda utilizar para garantizar la efectividad de esta disposición.

Artículo 14. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando la entidad requiera para solucionar un procedimiento o resolver una petición, algún documento que repose en otra entidad pública, deberá solicitarlo directamente y no exigírselo al administrado. En el mismo sentido la DIAN queda obligada a suministrar la información que le solicite otra entidad pública, observando la reserva legal en los casos previstos por la Ley.

Pa ra lo anterior la Ley prevé que es válido el envío del documento a través de fax o de medio electrónico. En este último caso establece como requisito que sea certificado digitalmente y que sea solicitado por el superior de quien está a cargo del proceso.

Artículo 15. Derecho de Turno. Este artículo impone a las entidades públicas la obligación de atender las peticiones, quejas o reclamos en estricto orden de presentación y para ello la Administración debe llevar un registro público, en el que conste la radicación de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten.

Por lo anterior, se recuerda la obligación de radicación de documentos en cada una de las Administraciones y en el Nivel Central exclusivamente en la ventanilla única dispuesta para tal fin por las respectivas Divisiones de Documentación o la dependencia que haga sus veces, siendo éstas las responsables de recibir y direccionar oportunamente los documentos mencionados, así como de llevar el registro público de radicación de los mismos, utilizando los medios tecnológicos de que dispongan para este efecto.

El Nivel Central y las Administraciones deberán adecuar la infraestructura del área de correspondencia de la División de Documentación o quien haga sus veces, para que a través de la misma se recepcionen y radiquen todos los escritos, peticiones, quejas y reclamos que se presenten, con el fin de garantizar el estricto cumplimiento de este artículo.

La Subsecretaría de Planeación se encuentra revisando el contenido de la Resolución reglamentaria del Derecho de Petición en la DIAN , con el fin de adecuar su articulado a las disposiciones objeto de esta comunicación.

Artículo 16. Cobros no autorizados. Para el cumplimiento de las funciones no se podrá cobrar valor alguno por concepto de tasas, contribuciones, formularios o precios de servicios que no estén autorizados en norma con fuerza de Ley o mediante disposición expedida por autoridad competente que determine los recursos con los que contará la entidad.

Se solicita a las dependencias que actualmente estén cobrando por la realización de algún servicio, revisar si aquel cumple con el requisito establecido en este artículo e informar estas situaciones a la Secretaría General de la entidad.

Artículo 17. Prohibición de establecer incentivos. Esta disposición determina la prohibición de establecer incentivos por la imposición de multas o sanciones y señala que la cantidad o el valor de las mismas tampoco podrá tenerse en cuenta para la evaluación del desempeño.

La anterior disposición no afecta los incentivos de que tratan los artículos 5º, 6º y 7º del Decreto 1268 de 1999, toda vez que aquellos no están relacionados con los conceptos enunciados en el artículo, sino en función del cumplimiento de metas de recaudo y en la gestión de control y cobro.

Se solicita tener en cuenta el contenido de esta disposición en la fijación de metas que se realiza con ocasión de la valoración individual del desempeño, procediendo a modificar aquellas que se hayan podido fijar en contravención a lo aquí dispuesto.

Artículo 18. Supresión de cuentas de cobro. Se reitera esta prohibición ya contenida en el Decreto 2150 de 1995 e incluye a las entidades privadas que administran recursos públicos.

Las dependencias responsables de los procesos contractuales deben tener en cuenta que esta norma prohibe exigir la firma del oferente en señal de aceptación de las ordenes de compra de elementos o las de prestación de servicios, siempre y cuando sean aceptadas por el funcionario competente y estén acompañadas de la oferta o cotización. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de expedir factura.

Artículo 20. Supresión de sellos. Esta supresión ya estaba consignada en el Decreto 2150 de 1995; la modificación consiste en prohibir a los servidores públicos hacer registros notariales de sellos para uso de la administración y a los Notarios les prohíbe asentar estos registros.

La Ley establece como excepción a esta prohibición el caso de los productos que requieran registro sanitario y cuando las normas lo exijan como obligatorio, y el de los sellos establecidos con base en Acuerdos y Tratados Internacionales.

Por lo tanto, las dependencias de la entidad deben revisar el cumplimiento de esta disposición y en caso de encontrar algún registro vigente, proceder a cancelarlo de inmediato.

Artículo 21. Copias de los registros del estado civil. Las copias de los registros civiles tendrán plena validez y no requieren de autenticación.

Las copias de los registros civiles de nacimiento no tienen fecha de vigencia, salvo que se requieran para trámites de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensiones y para la celebración de matrimonio.

Artículo 22. Número Único de Identificación Personal. Se crea el Número Único de Identificación Personal NUIP, de aplicación para todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas, y se incluirá en todos los documentos que sean expedidos por las autoridades públicas, entre ellos el RUT, el cual ya se encuentra diseñado en concordancia con esta disposición.

Artículo 23. Prohibición de retener documentos. Todas las Administraciones y el Nivel Central deben reiterar al personal encargado de autorizar el acceso de contribuyentes y usuarios a las instalaciones de la entidad, la prohibición de retener documentos para permitirles su ingreso.

Artículo 24. Presunción de validez de firmas. Se elimina la autenticación de la firma impuesta en los documentos que obren en los trámites ante las autoridades públicas.

Se exceptúan de lo anterior los documentos que implican transacción, desistimiento y en general disposición de derechos, así como la autenticación contemplada en una norma especial para un documento tributario o aduanero.

Artículo 25. Declaraciones extrajuicio. Se elimina como requisito de validez el que las declaraciones extrajuicio deban hacerse ante juez o cualquier otra autoridad, lo que significa que si se requiere la declaración para probar algún hecho y la Ley permite que se haga a través de este medio, aquella se debe hacer ante el funcionario que conoce del procedimiento.

Artículo 81. No procedencia de acción jurisdiccional, penal, disciplinaria o fiscal. Se reitera que los anónimos no dan lugar al inicio de acciones de tipo penal, disciplinario, fiscal o al inicio de actuaciones administrativas, salvo que ofrezcan elementos de juicio sobre la veracidad de los hechos.

En consecuencia, la Oficina de Investigaciones Disciplinarias, las dependencias con estas funciones en el nivel regional, así como las áreas técnicas tributarias, aduaneras y cambiarias, deben tener en cuenta el contenido de este artículo en el análisis que realicen los correspondientes Comités de Quejas, Reclamos y Sugerencias o de Denuncias respectivamente.

Artículo 85. Atención masiva. En caso de presentarse afluencia masiva de usuarios en dependencias de la entidad, se deben adoptar sistemas tecnológicos para otorgar citas o turnos de atención de manera automática, sin necesidad de presentación personal del usuario. Es importante mencionar que la Ley ha dado un plazo especial para el cumplimiento de esta obligación, debiendo tenerse implementado este servicio a mas tardar el 31 de diciembre de 2007.

Por lo tanto, las áreas competentes deberán presentar debidamente justificados los requerimientos que tengan para este fin, ante la Secretaría General de la entidad.

ASPECTOS ESPECIFICOS DE LA LEY CON INCIDENCIA
EN LAS AREAS TECNICAS

Artículo 5. Notificación. Este artículo introduce una modificación sustancial a la forma en que deben surtirse las notificaciones personales, consistente en la posibilidad de delegar la notificación de los actos administrativos. Esta delegación presenta las siguientes características:

*Se puede delegar en cualquier persona, es decir, no se requiere tener la calidad especial de abogado para efectos de la notificación de los actos administrativos.

*El poder para notificarse no requiere presentación personal por parte de quien lo otorga.

*La delegación se refiere única y exclusivamente a la notificación de los actos, es decir, cualquier manifestación escrita o verbal que el delegado efectúe sobre el acto administrativo se tendrá por no realizada de pleno derecho.

*Las demás actuaciones que tengan que ver con la presentación de respuestas tales como pliegos de cargos, emplazamientos, requerimientos, interposición de recursos, así como los otros tipos de notificación, deben efectuarse conforme con las normas que regulan los diferentes procesos y que estén contenidas por ejemplo en los Estatutos Tributario o Aduanero, en la regulación legal cambiaria o en cualquiera otra disposición legal especial.

*Esta medida no es aplicable cuando se trate de la notificación del reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos (como por ejemplo los actos de reconocimiento proferidos por el Grupo Interno de Trabajo de Sentencias y Devoluciones, las Resoluciones que profiera la División de Devoluciones y los fallos de las Divisiones Jurídicas, cuando en los mismos se ordene devolver sumas de dinero a los contribuyentes), por tratarse de actos de naturaleza pública, así como también los de la seguridad social.

Es importante señalar que la norma solamente exime de la presentación personal del poder para efectos de notificación. En consecuencia, la obligación de acreditar la legitimidad de quien otorga el poder mantiene su vigencia, adjuntando copia de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o del certificado de existencia y representación legal si es persona jurídica.

Artículo 10. Utilización del correo para el envío de información. Los administrados podrán enviar y recibir documentos, propuestas o solicitudes, utilizando para este efecto el correo certificado o el correo electrónico y éstos tendrán plena validez y gozarán de valor probatorio.

Tratándose del uso del correo electrónico, debe precisarse que esta modalidad no puede ser utilizada para el envío de documentos respecto de actuaciones tributarias, aduaneras o cambiarias sobre las cuales exista un procedimiento especial, como por ejemplo en el proceso de determinación y discusión del impuesto, imposición de sanciones, definición de situación jurídica de mercancías etc.

Se llama la atención sobre el contenido de este artículo, el cual deben leer cuidadosamente y proceder a su implementación, ya que introduce una nueva formula de cómputo del plazo que tiene el administrado y la administración para dar respuesta a las solicitudes y para atender los requerimientos.

Es pertinente señalar además que esta misma norma trae una presunción legal de carácter excepcional, aplicable solamente en el evento en que no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, caso en el cual se presume que fue recibido a los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de despacho en el correo.

En consecuencia, teniendo en cuenta esta presunción, los términos o plazos previstos legalmente para efectos de respuestas por parte del contribuyente a quien no haya sido posible establecer la fecha de recepción del documento en su domicilio, se computarán a partir del día once (11) de la fecha de despacho en el correo.

Artículo 11. Prohibición de exigencia de requisitos previamente acreditados. Se mantiene lo previsto en el artículo 14 del Decreto 2150 de 1995 relativo a la prohibición de exigir requisitos que ya se hayan acreditado y se incluye la prohibición de revivir trámites o requisitos eliminados o modificados por el legislador o por el Gobierno Nacional. Por tanto se solicita revisar, con especial cuidado, los procedimientos a cargo, ya que en todos los casos debe evitarse incurrir en la conducta aquí descrita.

Artículo 12. Prohibición de exigencia de comprobación de pagos anteriores. Se reitera esta prohibición que ya estaba vigente, exceptuando los casos en que se solicite compensación de deudas con saldos a favor o pagos en exceso. Para dar cumplimiento a esta disposición se hace extensivo el comentario efectuado para el artículo anterior.

Artículo 26. Factura electrónica. Se establece la posibilidad de expedir factura electrónica y se le otorga plena validez, siempre y cuando cumpla con los requisitos legales y se garantice su autenticidad, integridad y conservación.

Adicionalmente, se autoriza para cobrar servicios a través de estas facturas siempre y cuando el usuario o consumidor manifieste su consentimiento en forma expresa y conste por escrito.

La aplicación de esta disposición requiere la expedición de Decreto Reglamentario que adecue las condiciones y controles necesarios para la validez de dicha factura, el cual se encuentra en proceso de elaboración por las áreas competentes de la entidad.

Artículo 43. Corrección de errores e inconsistencias en las declaraciones y recibos de pago.

A. En materia tributaria

Aplica para todas las inconsistencias que se detecten a partir de la fecha de entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 (8 de julio de 2005), incluidas aquellas que se encuentren en declaraciones presentadas con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la Ley.

Es te artículo hace referencia a los errores en el diligenciamiento de los formularios por parte de los contribuyentes, responsables, agentes de retención y demás declarantes de los tributos, susceptibles de corregirse sin sanción por parte de la administración o a solicitud del contribuyente, referidos a:

* Omisión o errores en el concepto del tributo en los recibos de pago,

* Omisión o errores en el año y/o período gravable tanto en las declaraciones como en los recibos de pago,

* Omisión o errores en el NIT del contribuyente, en las declaraciones o recibos de pago,

* Omisión o errores en los nombres y apellidos o razón social del contribuyente,

* Omisión o errores en la dirección del contribuyente,

* Omisión o errores en el número telefónico del contribuyente,

* Omisión o errores en el formulario del impuesto sobre la renta al indicar la fracción de año,

* Omisión o errores en el código de actividad económica del contribuyente,

* Omisiones o errores de imputación o arrastre, tales como saldos a favor del período anterior sin solicitud de devolución y/o compensación; anticipo de renta y anticipo de la sobretasa,

* Errores de transcripción, siempre y cuando no se afecte el impuesto a cargo determinado por el respectivo período, o el total del valor de las retenciones declaradas, para el caso de la declaración de retención en la fuente,

Errores aritméticos, siempre y cuando no se afecte el impuesto a cargo determinado por el respectivo período o el total del valor de las retenciones declaradas, para el caso de la declaración de retención en la fuente.

La corrección es viable siempre y cuando la modificación no resulte relevante para definir de fondo la determinación del tributo o la discriminación de los valores retenidos, para el caso de la declaración mensual de retención en la fuente.

Es del caso precisar que la corrección del anticipo que puede realizarse sin aplicación de sanción es el referido al arrastre de anticipos del período anterior, pero en el evento en que se corrija la declaración por parte del contribuyente con el objeto de modificar el anticipo para el año gravable siguiente, procede la aplicación del artículo 588 o del Parágrafo del artículo 589 del Estatuto Tributario, según el caso.

En consecuencia, es importante señalar que con fundamento en lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 962 de 2005, no es posible subsanar en desarrollo de esta disposición las inconsistencias a que hacen referencia los literales a), c) y d) del artículo 580 del Estatuto Tributario, a saber: Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto; cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables y cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal, respectivamente.

Lo anterior como quiera que existen algunos elementos de la declaración que son de su esencia, elementos sin los cuales una declaración no produce efectos jurídicos, por lo que en los casos aquí referenciados, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante deberá proceder de conformidad con lo establecido en el Parágrafo 2º del artículo 588 del Estatuto Tributario, aplicando la sanción reducida para las declaraciones que se tienen por no presentadas para el caso de los literales a) y d) del artículo 580, siempre y cuando se realice antes de la notificación de la sanción por no declarar y en el caso del literal c) del mismo artículo, liquidando la sanción plena prevista en el artículo 641 del mismo Estatuto.

Con el fin de dar aplicabilidad al contenido de la norma mencionada, se señala el procedimiento a seguir:

*El área competente para efectuar las correcciones a que haya lugar es la División de Recaudación o quien haga sus veces de la respectiva Administración.

*Las inconsistencias podrán ser corregidas únicamente por la Administración , de oficio o a petición de parte.

*A petición de parte podrán corregirse todas las inconsistencias referenciadas anteriormente.

*De oficio podrán corregirse las siguientes inconsistencias:

– Omisiones o errores en el concepto del tributo en los recibos de pago,
– Omisiones o errores en el año y/o período gravable tanto en las declaraciones como en los recibos de pago,
– Omisión o errores en el NIT del contribuyente, tanto en las declaraciones como en los recibos de pago,
– Omisión o errores en los nombres y apellidos o razón social del contribuyente,
– Omisión o errores en el código de actividad económica del contribuyente,
– Omisiones o errores de imputación o arrastre,
– Errores de transcripción, siempre y cuando no se afecte el impuesto a cargo determinado por el respectivo período, o el total del valor de las retenciones y sanciones declaradas, para el caso de la declaración de retención en la fuente,
– Errores aritméticos, siempre y cuando no se afecte el impuesto a cargo determinado por el respectivo período, o el total del valor de las retenciones y sanciones declaradas, para el caso de la declaración de retención en la fuente.

* Cuando la Administración realice estas correcciones, no aplicará sanción alguna.

* Son susceptibles de corregir siempre y cuando la inconsistencia no afecte el impuesto a cargo determinado por el respectivo período, o el total del valor de las retenciones y sanciones declaradas, según el caso, para las declaraciones de retención en la fuente.

* El objetivo general de la Ley es abolir trámites engorrosos, así como la prevalencia de la verdad real sobre la formal.

* Para la corrección de las omisiones o errores señalados, la Ley 962 de 2005 creó un procedimiento de carácter especial consistente en la modificación de la información en los sistemas que para tal efecto maneje la entidad, ajustando los registros y los estados financieros a que haya lugar, debiendo informar al interesado sobre la corrección.

* Tanto en el caso en que la corrección sea solicitada por el contribuyente o que la Administración la realice de oficio, se debe informar por escrito al interesado sobre tal corrección, concediéndole el término de un (1) mes para que presente objeciones. Transcurrido este término, la declaración, así corregida, reemplaza para todos los efectos legales la presentada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante.

Conforme con lo expuesto e interpretando la norma con base en su causa final, que es la racionalización de los trámites, se considera que los errores sobre los que obra la corrección de oficio o a petición de parte y la corrección sin sanción son enunciativos y no taxativos, es decir, la norma se aplica para todos aquellos casos en que exista una inconsistencia u omisión puramente formal, que no afecte el impuesto a cargo determinado por el respectivo período, o el total del valor de las retenciones y sanciones declaradas, según el caso, para las declaraciones de retención en la fuente.

Por último debe indicarse que la facultad de practicar Liquidaciones Oficiales de Corrección Aritmética con fundamento en el artículo 698 del Estatuto Tributario, mantiene su vigencia, siempre y cuando se garantice el derecho de defensa del contribuyente, de acuerdo con la reiterada jurisprudencia del Honorable Consejo de Estado emitida sobre el tema.

Cuando se trate de reliquidación de sanciones por parte de la Administración , se aplicará lo dispuesto en el artículo 701 del Estatuto Tributario, determinando un incremento equivalente al treinta por ciento (30%) del mayor valor de la sanción.

B. En materia aduanera

De conformidad con lo previsto en este artículo, las autoridades aduaneras, de oficio o a petición de parte podrán corregir las declaraciones y recibos de pago, cuando se presenten los siguientes tipos de errores e inconsistencias:

– Concepto del tributo que se cancela
– Año y/o periodo gravable.
– NIT
– Imputación
– Errores aritméticos

En estos casos exige la norma que la corrección no afecte el valor por declarar y que no resulte relevante para definir de fondo la determinación del tributo.

En este orden de ideas, se analizan cada uno de los eventos en que puede presentarse este tipo de correcciones:

a) En la declaración de Importación:

El Decreto 2685 de 1999 en lo referente a la Declaración de Importación, tipifica como infracción administrativa susceptible de sanción, en los numerales 2.2 y 2.3 del artículo 482, el hecho de incurrir en inexactitudes o errores en los datos consignados en las declaraciones de importación cuando los mismos conlleven un menor pago de tributos aduaneros o cuando conlleven la omisión en el cumplimiento de requisitos que constituyan una restricción legal o administrativa.

Teniendo en cuenta que conforme con los presupuestos señalados en la Ley 962 de 2005, para que la corrección pueda efectuarse sin que haya lugar a imponer la sanción se requiere que la inconsistencia no afecte el valor por declarar o que la modificación no resulte relevante para definir de fondo la determinación del tributo y que en materia aduanera cuando se incurre en errores aritméticos en la declaración de importación se genera sanción, solo cuando dicho error conlleva a un menor pago de tributos aduaneros, resulta claro concluir que la legislación aduanera no se contrapone a lo previsto en la Ley , puesto que la misma no consagra sanción para las inconsistencias de que trata la Ley Antitrámites.

Lo expuesto se predica igualmente de las declaraciones simplificadas de importación, de la factura de nacionalización y de la declaración de tránsito aduanero. En éste último caso, por cuanto el numeral 1º del artículo 484 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 38 del Decreto 1232 de 2001, supedita la sanción por inexactitud o error en los datos consignados en las declaraciones de tránsito aduanero, cuando tales inexactitudes o errores conlleven un menor pago de los tributos aduaneros legalmente exigibles y se haya sometido la mercancía a la modalidad de importación ordinaria.

Ahora bien, tratándose de los errores o inexactitudes que generen la omisión en el cumplimiento de requisitos que constituyan una restricción legal o administrativa, no prevé la Ley ningún tratamiento de corrección sin sanción en la medida en que la norma está encausada al aspecto tributario de las declaraciones. En consecuencia, como las declaraciones de importación además de tener carácter tributario, son declaraciones de mercancías, debe entenderse que los eventos previstos en el numeral 2.3 del artículo 482 del Decreto 2685 de 1999 no son objeto de regulación por parte de la Ley Antitrámites.

Este presupuesto aplica de igual manera en las declaraciones de tránsito aduanero, cuando las inexactitudes o errores conlleven la omisión en el cumplimiento de requisitos exigidos para aceptar dicha declaración, tal como lo señala el numeral 2º del artículo 484 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 38 del Decreto 1232 de 2001.

b) En la Declaración de Exportación.

En consideración a que la Declaración de Exportación no es una declaración tributaria y que la legislación aduanera solo consagra sanciones por inexactitudes o errores en las autorizaciones de embarque o en declaraciones de exportación, presentadas a través del sistema informático aduanero o del medio que se indique, cuando estas inexactitudes o errores conlleven la obtención de beneficios a los cuales no se tiene derecho, o cuando impliquen la sustracción de la mercancía a restricciones, cupos o requisitos especiales, se concluye igualmente que este tipo de errores no son objeto de regulación por la Ley Antitrámites.

c) En el Recibo Oficial de Pago de Tributos Aduaneros.

Toda vez que la legislación aduanera no prescribe un trámite de corrección de oficio o a petición de parte, ni sanción por errores e inexactitudes cometidos en esta clase de formulario, no es aplicable la Ley Antitrámites.

Artícu lo 44. Información sobre contribuyentes. Esta disposición introduce una prohibición para la Administración Tributaria consistente en no poder requerir informaciones y pruebas que hayan sido suministradas previamente por los respectivos contribuyentes y demás obligados a allegarlas. En caso de hacerlo, el particular puede abstenerse de presentarla sin que haya lugar a sanción alguna por tal hecho.

Con el fin de determinar el alcance de dicha disposición, se entiende por información suministrada, entre otras, la contenida en las declaraciones tributarias, en los medios magnéticos entregados por información exógena y la entregada en virtud de requerimientos ordinarios o especiales y en visitas de inspección tributaria.

Así mismo, para efectos de brindar seguridad jurídica a los administrados respecto al lugar donde se deben dirigir los requerimientos de informaciones y pruebas relacionados con investigaciones que realice la Administración Tributaria , la norma exige que debe realizarse al DOMICILIO PRINCIPAL de los contribuyentes requeridos.

La Oficina Jurídica ha interpretado en reiterada doctrina que debe entenderse por domicilio principal de las sociedades el lugar o sede de su dirección, entendida ésta, como el sitio donde se encuentra el asiento principal de los negocios y se toman las decisiones sobre su gestión y administración.

En el caso de declarantes personas naturales que tengan la calidad de comerciantes, los requerimientos de informaciones y pruebas deberán dirigirse al lugar que corresponda al asiento principal de sus negocios y en el caso de las demás personas al lugar donde ejercen habitualmente su actividad, ocupación u oficio.

En ambos casos estas direcciones deben corresponder a las señaladas en el Registro Único Tributario.

Artículo 45. Exigencias sobre numeración consecutiva para el caso de facturación mediante máquinas registradoras. Esta disposición adiciona los requisitos de la factura consagrados en el artículo 617 del Estatuto Tributario permitiendo, para los casos de facturación por máquina registradora, llevar una numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecánicos similares.

Se observa como elemento adicional con respecto a los requisitos de la factura de venta consagrados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, la posibilidad de utilizar una numeración diaria o periódica, lo que implica que los contribuyentes pueden llevar una numeración consecutiva por día o por períodos diferentes y en consecuencia el interesado deberá indicar en la solicitud de autorización de la numeración que presente ante la Administración , los períodos para los cuales requiere dicha autorización. Así mismo, las correspondientes resoluciones deberán expedirse indicando el período para el cual se autoriza y los respectivos prefijos, sin perjuicio de la acreditación de los demás requisitos señalados en la norma.

Artículo 46. Racionalización de conservación de documentos soporte. Esta norma redujo el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, señalando que dicho término es igual al término de firmeza de la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. Dicha conservación debe efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.

En consecuencia, la reducción del término durante el cual deben conservarse los documentos, informaciones y pruebas, con base en esta disposición, aplica para los documentos elaborados a partir del año 2005, toda vez que los mismos soportan la declaración de renta correspondiente a dicho período gravable que se presentará en el año 2006, es decir, con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la norma.

Cuando se trate de documentos que soportan las declaraciones de IVA y retención en la fuente, la obligación de conservar los documentos, informaciones y pruebas será por el término de firmeza de la declaración de renta del mismo período, excepto cuando opere el beneficio de auditoría a que se refiere el artículo 689-1 del Estatuto Tributario, en cuyo caso el término de conservación de los documentos será el mismo de firmeza de cada una de las declaraciones de IVA o retención en la fuente, conforme con lo dispuesto en el artículo 705 Ibídem.

En el caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes de ingresos y patrimonio, que tengan el carácter de agentes retenedores y/o responsables de IVA, el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas es de cinco (5) años, de conformidad con lo previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

Artículo 47. Fijación de trámites de devolución de impuestos. A través de esta disposición se adiciona un inciso al artículo 855 del Estatuto Tributario, precisando que las devoluciones de impuestos pagados y no causados o pagados en exceso, deberán efectuarse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud, presentada oportunamente y en debida forma, previas las compensaciones a que haya lugar.

Este artículo eleva a carácter legal el término establecido para tal efecto por el artículo 11 del Decreto 1000 de 1997.

Artículo 48. Presentación de declaraciones de impuestos nacionales y locales. Establece este artículo que las declaraciones de impuestos nacionales deben presentarse por cada persona natural o jurídica sin que pueda exigirse la declaración por cada uno de sus establecimientos, sucursales o agencias. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 606 del Estatuto Tributario respecto a las entidades de derecho público diferentes de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta, caso en el cual la norma expresamente les permite presentar una declaración por cada oficina retenedora.

Esta disposición no conlleva modificaciones en materia de impuestos nacionales, toda vez que se deja a salvo la excepción contenida en el artículo 606 del Estatuto Tributario.

Artículo 60. Revisión e Inspección Física. Frente a lo dispuesto en la Ley 962 de 2005 sobre revisión e inspección física y manejo de carga en puertos, aeropuertos y zonas fronterizas de la mercancía que ingrese o salga del país, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 4149 de 2004, a través del cual se implementa la Ventanilla Única de Comercio Exterior, y cuyo artículo 8° prevé: “ Inspección simultánea para comercio exterior . Las entidades administrativas que por mandato legal deban intervenir en la inspección física de la mercancía o en la revisión de carga que ingrese o salga del territorio nacional por los puertos, aeropuertos o pasos de frontera, garantizarán que esta diligencia se realice de manera simultánea. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades permanentes de inspección atribuidas legalmente a la policía antinarcóticos.”

En este orden, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de la Subdirección de Comercio Exterior, impartirá las instrucciones para la implementación de la misma en el territorio nacional, conforme con los cronogramas trazados para su desarrollo.

Atentamente,

(Original Firmado)
OSCAR FRANCO CHARRY
Director General

Publicación: 10-Oct-2005

FUENTE: PAGINA DE LA DIAN.