Costos y gastos: estas son las claves para clasificarlos exitosamente


Costos y gastos: estas son las claves para clasificarlos exitosamente

La clasificación de costos y gastos en una organización requiere analizar las características del negocio.

Conoce los aspectos más importantes que debes tener en cuenta para que realizar esta clasificación según los Estándares Internacionales no se convierta en un dolor de cabeza.

Estos son los aspectos que debes tener en cuenta para clasificar una erogación como un gasto o un costo:

1. La diferencia entre costo y gasto está relacionada con el proceso productivo

La principal diferencia entre un costo y un gasto es la relación que cada una de las erogaciones tiene con el proceso productivo: el primero está directamente relacionado, mientras que el segundo es derivado de un área de apoyo a la producción.

En el siguiente video, la Dra. Liliana Delgado explica cuáles son las diferencias entre costos y gastos que deben tenerse presentes al momento de clasificar una partida:

2. Los costos y gastos están constituidos por elementos diferentes

Los costos están constituidos por todos los esfuerzos económicos en los que tenga que incurrir una empresa para la producción de un bien o la prestación de un servicio. Toda organización requiere de una inversión para poder ejecutar el proceso productivo:

  • Materia prima.
  • Salarios y seguridad social del personal de producción.
  • Depreciación de la propiedad, planta y equipo del área de producción.
  • Seguros de fábrica.
  • Arrendamiento de la fábrica de producción.
  • El consumo de energía de la maquinaria necesaria en la fábrica de producción.

Los gastos se conforman por las erogaciones que se generan en una empresa en las áreas que se encuentran destinadas al apoyo del área productiva; entre estas, se pueden identificar el área administrativa y el área comercial o de ventas, las cuales, si bien están al servicio del cumplimiento del objeto de la empresa, desarrollan actividades relacionadas indirectamente con el proceso productivo. Estos son ejemplos de gastos:

  • Salarios y seguridad social del personal de administración y ventas.
  • Arrendamiento de la oficina o del local de ventas.
  • Servicios públicos de la oficina o del local de ventas.
  • Publicidad.

3. Los costos pueden recuperarse, los gastos no

Otra de las diferencias importantes es la capacidad de recuperación de los costos, debido a que estos se ven directamente reflejados en el producto y, por tanto, son reintegrados a través de los ingresos, mientras que los gastos no son recuperables, pues equivalen a esfuerzos que la organización no invierte directamente en el producto y, por ello, no se pueden reconocer en la información financiera de la misma forma que los costos que son reflejados como activos a través del registro de la mercancía.

4. Los Estándares Internacionales definen los costos y gastos en una misma categoría

El Estándar para Pymes, contenido en el anexo 2 del DUR 2420 de 2015, define los gastos como:

Disminuciones en los activos o incrementos en los pasivos que dan lugar a disminuciones en el patrimonio, distintos de los relacionados con distribuciones a los tenedores de derechos sobre el patrimonio.

El Estándar para Pymes no realiza diferencia alguna entre los gastos de distribución, gastos de administración, costos de prestación de servicios, costos de ventas, etc., sino que a todos los incorpora dentro de la categoría de gastos del período.

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5. Los ingresos y gastos deben ayudar a comprender el rendimiento financiero de la entidad

El párrafo 4.72 del marco conceptual contenido en el Anexo técnico compilatorio y actualizado 1-2019, de las Normas de Información Financiera NIIF, grupo 1 explica que:

El suministro de información por separado de ingresos y gastos con características diferentes puede ayudar a los usuarios de los estados financieros a comprender el rendimiento financiero de la entidad.

“el suministro de información correspondiente a los costos y gastos por separado propenderá a la mayor comprensión de los estados financieros”

De acuerdo con lo anterior, puede concluirse que uno de los objetivos de la información a revelar en el estado de resultados es dar flexibilidad a las entidades para proporcionar información relevante que represente fielmente los gastos de la entidad, por lo que el suministro de información correspondiente a los costos y gastos por separado propenderá a la mayor comprensión de los estados financieros.

6. El desglose de gastos brinda fiabilidad y relevancia a los estados financieros

De acuerdo con el anexo 2 del DUR 2420 de 2015, una entidad presentará un desglose de gastos utilizando una clasificación basada en la naturaleza o en la función de los gastos dentro de la entidad, lo que proporcione una información que sea fiable y más relevante.

En el método de desglose por naturaleza de gastos, estos se agrupan en el estado del resultado integral de acuerdo con su naturaleza (por ejemplo, depreciación, compras de materiales, costos de transporte, beneficios a los empleados y costos de publicidad), y no se redistribuirán entre las diferentes funciones dentro de la entidad.

Por otro lado, en el método de clasificación por función de gastos, estos se agruparán de acuerdo con su función como parte del costo de las ventas o, por ejemplo, de los costos de actividades de distribución o administración

7. Las políticas contables deben definir qué se entiende por costos y gastos

Conforme al Concepto 0006 del 11 de enero de 2022 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–:

Al momento en que una entidad decida presentar los gastos en el estado de resultados, deberá establecer en sus políticas contables que se entiende por costos de ventas, o costos de prestación de servicios, o gastos de la operación o de distribución (según utilice la entidad).

Para esto, aclara el CTCP que debe tenerse presente que la clasificación que defina la entidad deberá considerar que la información brinde la mayor fiabilidad y relevancia, de manera que sea útil para los usuarios de los estados financieros.

8. La clasificación de una erogación como costo o gasto depende de las características del negocio

El CTCP indica también en el Concepto 0006 de 2022 que la clasificación de un costo o gasto va de la mano del juicio profesional. Esta clasificación deberá atender las características del negocio: si este es agropecuario, de servicios, industrial, comercial, etc. Además, es importante atender a la estructuración de la entidad en su proceso productivo o de prestación de servicios.

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