Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Infografía (haz click en la imagen para ampliar)
En relación con el reporte de pagos a terceros por el año 2011 que fue exigido por la DIAN con su Resolución 11429 de octubre 31 de 2011, el director de la DIAN esta vez ha usado una nueva redacción con la cual se entiende que no siempre tales pagos se podrán reportar con el mismo concepto contable con que hayan sido registrados.
En efecto, el artículo 4 de la Resolución 11429 no está incluyendo esta vez un texto que sí incluían las resoluciones de años anteriores y en el que se indicaba que el pago o causación con un tercero se reportaba “según el concepto contable a que correspondan” (el subrayado es nuestro; ver por ejemplo el primer inciso del Artículo 4 de la Resolución 8660 de 2010).
Esa instrucción que sí figuraba en años anteriores implicaba que si, por ejemplo, se pagaban fletes o servicios de bodegaje y otros similares, y todo eso se cargaba como mayor valor de los “inventarios”, esos fletes y demás costos se reportaban como “compra de inventarios” (concepto 5007).
Pero ahora, el primer inciso del artículo 4 de la Resolución 11429 dice que el pago o causación se reporta “según el concepto a que correspondan” (le quitaron la palabra “contable”). En consecuencia, podría decirse que esta vez esos valores cargados en un inventario y que no corresponden a una compra de mercancías, o esos valores cargados en un activo fijo y que no correspondan a la compra de un activo, ya no se reportarían como “compra de inventarios” o como “compra de activo fijo”, sino con el concepto más exacto que corresponda (servicios, ó fletes, u honorarios, etc.)
Tal como se explica en nuestra publicación multimedia sobre información exógena 2011, la lógica de este cambio radica en el hecho de que, por ejemplo, hasta en los reportes del 2010 se usaban dos formatos: el 1001 para informar el pago al tercero y por aparte el 1002 para informar la retención a título de renta practicada a tales terceros. Por tanto, en esos casos la DIAN no tenía complicaciones si en el formato 1001 no se usaba el concepto exacto del pago y más bien se usaba el concepto contable con que fueron contabilizados pues junto al concepto del pago no se veía el tipo de retención practicada.
Pero para los reportes del 2011, como el formato 1002 ha desaparecido y toda la información del pago al tercero junto con la retención que haya podido sufrir se reportará solo en el reformado formato 1001. Es por eso que se debe ser exacto con el concepto por el cual se hizo el pago al tercero, pues no se vería como lógico reportar una “compra de inventario” (que en realidad era un honorario capitalizado en los inventarios) y al lado una retención del 10%. No habría lógica entre el concepto del gasto y la retención practicada.
En consecuencia, todos los obligados a hacer el reporte del pago a terceros por el 2011 y que hayan registrado pagos a terceros en cuentas como los inventarios, o los activos fijos, o los diferidos, o ciertas cuentas de gastos que son ambiguas tales como “mantenimientos” (en las cuales pueden haber compras de repuestos y manos de obras), tendrán que ser cuidadosos al detallar esos pagos a dichos terceros usando el concepto exacto que corresponda al tipo de retención de renta que le hayan practicado y no el concepto contable donde lo registraron.
Esto se vuelve más delicado entendiendo que el sujeto del pago, si tiene que entregar su formato 1003 con el detalle de las retenciones que a él le practicaron, en ese caso usará ese concepto exacto por el cual le practicaron dicha retención (que incluso figurará en el certificado de retención que su agente de retención le entregará antes de marzo 16 de 2012) y por tanto debe existir la correcta correlación entre lo que diga el formato 1001 del agente de retención y lo que diga el formato 1003 de quien sufrió la retención.
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